Każdy proces biznesowy to Obieg Spraw

Każda organizacja posiada wewnętrzne procesy biznesowe zachodzące w różnych obszarach działalności firmy. Część tych procesów biznesowych posiada już określone procedury i zasady procedowania dokumentów, spraw i zadań. Odgórnie narzuca je ustawa albo dotyczą ustandaryzowanych obszarów działalności przedsiębiorstwa. 

Występuje jednak wiele nieustandaryzowanych procesów biznesowych, które nie mają z góry określonych procedur, a ich usprawnienie przyniosłoby wymierne korzyści organizacji. Posiadają wspólne cechy i elementy, a wręcz są zbieżne ze sobą. Procesy te mogą być powiązane z różnymi obszarami biznesowymi, ale najczęściej występują w nich sprawy, dokumenty, dane lub raporty, które muszą zostać obsłużone.
Zazwyczaj występują w nich te same etapy:

• Rejestracja
• Praca nad daną sprawą (własna/zespołowa) z dystrybucją zadań do wykonania dla użytkowników
• Wydanie decyzji/akceptacja
• Archiwizacja

Często stosowanym podejściem jest dokładne analizowanie każdego procesu biznesowego lub typu sprawy zachodzącego w organizacji. Na podstawie zebranych informacji w trakcie analizy biznesowej, przygotowywany jest dedykowany obieg, który pozwala zautomatyzować i znormalizować dany proces/typ sprawy.

Co jednak zrobić w sytuacji, gdy tych procesów i podprocesów oraz typów spraw występuję bardzo dużo, a potrzebujemy szybko usystematyzować obieg informacji, danych i dokumentów?

Tutaj zastosowanie znajdzie drugie podejście – wdrożenia bardziej uniwersalnego procesu pozwalającego szybko zdigitalizować wszystkie te procesy i podprocesy.

Obieg spraw 

Rozwiązaniem pozwalającym na szybką digitalizację procesów biznesowych jest wdrożenie procesu Obieg Spraw. Można porównać to do wdrożenia systemu „ticketujacego”, który działa elastycznie dla dowolnego typu ticketu czyli sprawy.

Jednak Obieg Spraw nakierowany jest przede wszystkim na proces przepływu i akceptacji informacji oraz dokumentów pomiędzy wybranymi działami i rolami w organizacji. Każda sprawa łączy wiele typów dokumentów, danych czy zadań, pozwalając na pracę na jednym obiekcie (formularzu), a także dając pełną ścieżkę akceptacji z możliwością wykorzystania podpisu cyfrowego.

Obieg Spraw na platformie WEBCON BPS

Rejestracja sprawy

W pierwszym kroku procesu każda sprawa musi zostać zarejestrowana.
Jak zunifikować jeden formularz dla wszystkich spraw? Co zrobić w przypadku, gdy mamy wiele atrybutów/pól uzależnionych od typu sprawy?

Jeżeli wiemy, że w procesie jest wiele unikalnych pól dla danego typu sprawy, warto zastanowić się nad odrębnym dedykowanym formularzem.
Nie zmieni to jednak głównego założenia jakim jest to, że proces pozostaje bez zmian, a niektóre atrybuty/pola mogą być tożsame. 

Pamiętajmy jednak, aby dobrze rozpoznać to analitycznie. Może się okazać, że niektóre typy spraw będą wskazywać na potrzebę wyodrębnienia oddzielnego procesu, czyli będą posiadać odrębny model danych, formularz, raporty lub metody integracji. 

Praca nad sprawą

W ostatnim roku wiele zmieniło się w naszym życiu zawodowym. Praca, którą na co dzień wykonywaliśmy z biura, obecnie realizowana jest zdalnie. To przekłada się na potrzebę dostępu do dokumentów i danych w formie cyfrowej. Proponowany przez nas Obieg Spraw nie tylko pozwala pracować na jednym dokumencie przez zespół osób zaangażowanych w daną sprawę, ale również umożliwia delegowanie wielu pod-zadań. Zadania do wykonania mogą być przypisane do osoby lub grupy osób, dzięki czemu w lepszy sposób kontrolujemy czas w jakim zrealizujemy procedowaną sprawę.

Podejmowanie decyzji i akceptacje

Uniwersalny proces związany z obiegiem informacji nie obejdzie się bez elastyczności przy podejmowaniu decyzji czy akceptacji wykonanych zadań.

Obieg Spraw zawiera uniwersalną listę akceptantów, która może być wypełniona manualnie lub automatycznie, na podstawie wcześniej określonych reguł biznesowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu schemat akceptacji może być wielopoziomowy, a akceptacja realizowana w sposób równoległy bądź szeregowy.

Lista akceptantów dzięki swojej uniwersalności umożliwia podejmowanie decyzji wiążących dla wielu osób, niezależnie o poziomu w hierarchii.

Podpis kwalifikowany

Ważnym elementem procesu Obieg Spraw jest podpis kwalifikowany. Wykorzystujemy w nim jedno z dostępnych rozwiązań na rynku oferowane przez Autenti integrując je z procesem Obiegu Spraw na platformie WEBCON BPS, dając użytkownikom możliwość podpisywania ważnych dokumentów w formie cyfrowej. Podpis kwalifikowany z powodzeniem zastępuje podpis tradycyjny, nawet jeśli dany dokument pod rygorem nieważności powinien zostać sporządzony w formie pisemnej.

Archiwizacja

Zakończone sprawy utworzą w sposób systemowy jedno spójne repozytorium spraw/dokumentów.
Cyfrowe repozytorium umożliwi agregację danych każdego rodzaju w określonych widokach z odpowiednimi uprawnieniami. Obieg Spraw w naturalny sposób tworzy cyfrowe repozytorium/archiwum, uwzględniając możliwość grupowania, sortowania i powiazania z innymi procesami.

Cyfrowe archiwum może być także zintegrowane z innymi systemami zewnętrznymi bądź hurtowniami danych.

Process Mining

źródło: ABBYY

Wdrożony Obieg Spraw po kilku miesiącach wykorzystywania może przejść ewolucję polegającą na optymalizacji i rozbudowie o bardziej wyspecjalizowane procesy.

Zmiany te możliwe są dzięki analizie przepływów informacji w procesie Obieg Spraw. To na podstawie danych pochodzących z dzienników zdarzeń (logów) dostępnych w platformie WEBCON BPS, jesteśmy w stanie zobrazować rzeczywisty przebieg procesu, jego punkty krytyczne i wady.

Dzięki temu można wyodrębnić wybrane procesy z obiegu spraw i zaimplementować dedykowane przepływy np. dla obiegu umów, aneksów, gwarancji, roszczeń, zarzadzania ryzykiem etc. Wykorzystując process mining możemy wyekstrahować cały proces i opracować jego docelowy schemat.

O proces mining będziemy pisać niebawem więcej w kolejnych artykułach. Zachęcamy do obserwowania naszego bloga i dołączenia do naszego newslettera.

Jeżeli w twoja organizacja szuka uniwersalnego rozwiązania w celu usprawnienia procesów biznesowych, zapraszamy Cię do kontaktu. 

Podzielimy się wiedzą i doświadczeniem oraz zaprezentujemy nasze rozwiązanie działające w praktyce.