e-Teczka

Wejdź na wyższy poziom zarządzania dokumentami pracowniczymi

Koniec z szukaniem informacji po mailach, dzwonieniem do oddziałów lub tropieniem dokumentów w papierowych archiwach. Zyskaj pełną kontrolę nad dokumentacją pracowniczą i wygodę wyszukiwania informacji. e-Teczka od GoNextStage to sprawdzony moduł biznesowy, który porządkuje akta osobowe w jednym systemie. Dzięki możliwości połączenia z dowolnym systemem HR-owym lub obiegiem dokumentów w firmie tworzy spójne środowisko do obsługi procesów pracowniczych — od onboardingu i zmian danych po umowy, wnioski, oceny oraz archiwizację dokumentacji.

Wyślij zapytanie

Kluczowe funkcjonalności elektronicznych teczek pracowniczych od GoNextStage

Centralne repozytorium wszystkich dokumentów pracowniczych

umowy o pracę, aneksy, wypowiedzenia – wszystko w jednym systemie

Historia

wniosków urlopowych, ewidencji czasu pracy i szkoleń

Struktura organizacyjna

zaprezentowana w czytelny sposób, dostępna dla każdego pracownika

Ścieżka rozwoju pracownika

pełna historia ocen okresowych

Wnioski kadrowe

w tym zmiana danych, zaświadczenia, benefity oraz aktualizacje dokumentacji pracowniczej

Zarządzanie dostępem

uprawnienia do dokumentacji pracowniczej zależne od roli użytkownika

Zgodność z regulacjami

automatyczna kontrola okresów retencji dokumentacji pracowniczej oraz usuwanie dokumentów po upływie wymaganego prawem okresu przechowywania

Integracje

z systemami kadrowo-płacowymi, innymi platformami HR oraz powiązanymi obiegami, np. procesem zarządzania umowami

Dostęp z dowolnego urządzenia

Przypomnienia

o odnowieniu umów, brakujących dokumentach lub zbliżających się urlopach

Dokumenty związane z onboardingiem i offboardingiem

Wyszukiwarka dokumentów pracowniczych

Automatyczna klasyfikacja dokumentów

Customowe dodatki AI

które pomogą zarządzać aktami osobowymi; np. Automatyczne generowanie szablonów umów, rozpoznawanie typu wgrywanego dokumentu i proponowanie osoby odpowiedzialnej na podstawie historycznych danych itd.

Cyfrowy podpis

Przekładamy doświadczenie na gotowe rozwiązania Proven Business Logic

Wypracowaliśmy efektywne schematy procesów (Proven Business Logic, PBL), sprawdzone przez naszych Klientów. Tworzą one gotowe moduły biznesowe, możliwe do modyfikacji i wykorzystania w Twoich projektach.

Co to oznacza dla Ciebie?

krótszy czas wdrożenia

większa przewidywalność

rozwiązanie dopasowane do celów biznesowych

Możliwe integracje

Korzyści e-Akt osobowych

Ograniczenie pracy operacyjnej HR

Moduł e-Teczki do GoNextStage redukuje czas poświęcany na ręczne weryfikowanie braków, wyszukiwanie aktualnych wersji dokumentów czy kontrolowanie terminów rozproszonych między korespondencją mailową, folderami i arkuszami. System automatycznie kontroluje ważne terminy oraz kompletność dokumentów i wysyła powiadomienia o koniecznych krokach.

Lepsze raporty oraz możliwości działania z agentami AI

Uporządkowana dokumentacja pracownicza staje się bazą do analiz, alertów, raportów i inteligentnego wsparcia procesów kadrowych. Dzięki temu HR zyskuje narzędzia do strategicznego planowania działań oraz wzmacniania swojej roli jako partnera biznesowego w organizacji.

Skondensowanie wiedzy w dziale HR

Dokumenty, procedury i historia obsługi spraw pracowniczych są gromadzone w jednym, uporządkowanym procesie. Status każdej sprawy, razem z osobą odpowiedzialną za niego, jest widoczny w czytelnym dashboardzie. Dzięki temu organizacja zachowuje ciągłość działania niezależnie od rotacji, nieobecności czy zmian odpowiedzialności.

Spójność procesów w rozproszonych zespołach

Wszystkie oddziały, lokalizacje i działy pracują według tych samych zasad, niezależnie od tego, gdzie fizycznie znajduje się pracownik lub osoba zatwierdzająca.

Stabilność działu HR nawet mimo rotacji, reorganizacji lub skalowania firmy

Dzięki e-Teczkom przejęcie obowiązków, zmiana struktury lub obsługa byłych pracowników nie wymaga odtwarzania informacji z maili, folderów i lokalnych ustaleń. Każda zmiana jest bowiem zapisana w systemie i dostępna dla każdego pracownika kadr. Z kolei przy wzroście zatrudnienia lub liczby spółek proces nie wymaga proporcjonalnego zwiększania pracy administracyjnej, bo większą część obsługi przejmuje zautomatyzowany obieg dokumentów kadrowych.

Gotowość na audyty i kontrole

Kompletność akt osobowych, historia zmian oraz dostępność wymaganych dokumentów są monitorowane na bieżąco. W ten sposób organizacja może szybciej reagować na kontrole PIP, audyty wewnętrzne lub przeglądy zgodności.