Proces zakupowy w firmie: wdrożenie i optymalizacja

Zamówienie przechodzi przez uporządkowane etapy — od rejestracji i akceptacji, przez realizację i odbiór, po rozliczenie faktury i zamknięcie. Użytkownicy widzą, na jakim etapie znajduje się sprawa i kto odpowiada za kolejny krok.

System automatycznie wylicza wartości pozycji, VAT, kwoty brutto i wartości raportowe, a dane z oferty może przenieść do formularza zamówienia. Braki i poziom pewności odczytu są widoczne dla użytkownika, co ułatwia weryfikację przed dalszą obsługą.

Macierz wskazuje osoby akceptujące na podstawie MPK lub kont powiązanych z projektem. System kieruje do nich zadania i kontroluje komplet wymaganych decyzji, wspierając zgodność procesu z przyjętym podziałem odpowiedzialności.

Powiązanie pozycji z projektem, MPK i budżetem oraz dostęp do wartości zamówienia, odbiorów i faktur ułatwiają ocenę wykorzystania środków.

Odbiór może obejmować część lub całość zamówienia. System pokazuje pozostałe ilości i wartości, a podczas aktualizacji chroni dane pozycji już objętych odbiorem.

Odrzucone zamówienie może wrócić do poprawy, a nieprawidłowy wynik obsługi ERP — do ponowienia wysyłki. Dzięki temu wyjątki mają określoną ścieżkę dalszej obsługi.

Historia akceptacji, statusów, aktualizacji i odbiorów pomaga odtworzyć przebieg sprawy oraz sprawdzić, jakie działania zostały wykonane.

Rozwiązanie przewiduje opcjonalne przekazanie do ERP, realizację z formalnym odbiorem lub bez niego oraz odbiory częściowe i pełne.

1. Proces zaczyna się od rejestracji potrzeby zakupu. Pracownik wskazuje dostawcę, warunki dostawy i płatności oraz zamawiane towary lub usługi. Pozycje może powiązać z projektem, MPK i kontem. System automatycznie wylicza wartości zamówienia, a dane z otrzymanej oferty może odczytać za pomocą AI i przenieść do formularza (wymaga weryfikacji przez użytkownika). System tworzy też zamówienie (PO) powiązane z odpowiednią umową.

2. Zamówienie przechodzi przez ścieżkę akceptacji. System kontroluje komplet wymaganych decyzji, zanim przekaże je dalej. Akceptujący mogą z łatwością zidentyfikować, którego projektu dotyczy zamówienie i zweryfikować założenia projektu dzięki połączeniu procesu zakupowego z rejestrem umów.  

3. Zaakceptowane zamówienie może zostać przekazane do ERP lub od razu trafić do realizacji. W systemie WEBCON można śledzić jego aktualny status i przejść do odbioru, gdy dostawa jest gotowa. Jeśli dany zakup nie wymaga formalnego odbioru, pracownik może skierować go bezpośrednio do rozliczenia z fakturą.

4. Czas na przyjęcie i weryfikację zakupu: pracownik rejestruje rzeczywiste ilości i wartości w odbiorze powiązanym z zamówieniem. Może odebrać część dostawy albo jej całość. Po odbiorze częściowym zamówienie wraca do realizacji, a system pokazuje, ile produktów lub usług pozostało jeszcze do odebrania. Dopiero pełny odbiór otwiera etap rozliczenia.

5. W przypadku wystąpienia niezgodności, zakup przekazywany jest do reklamacji. Dzięki automatycznemu zapisowi kontrahentów pracownicy z łatwością identyfikują dostawcę, mogą zweryfikować zakres i czas reklamacji.

6. Zrealizowane zamówienie trafia do rozliczenia. Po wpłynięciu faktury za dany zakup system automatycznie odczytuje dane dokumentu i dopasowuje ją do właściwego PO — po numerze, dostawcy, MPK, właścicielu kosztu lub kategorii wydatku.

7. Dane faktury są porównywane z danymi zamówienia. Jeśli są zgodne, dokument automatycznie trafia do księgowania z właściwym MPK i właścicielem kosztu.

8. Jeśli system wykryje różnice (ilość, cena, zakres), kieruje dokument do wyjaśnienia z precyzyjną informacją, gdzie wystąpiła rozbieżność.

9. Zatwierdzona faktura trafia do ERP jako kompletny dokument gotowy do płatności.