Czym jest Krajowy System
e-Faktur (KSeF)?
To system informatyczny umożliwiający wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Dzięki naszemu rozwiązaniu łatwo wyślesz i odbierzesz fakturę zgodną z KSeF.
Zarządzaj KSeF z poziomu
GoNextStage Konektor
Bez koniecznośći logowania się do platformy rządowej. Nasze rozwiązanie automatycznie łączy się z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF),
pobierając dokumenty nawet kilka razy dziennie – bez potrzeby ręcznej ingerencji.
Pobrane faktury są natychmiast przetwarzane i prezentowane w czytelnej, zrozumiałej
formie, co znacząco ułatwia ich analizę i eliminuje błędy.
Dlaczego warto wdrożyć Nasz KSeF Konektor?
Zgodność z aktualnymi wymaganiami KSeF
Możliwość śledzenia obiegu faktury
Automatyczne wysyłanie oraz odbieranie faktur
Natychmiastowe rozliczanie dokumentów
Obieg faktury kosztowej
1. Rejestracja dokumentu
Faktury trafiają do organizacji w formie papierowej (np. paragony), PDF (na dedykowaną skrzynkę e-mail) lub przez system KSeF.
2. Odczyt danych (OCR)
Dokumenty papierowe i PDF-y są automatycznie odczytywane przez system OCR (optyczne rozpoznawanie znaków).
3. Wizualizacja i analiza
Faktury z KSeF są przekształcane w czytelną formę dzięki GoNextStage KSeF Konektor, który od razu weryfikuje kontrahenta i łączy dokument z umową lub zamówieniem.
4. Dekretacja i akceptacja
Właściciel faktury uzupełnia dane i przekazuje ją do akceptacji.
5. Weryfikacja księgowa
Dział księgowości sprawdza dokument i nanosi ewentualne korekty.
6. Integracja z ERP i monitoring
Faktura trafia do systemu ERP z linkiem do podglądu. System automatycznie informuje o statusie płatności.
Najczęściej zadawane pytania
Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników od 1 kwietnia 2025 roku. Od tego momentu faktury elektroniczne muszą być wystawiane i przesyłane za pośrednictwem KSeF zgodnie z obowiązującymi przepisami.
KSeF dotyczy wszystkich płatników VAT w Polsce, czyli firm i przedsiębiorców, którzy są zarejestrowani jako płatnicy podatku od towarów i usług.
Kary mogą zostać przyznane za:
· niewystawienie faktury za pośrednictwem KSeF,
· wystawienie faktury poza oficjalnym systemem rządowym,
· błędy w fakturach przesyłanych do KSeF,
Wysokość kary może sięgnąć nawet 100% wartości podatku wykazanego na fakturze, jeśli została ona wystawiona poza KSeF. W przypadku faktur, na których nie wykazano podatku, Naczelnik Urzędu Skarbowego może nałożyć karę sięgającą do 18,7% całkowitej wartości należności z takiej faktury.
Warto również pamiętać, że na uregulowanie nałożonej kary podatnik ma 14 dni od momentu otrzymania decyzji administracyjnej.
Elektroniczna faktura ustrukturyzowana w Krajowym Systemie e-Faktur to dokument potwierdzający sprzedaż towarów lub usług, zapisywany w formacie pliku XML. Jest to faktura w formie cyfrowej, zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, która zastępuje tradycyjną fakturę papierową. Faktura ustrukturyzowana występuje wyłącznie w postaci elektronicznej i spełnia wymogi określone przez Ministerstwo Finansów, stosując narzucony logiczny wzór danych.
Korzystanie z systemu KSeF i wystawianie e-faktur uprawnia podatnika do otrzymania zwrotu różnicy podatku w terminie 40 dni. Jest to termin o 20 dni krótszy niż podstawowy.
System KSeF nie pozwala na dołączanie plików dodatkowych do samej faktury dlatego stworzyliśmy rozwiązanie umożliwiające automatyczne gromadzenie i przypisywanie załączników przesyłanych przez kontrahentów.
1. Załącznik trafia na dedykowaną skrzynkę mailową przeznaczoną wyłącznie do odbioru dokumentów powiązanych z fakturami. System automatycznie przetwarza otrzymane wiadomości, pobiera załączniki oraz analizuje ich treść w celu identyfikacji danych faktury, do której powinny zostać przypisane.
2. Po prawidłowym rozpoznaniu, załączniki są automatycznie dołączane do właściwego obiegu faktury w systemie WEBCON BPS, zapewniając kompletność dokumentacji i ciągłość procesu.
3. W przypadku, gdy system nie jest w stanie jednoznacznie dopasować załącznika do konkretnej faktury (np. z powodu braku numeru dokumentu w treści wiadomości), dokument trafia do odrębnego procesu. Operator może tam ręcznie przypisać go do odpowiedniego rekordu, co pozwala na pełną kontrolę nad obiegiem i kompletnością dokumentów.
Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT, w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 roku mikroprzedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), pod warunkiem spełnienia dwóch kryteriów:
1. Wartość pojedynczej faktury nie przekracza 450 zł,
2. Łączna wartość sprzedaży w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto.