Proces zakupowy w firmie: wdrożenie i optymalizacja
Wejdź na wyższy poziom obsługi procesu zakupowego
Opóźnienia w zamówieniach czy nieprzewidywalne czasy realizacji dezorganizują planowanie operacyjne i zwiększają koszty. Zaprojektuj proces zakupowy, który stabilizuje pracę organizacji i pozwala zespołom realizować cele bez blokad. Skorzystaj z doświadczenia ekspertów GoNextStage, którzy zaproponują usprawnienia w Twoim dziale i wdrożą system zapewniający pełną kontrolą nad procesem zakupowym w firmie.
Usprawnij proces procure-to-pay w przedsiębiorstwie z GoNextStage
Przekładamy doświadczenie na gotowe rozwiązania Proven Business Logic
Wypracowaliśmy efektywne schematy procesów (Proven Business Logic, PBL), sprawdzone przez naszych Klientów. Tworzą one gotowe moduły do platformy WEBCON, możliwe do modyfikacji i wykorzystania w Twoich projektach.
Co to oznacza dla Ciebie?
krótszy czas wdrożenia
większa przewidywalność
rozwiązanie dopasowane do celów biznesowych
Tak może wyglądać zautomatyzowany proces P2P w Twojej firmie
1. Proces zaczyna się od rejestracji potrzeby zakupu. Pracownik wskazuje projekt, którego ma dotyczyć zakup, opisuje też parametry i wymagania dot. zamówienia. System tworzy zamówienie (PO) powiązane z odpowiednią umową.
2. Zamówienie przechodzi przez ścieżkę akceptacji. Akceptujący mogą z łatwością zidentyfikować, którego projektu dotyczy zamówienie i zweryfikować założenia projektu dzięki połączeniu procesu zakupowego z rejestrem umów.
3. Zaakceptowane zamówienie przekazywane jest do realizacji. W systemie WEBCON można śledzić aktualny status realizacji zamówienia, co pozwala łatwo identyfikować wąskie gardła.
4. Przyjęcie materiału i weryfikacja zakupu: pracownik odbierający zamówienie oznacza w systemie zgodność zakupu i zmienia status zakupu na “wykonany”.
5. W przypadku wystąpienia niezgodności, zakup przekazywany jest do reklamacji. Dzięki automatycznemu zapisowi kontrahentów pracownicy z łatwością identyfikują dostawcę, mogą zweryfikować zakres i czas reklamacji.
6. Po wpłynięciu faktury za dany zakup system automatycznie odczytuje dane dokumentu i dopasowuje ją do właściwego PO — po numerze, dostawcy, MPK, właścicielu kosztu lub kategorii wydatku.
7. Dane faktury są porównywane z danymi zamówienia. Jeśli są zgodne, dokument automatycznie trafia do księgowania z właściwym MPK i właścicielem kosztu.
8. Jeśli system wykryje różnice (ilość, cena, zakres), kieruje dokument do wyjaśnienia z precyzyjną informacją, gdzie wystąpiła rozbieżność.
9. Zatwierdzona faktura trafia do ERP jako kompletny dokument gotowy do płatności.
Ważne: w zależności od potrzeb organizacji, proces można dowolnie modyfikować.
Przykładowo w branży budowlanej można połączyć proces zakupowy z modelem 3D konstrukcji. Dzięki temu platforma WEBCON może zaciągać parametry wymaganych materiałów z modelu Autodesk. Firma ogranicza wówczas ryzyko rozbieżności i zwiększa terminowość budowy.
Możliwe integracje
Tak usprawnisz proces zakupowy z GoNextStage
Jak zrobiła to firma z branży budowlanej
Integracja BIM, ERP i procesu zakupowego
połączenie danych projektowych z zakupami wyeliminowało błędy w specyfikacji i ograniczyło ryzyko kosztownych pomyłek wynikających z rozproszenia informacji.
Pełna widoczność statusu zamówień w czasie rzeczywistym
możliwość śledzenia dostaw pozwala powiązać materiały z etapami robót i ograniczyć opóźnienia.
Automatyzacja procesu od zamówienia do faktury
skrócenie czasu obsługi zakupów i eliminacja pracy ręcznej dzięki cyfrowemu obiegowi danych i dokumentów.
Jedno źródło prawdy dla wszystkich zespołów
dział zakupów, kierownicy budów i kontroling pracują na tych samych danych, co pozytywnie wpływa na decyzje operacyjne.