Proces zakupowy w firmie: wdrożenie i optymalizacja
Wejdź na wyższy poziom obsługi procesu zakupowego
Opóźnienia w zamówieniach czy nieprzewidywalne czasy realizacji dezorganizują planowanie operacyjne i zwiększają koszty. Zaprojektuj proces zakupowy, który stabilizuje pracę organizacji i pozwala zespołom realizować cele bez blokad. Skorzystaj z doświadczenia ekspertów GoNextStage, którzy zaproponują usprawnienia w Twoim dziale i wdrożą system zapewniający pełną kontrolą nad procesem zakupowym w firmie.
Kluczowe funkcjonalności zautomatyzowanego procesu zakupowego z GoNextStage
Pełen proces procure-to-pay
osadzony na jednej platformie
Rejestracja zamówień zakupu i workflow akceptacji
Dostosowanie procesów realizacji zamówienia
w zależności od dostawcy
Automatyczne generowanie dokumentów PO
Przetwarzanie faktur wspierane AI
Zautomatyzowane łączenie faktur, zamówień PO i umów
Zarządzanie umowami
Baza kontrahenta
i automatyczna weryfikacja
Monitorowanie zamówień
przez powiązane faktury
Wykrywanie ryzyk i rozbieżności wspierane przez AI
Historia
wersji, decyzji, akceptacji i płatności
Alerty
dotyczące odnowień lub aneksów
Integracje
z ERP, procesem ofertowym, obiegiem umów i innymi procesami biznesowymi
Usprawnij proces procure-to-pay w przedsiębiorstwie z GoNextStage
Przekładamy doświadczenie na gotowe rozwiązania Proven Business Logic
Wypracowaliśmy efektywne schematy procesów (Proven Business Logic, PBL), sprawdzone przez naszych Klientów. Tworzą one gotowe moduły do platformy WEBCON, możliwe do modyfikacji i wykorzystania w Twoich projektach.
Co to oznacza dla Ciebie?
krótszy czas wdrożenia
większa przewidywalność
rozwiązanie dopasowane do celów biznesowych
Tak może wyglądać zautomatyzowany proces P2P w Twojej firmie
1. Proces zaczyna się od rejestracji potrzeby zakupu. Pracownik wskazuje projekt, którego ma dotyczyć zakup, opisuje też parametry i wymagania dot. zamówienia. System tworzy zamówienie (PO) powiązane z odpowiednią umową.
2. Zamówienie przechodzi przez ścieżkę akceptacji. Akceptujący mogą z łatwością zidentyfikować, którego projektu dotyczy zamówienie i zweryfikować założenia projektu dzięki połączeniu procesu zakupowego z rejestrem umów.
3. Zaakceptowane zamówienie przekazywane jest do realizacji. W systemie WEBCON można śledzić aktualny status realizacji zamówienia, co pozwala łatwo identyfikować wąskie gardła.
4. Przyjęcie materiału i weryfikacja zakupu: pracownik odbierający zamówienie oznacza w systemie zgodność zakupu i zmienia status zakupu na “wykonany”.
5. W przypadku wystąpienia niezgodności, zakup przekazywany jest do reklamacji. Dzięki automatycznemu zapisowi kontrahentów pracownicy z łatwością identyfikują dostawcę, mogą zweryfikować zakres i czas reklamacji.
6. Po wpłynięciu faktury za dany zakup system automatycznie odczytuje dane dokumentu i dopasowuje ją do właściwego PO — po numerze, dostawcy, MPK, właścicielu kosztu lub kategorii wydatku.
7. Dane faktury są porównywane z danymi zamówienia. Jeśli są zgodne, dokument automatycznie trafia do księgowania z właściwym MPK i właścicielem kosztu.
8. Jeśli system wykryje różnice (ilość, cena, zakres), kieruje dokument do wyjaśnienia z precyzyjną informacją, gdzie wystąpiła rozbieżność.
9. Zatwierdzona faktura trafia do ERP jako kompletny dokument gotowy do płatności.
Dostosuj proces do swoich potrzeb
Proces zakupowy można dostosować do zasad zakupowych obowiązujących w Twojej organizacji, ścieżek akceptacji, struktury dostawców, logiki kontraktowej czy środowiska ERP.
Przykładowo firmy budowlane mogą połączyć oprogramowanie do zarządzania zakupami i umowami z modelem 3D budynku. Dzięki temu system może automatycznie pobierać wymagane parametry materiałów bezpośrednio z modelu Autodesk, tworzyć zapotrzebowania zakupowe na podstawie dokumentacji projektowej, generować zamówienia dopasowane do konkretnych dostawców oraz ograniczać ryzyko błędów i niezgodności, które mogłyby opóźnić realizację harmonogramu budowy.
Możliwe integracje
