Elektroniczny obieg korespondencji
Wejdź na wyższy poziom zarządzania korespondencją
Ogarnij chaos – wprowadź elektroniczny obieg korespondencji zgodny z regulacjami. Już nigdy nie zapomnisz o terminie odpowiedzi na pismo formalne. Zawsze będziesz znać status sprawy powiązanej z listem i z łatwością odnajdziesz w cyfrowym archiwum wiadomość z przeszłości. Postaw na elektroniczny obieg korespondencji na platformie low-code. Z pomocą ekspertów GoNextStage zaprojektujesz proces odporny na opóźnienia i błędy.
Kluczowe funkcjonalności elektronicznego obiegu korespondencji z GoNextStage
Integracja z e-Doręczeniami i e-Poleconym
Dostęp do konkretnych typów pism w zależności od roli pracownika
Powiadomienia o obowiązujących terminach reakcji na ważne pisma
Integracja z bazą kontrahentów
Dostęp z dowolnego urządzenia
dla osób uprawnionych
Powiązanie z obiegiem spraw
lub dowolnym innym procesem w organizacji
Model AI
który automatycznie odczytuje i uzupełnia dane w formularzach w systemie BPM
Zgodność z RODO i ISO 27001
Reguły przechowywania dokumentów zgodne z regulacjami
Możliwość dostosowania
Pełna elastyczność i możliwość dostosowania obiegu do potrzeb organizacji
Archiwum korespondencji z wyszukiwarką
ułatwiającą odnajdywanie historycznych listów
Usprawnij obieg korespondencji w firmie z GoNextStage
Przekładamy doświadczenie na gotowe Proven Business Modules
Wypracowaliśmy efektywne schematy procesów (Proven Business Modules, PBM), sprawdzone przez naszych Klientów. Tworzą one gotowe moduły do platformy WEBCON, możliwe do modyfikacji i wykorzystania w Twoich projektach.
Jednocześnie dbamy o to, by struktura danych umożliwiała pracę z dowolnym asystentem AI. Dzięki temu w pełni wykorzystasz potencjał sztucznej inteligencji w swoim biznesie.
Co to oznacza dla Ciebie?
krótszy czas wdrożenia
większa przewidywalność
rozwiązanie dopasowane do celów biznesowych
Elektroniczny obieg korespondencji wdrażaliśmy już u takich firm jak:
Zobacz, jak Trakcja S.A. zmieniło papierowy obieg dokumentów na elektroniczny obieg
Tak może wyglądać elektroniczny obieg korespondencji przychodzącej w Twojej firmie
- Rejestracja listów poprzez dołączenie skanu, integrację z e-Doręczeniami lub podpięcie odpowiedniej skrzynki mailowej. Po zatwierdzeniu rejestracji korespondencja rozpoczyna zadanie przypisane do pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie listami.
- Przekierowanie korespondencji przychodzącej do odpowiedniego działu lub pracownika. Tam nastąpi potwierdzenie odbioru przesyłki lub przypisanie jej właściciela.
- Przekazanie do archiwum lub działania powiązanego np. z obiegiem spraw czy umów.
... a tak obieg korespondencji wychodzącej
- Rejestracja nowego listu przyspieszone dzięki integracji z bazą kontrahentów.
- Monitoring procesu przygotowania pisma: system pokazuje, jak długo pismo czeka na reakcję na danym etapie – od wersji roboczej, przez akceptację, aż po wysyłkę. Dzięki temu łatwo zidentyfikować wąskie gardła (np. dokumenty „wiszące” na akceptacji dyrektora).
- Śledzenie zmian i pełna historia: każda zmiana wersji, komentarz czy nowy status pisma jest trwale powiązany z datą i autorem. Możesz prześledzić, kto i kiedy zatwierdził brzmienie pisma wysłanego do kontrahenta lub organu administracji. To umożliwia skuteczne zarządzanie dokumentami oraz zapewnia stały dostęp do korespondencji, włącznie z zarchiwizowanymi listami i załącznikami.
- Zdalne podpisywanie dokumentów: dzięki integracji z narzędziami do podpisu kwalifikowanego (np. Autenti) upoważnione osoby mogą podpisywać pisma zdalnie, bez drukowania i skanowania. To szczególnie ważne przy rozproszonej strukturze.
- Łączenie listu z procesem i e‑Doręczeniami: każde wysyłane pismo automatycznie łączy się z konkretną sprawą i rejestrem korespondencji.
Możliwe integracje
Tak wprowadzisz elektroniczny obieg korespondencji z GoNextStage
Wejdź na wyższy poziom zarządzania korespondencją
Wyślij zapytanie, a my wrócimy z ofertą dla Twojej organizacji