Elektroniczny obieg korespondencji
Wejdź na wyższy poziom zarządzania korespondencją
Ogarnij chaos – wprowadź elektroniczny obieg korespondencji zgodny z regulacjami. Już nigdy nie zapomnisz o terminie odpowiedzi na pismo formalne. Zawsze będziesz znać status sprawy powiązanej z listem i z łatwością odnajdziesz w cyfrowym archiwum wiadomość z przeszłości. Postaw na elektroniczny obieg korespondencji na platformie low-code. Z pomocą ekspertów go next stage zaprojektujesz proces odporny na opóźnienia i błędy.
Kluczowe funkcjonalności elektronicznego obiegu umów z GoNextStage
Integracja z e-Doręczeniami
Dostęp do konkretnych typów pism w zależności od roli pracownika
Powiadomienia o obowiązujących terminach reakcji na ważne pisma
Integracja z bazą kontrahentów
Dostęp z dowolnego urządzenia
dla osób uprawnionych
Powiązanie z obiegiem spraw
lub dowolnym innym procesem w organizacji
Model AI
który automatycznie odczytuje i uzupełnia dane w formularzach w systemie BPM
Zgodność z RODO i ISO 27001
Reguły przechowywania dokumentów zgodne z regulacjami
Możliwość dostosowania
Pełna elastyczność i możliwość dostosowania obiegu do potrzeb organizacji
Archiwum korespondencji z wyszukiwarką
ułatwiającą odnajdywanie historycznych listów
Usprawnij obieg korespondencji w firmie z GoNextStage
Przekładamy doświadczenie na gotowe rozwiązania Proven Business Logic
Wypracowaliśmy efektywne schematy procesów (Proven Business Logic, PBL), sprawdzone przez naszych Klientów. Tworzą one gotowe moduły do platformy WEBCON, możliwe do modyfikacji i wykorzystania w Twoich projektach.
Jednocześnie dbamy o to, by struktura danych umożliwiała pracę z dowolnym asystentem AI. Dzięki temu w pełni wykorzystasz potencjał sztucznej inteligencji w swoim biznesie.
Co to oznacza dla Ciebie?
krótszy czas wdrożenia
większa przewidywalność
rozwiązanie dopasowane do celów biznesowych
Elektroniczny obieg korespondencji wdrażaliśmy już u takich firm jak:
Zobacz, jak Trakcja S.A. zmieniło papierowy obieg dokumentów na elektroniczny obieg
Tak może wyglądać elektroniczny obieg korespondencji przychodzącej w Twojej firmie
- Rejestracja listów poprzez dołączenie skanu, integrację z e-Doręczeniami lub podpięcie odpowiedniej skrzynki mailowej. Po zatwierdzeniu rejestracji korespondencja rozpoczyna zadanie przypisane do pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie listami.
- Przekierowanie korespondencji przychodzącej do odpowiedniego działu lub pracownika. Tam nastąpi potwierdzenie odbioru przesyłki lub przypisanie jej właściciela.
- Przekazanie do archiwum lub działania powiązanego np. z obiegiem spraw czy umów.
... a tak obieg korespondencji wychodzącej
- Rejestracja nowego listu przyspieszone dzięki integracji z bazą kontrahentów.
- Monitoring procesu przygotowania pisma: system pokazuje, jak długo pismo czeka na reakcję na danym etapie – od wersji roboczej, przez akceptację, aż po wysyłkę. Dzięki temu łatwo zidentyfikować wąskie gardła (np. dokumenty „wiszące” na akceptacji dyrektora).
- Śledzenie zmian i pełna historia: każda zmiana wersji, komentarz czy nowy status pisma jest trwale powiązany z datą i autorem. Możesz prześledzić, kto i kiedy zatwierdził brzmienie pisma wysłanego do kontrahenta lub organu administracji. To umożliwia skuteczne zarządzanie dokumentami oraz zapewnia stały dostęp do korespondencji, włącznie z zarchiwizowanymi listami i załącznikami.
- Zdalne podpisywanie dokumentów: dzięki integracji z narzędziami do podpisu kwalifikowanego (np. Autenti) upoważnione osoby mogą podpisywać pisma zdalnie, bez drukowania i skanowania. To szczególnie ważne przy rozproszonej strukturze.
- Łączenie listu z procesem i e‑Doręczeniami: każde wysyłane pismo automatycznie łączy się z konkretną sprawą i rejestrem korespondencji.
Możliwe integracje
Tak wprowadzisz elektroniczny obieg korespondencji z GoNextStage
Wejdź na wyższy poziom zarządzania korespondencją
Wyślij zapytanie, a my wrócimy z ofertą dla Twojej organizacji