3 min
Faktura ustrukturyzowana: wymóg i szansa. Wyjaśnienia + tipy
Obowiązkowy od kwietnia 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza zupełnie nowy standard dokumentu – fakturę ustrukturyzowaną. Dla działów księgowości oznacza to rewolucję w codziennej pracy. Czy Twoja organizacja jest na to gotowa? W artykule poznasz strukturę e-faktur. Znajdziesz też konkretne wskazówki jak nowe wymagania wykorzystać jako szansę na cyfrowy rozwój organizacji.
Szybki dostęp
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to inna forma faktury elektronicznej. Już od przyszłego roku będzie podstawą do rozliczeń VAT. Ma ona format XML i zawiera dane zgodne ze strukturą logiczną zdefiniowaną przez Ministerstwo Finansów. Aktualnie obowiązujący struktura określana jest skrótem FA(3). Wymusza ona zawarcie w e-fakturze danych takich jak:
dane podmiotu wystawiającego fakturę (adres, dane kontaktowe);
- dane nabywcy, w tym jego ID;
- dane pomiotu działającego z upoważnienia (np. komornik);
- dane transakcyjne, kwotowe i podsumowania (kod waluty zgodny z ISO4217, data wystawienia faktury, numer faktury);
- opcjonalne dodatkowe komentarze.
Jeśli faktura nie ma wypełnionych wszystkich obowiązkowych pól, system KSeF ją odrzuci. Dlatego warto posiadać rozwiązanie technologiczne, które weryfikuje zgodność pliku XML ze wzorem struktury logicznej.
Już teraz wiadomo, że w przyszłości pojawią się nowe wzorce e-faktury, dlatego firmy powinny być przygotowane na elastyczne zarządzanie nowym formatem dokumentów.
Jaka jest różnica między fakturą ustrukturyzowaną a fakturą elektroniczną?
Faktura elektroniczna to pojęcie szersze, które obejmuje dokumenty zeskanowane do formatu graficznego (JPG, PNG), zapisane jako plik tekstowy czy PDF. Faktura ustrukturyzowana ma rozszerzenie XML.
Jak obsługiwać faktury ustrukturyzowane XML w organizacji? Kluczowa jest automatyzacja
Wystawienie i odbiór faktury ustrukturyzowanej odbywa się wyłącznie za pośrednictwem KSeF. Choć Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika, jej manualna obsługa stanowi ogromne wyzwanie dla firm. Ręczne wprowadzanie, pobieranie i wysyłanie pojedynczych faktur to duża strata czasu i prosta droga do kosztownych pomyłek.
Na szczęście KSeF został wyposażony w API, które pozwala na integrację z zewnętrznymi systemami IT. To szansa, aby przekształcić nowy obowiązek w realną korzyść dla Twojej organizacji. Zamiast dokładać pracownikom manualnych zadań, możesz w pełni zautomatyzować procesy księgowe, integrując KSeF z systemem, na którym już pracujesz.
Firmy opierające swoje procesy na Webcon BPS lub Microsoft Power Platform mogą osiągnąć pełną automatyzację dzięki KSeF Konektor GoNextStage. To gotowa aplikacja działająca jak pomost, która łączy firmowy obieg faktur kosztowych bezpośrednio z Krajowym Systemem e-Faktur. Pozwala pracować w znanym interfejsie przy jednoczesnym zachowaniu pełnej zgodności z wymogami Ministerstwa. Wdrożenie KSeF Konektor przez GoNextStage zapewnia:
- Pełną automatyzację procesu – bezobsługowe odbieranie i wysyłanie faktury do KSeF oraz przypisywanie dokumentów do odpowiednich spraw i ścieżek akceptacji.
- Gwarancję zgodności z przepisami – Konektor jest stale aktualizowany, by spełniać aktualne wymogi Ministerstwa Finansów.
- Powiadomienia i pełną kontrolę – automatyczne alerty o statusach faktur i odrzuceniach, czego brakuje w standardowym KSeF.
- Błyskawiczny dostęp do danych – wszystkie faktury są archiwizowane i dostępne w Twoim systemie. To ułatwia audyty, raportowanie i analizy.
Dowiedz się więcej o aplikacji KSeF Konektor.
Warto pamiętać
W przypadku faktur kosztowych samo wdrożenie konektora KSeF to nie wszystko. Ważnym elementem jest również całościowy projekt dostosowania istniejących procesów obiegu faktur do nowego źródła danych, jakim jest KSeF.
Projekt warto rozpocząć od wewnętrznej analizy biznesowej, obejmującej m.in.:
- mapowanie pól dla wszystkich typów faktur,
- obsługę trybów offline oraz awarii KSeF,
- wykorzystanie dodatkowych danych z faktury – np. powiązań z zamówieniami lub umowami.
Odpowiednie przygotowanie organizacji pozwala uniknąć ryzyk operacyjnych i w pełni wykorzystać potencjał automatyzacji, jaki niesie ze sobą KSeF.
– Stanisław Korwin-Kossakowski, Solution Architec GoNextStage
Podsumowanie
Wdrożenie KSeF może być przełomowym momentem, prowadzącym do pełnej automatyzacji procesów w firmie. Ręczna obsługa dokumentów w rządowej aplikacji jest czasochłonna. Jednak integracja z systemem obiegu dokumentów zamienia ten obowiązek w optymalizację. KSeF Konektor od GoNextStage gwarantuje zgodność z przepisami i pozwala usprawnić pracę, a także zyskać pełną kontrolę nad jednym z kluczowych procesów w firmie.
