KSeF Konektor GoNextStage

Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy w pierwszej kolejności dla dużych firm (tj. takich, które osiągnęły ponad 200 mln zł wartości sprzedaży w 2025). Dla pozostałych organizacji KSeF jest obligatoryjny od 1 kwietnia 2026 roku.

KSeF dotyczy wszystkich płatników VAT w Polsce, czyli firm i przedsiębiorców, którzy są zarejestrowani jako płatnicy podatku od towarów i usług.

Wysokość kary może sięgnąć nawet 100% wartości podatku wykazanego na fakturze, jeśli została ona wystawiona poza KSeF. W przypadku faktur, na których nie wykazano podatku, Naczelnik Urzędu Skarbowego może nałożyć karę sięgającą do 18,7% całkowitej wartości należności z takiej faktury.

Kary mogą zostać przyznane za:

• niewystawienie faktury za pośrednictwem KSeF,
• wystawienie faktury poza oficjalnym systemem rządowym,
• błędy w fakturach przesyłanych do KSeF.

Warto również pamiętać, że na uregulowanie nałożonej kary podatnik ma 14 dni od momentu otrzymania decyzji administracyjnej.

Po stronie KSeF proces obsługi faktur wygląda następująco:

1. Wystawienie faktury – przedsiębiorca generuje fakturę w formacie XML zgodnym ze schematem FA.
2. Przesłanie do KSeF – faktura trafia do centralnej bazy danych Ministerstwa Finansów.
3. Walidacja – system sprawdza poprawność dokumentu i nadaje mu unikalny numer KSeF.
4. UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) – wystawca otrzymuje potwierdzenie, że faktura została zarejestrowana.
5. Dostęp dla odbiorcy – odbiorca może pobrać fakturę po uwierzytelnieniu w systemie.

Masz 3 opcje do wyboru.

1. Wystawianie faktury przez portal KSeF. Rozwiązanie to jest bezpłatne i nie wymaga dodatkowego oprogramowania. Dane trzeba jednak wprowadzać ręcznie, co zajmuje czas, a przy większej liczbie faktur zwiększa ryzyko błędów.
2. Wystawianie faktury przez system ERP. Po zintegrowaniu systemu z KSeF możesz automatycznie wystawiać fakturę z poziomu wybranego programu.
3. Wystawianie faktury przez system ERP spięty z systemem obiegu dokumentów. To najbardziej zaawansowana opcja dla średnich i dużych firm. Pozwala na pełną automatyzację odbioru i wystawiania faktur, zapewnia pełną zgodność z przepisami oraz procedurami wewnętrznymi organizacji, a także daje większą kontrolę nad kosztami i umożliwia proste raportowanie finansów.

W pierwszej kolejności wybierz sposób obsługi KSeF. Są one opisane w punkcie wyżej. Następnie zastanów się, jakimi fakturami operujesz w organizacji. Później przygotuj uprawnienia i dostępy do KSeF – wygeneruj tokeny i certyfikaty. Na koniec zadbaj o szkolenia i testowanie procesów. Wdrożenie KSeF ułatwi Ci krótka checklista (7 punktów) przygotowana przez analityków GoNextStage. Pobierz ją dziś.

W obsłudze faktur dla firmy z zagranicy kluczowe jest zidentyfikowanie, czy organizacja jest zarejestrowana w Polsce (ma tu siedzibę i polski NIP). Jeśli tak: obsługujesz fakturę tak jak każdą inną fakturę krajową. Jeśli nie: działasz jak przed KSeF – fakturę wysyłasz mailowo lub listownie, pomijasz Krajowy System. Dowiedz się więcej w artykule: KSeF a faktury zagraniczne.

Elektroniczna faktura ustrukturyzowana w Krajowym Systemie e-Faktur to dokument potwierdzający sprzedaż towarów lub usług, zapisywany w formacie pliku XML. Jest to faktura w formie cyfrowej, zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, która zastępuje tradycyjną fakturę papierową. Faktura ustrukturyzowana występuje wyłącznie w postaci elektronicznej i spełnia wymogi określone przez Ministerstwo Finansów, stosując narzucony logiczny wzór danych.

Korzystanie z systemu KSeF i wystawianie e-faktur uprawnia podatnika do otrzymania zwrotu różnicy podatku w terminie 40 dni. Jest to termin o 20 dni krótszy niż podstawowy.

System KSeF nie pozwala na dołączanie plików dodatkowych do samej faktury. Dlatego KSeF Konektor GoNextStage umożliwia automatyczne gromadzenie i przypisywanie załączników przesyłanych przez kontrahentów.

1. Załącznik trafia na dedykowaną skrzynkę mailową przeznaczoną wyłącznie do odbioru dokumentów powiązanych z fakturami. System automatycznie przetwarza otrzymane wiadomości, pobiera załączniki oraz analizuje ich treść w celu identyfikacji danych faktury, do której powinny zostać przypisane.

2. Po prawidłowym rozpoznaniu, załączniki są automatycznie dołączane do właściwego obiegu faktury w systemie WEBCON BPS, zapewniając kompletność dokumentacji i ciągłość procesu.

3. W przypadku, gdy system nie jest w stanie jednoznacznie dopasować załącznika do konkretnej faktury (np. z powodu braku numeru dokumentu w treści wiadomości), dokument trafia do odrębnego procesu. Operator może tam ręcznie przypisać go do odpowiedniego rekordu, co pozwala na pełną kontrolę nad obiegiem i kompletnością dokumentów.

Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT, w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 roku mikroprzedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), pod warunkiem spełnienia dwóch kryteriów:

1. wartość pojedynczej faktury nie przekracza 450 zł,
2. łączna wartość sprzedaży w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto.