2 min
Automatyzacja procesów księgowych krok po kroku
Księgowość to jeden z obszarów o dużym potencjale do cyfryzacji. Według danych PwC w regionie bałtyckim procesy księgowe są częściowo zautomatyzowane w 64% organizacji. W Polsce jednak ten odsetek wynosi jedynie 30%. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) może znacząco zmienić tę sytuację i zachęcić firmy do cyfryzacji. Sprawdź, jak skutecznie rozpocząć automatyzację księgowości i poznaj najlepsze praktyki w tym zakresie.
Spis treści
- Od czego zacząć automatyzację księgowości?
- 3 procesy księgowe idealne do pierwszej automatyzacji
- Wybór systemu oraz partnera wdrożeniowego
Od czego zacząć automatyzację księgowości?
Najlepiej od procesu, który spełnia trzy kluczowe kryteria:
- Powtarzalność – wykonywany regularnie, np. codziennie, oraz opierający się o powtarzalne schematy dokumentów bądź działań.
- Dobra dokumentacja – jasno opisane dane i reguły, brak niejednoznaczności.
- Czasochłonność lub podatność na błędy – ręczne działania, które często generują pomyłki.
Dopiero po identyfikacji takiego procesu warto przejść do wyboru technologii i partnera wdrożeniowego.
3 procesy księgowe idealne do pierwszej automatyzacji
1.Obsługa faktur (Accounts Payable)
To jeden z najczęściej automatyzowanych procesów – obejmuje odczyt danych z faktur, ich walidację, księgowanie i archiwizację. Może skrócić czas obsługi dokumentów i zredukować liczbę błędów nawet o 70%!
Wchodzący w życie w lutym 2026 KSeF wprowadza wymóg wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Jak już wiesz, im większa powtarzalność w procesie – także w zakresie struktury dokumentów – tym lepiej. Wymóg Ministerstwa Finansów może być zatem okazją do automatyzacji procesów księgowych. Im wcześniej podejmiesz ten krok, tym lepiej przygotujesz się na pełną integrację z KSeF.
2.Raport rezerw i controlling
Raport rezerw, czyli cykliczne planowanie wydatków poprzez „rezerwowanie” budżetu na podstawie umów, zamówień lub przewidywanych kosztów, doskonale wpisuje się w charakter procesów księgowych rekomendowanych do automatyzacji. Jest powtarzalny, oparty na jasno określonych regułach i często realizowany ręcznie – co czyni go podatnym na błędy, opóźnienia i niepotrzebne obciążenie zespołu.
Automatyzacja pozwala na powiązanie danych z umów, zamówień i systemów ERP, a także na generowanie i aktualizowanie raportów tuż po zaksięgowaniu faktur. To nie tylko oszczędność czasu, ale też większa przewidywalność finansowa i lepsze przygotowanie do zamknięcia miesiąca.
3.Akceptacja kosztów
Akceptacja kosztów to proces, który często angażuje wiele osób i wymaga przesyłania dokumentów między działami. Automatyzacja pozwala na zdefiniowanie jasnych ścieżek akceptacji – np. w zależności od kwoty, rodzaju kosztu czy działu – oraz na pełną kontrolę nad statusem dokumentu. Dzięki temu wyeliminujesz ryzyko „zaginięcia” faktury w obiegu, skrócisz czas akceptacji i zapewnisz zgodność z polityką kosztową firmy.
Dalszy etap: wybór systemu oraz partnera wdrożeniowego
Po zidentyfikowaniu procesów warto przejść do wyboru systemu, który będzie skalowalny i dopasowany do potrzeb organizacji. Kluczowe kryteria to:
- możliwość integracji z obecnym ERP,
- elastyczność konfiguracji,
- dostępność wsparcia technicznego i rozwoju.
Takim systemem jest Webcon BPS. To platforma low-code do optymalizacji procesów biznesowych. Równie ważny jest wybór partnera wdrożeniowego – firmy, która dostarczy technologię, pomoże w analizie procesów, konfiguracji reguł i przeszkoleniu zespołu. Skontaktuj się z zespołem GoNextStage: doświadczonym partnerem Webcon, który wdrażał już procesy biznesowe w takich firmach jak mBank Hipoteczny, Budimex, Harden Construction czy Echo Investment.
