Dlaczego biznes uwielbia perspektywę 360 na dane biznesowe?

Zapewne każdy z nas zgodzi się ze stwierdzeniem, że im szersze spojrzenie na dane, tym trafniejsze decyzje biznesowe. Jednak w świecie IT ta oczywistość nie zawsze jest tak łatwa do spełnienia. Wiele danych z systemów informatycznych prezentowanych jest użytkownikom w zbyt wąskim kontekście, bez korelacji z innymi informacjami. Dane te najczęściej istnieją już w firmie, ale znajdują się w innym systemie, w innej bazie danych bądź w Excelu na lokalnym dysku innego pracownika firmy ☺. Brak centralizacji danych i dostępu do nich, podczas podejmowania decyzji sprawia, że nie zawsze podejmowane są najlepsze możliwe decyzje biznesowe. Właśnie z powodu braku możliwości spojrzenia na dane w szerokiej perspektywie. Pozbawiamy się tym samy szansy wyłapania nieprawidłowości, ryzyk lub potrzeby uruchomienia dodatkowego działania weryfikującego.

Ten obszar może być usprawniony przez kompleksowe raporty biznesowe, które mogą pobierać dane z wielu źródeł czy systemów IT. Dane te następnie prezentowane w znormalizowany, graficzny sposób z dynamicznymi filtrami, pozwalają na elastyczne przetwarzanie. Jeżeli takie raporty funkcjonują w firmie, są rozwijane i wykorzystane, to z pewnością są one pomocne. Jednak nie adresują jednego, bardzo ważnego aspektu. Jest nim prezentacja szerokiego kontekstu danych w sposób bardziej proaktywny, czyli w momencie potrzeby podjęcia decyzji. Na przykład na formularzu wyświetlanym użytkownikowi w procesie akceptacji, rejestracji czy weryfikacji danej sprawy biznesowej. To właśnie w tym momencie ważne jest zbudowanie perspektywy 360 stopni na dane biznesowe.

Dlaczego spojrzenie na dane biznesowe w szerokiej perspektywie jest tak istotne?

Warto wymienić i podkreślić wiele zalet, które niesie za sobą prezentowanie szerokiego kontekstu powiązanych danych biznesowych, związanych z aktualnie prezentowaną lub przetwarzaną informacją.

Scentralizowana informacja

Pierwsza i najistotniejsza zaleta to możliwość stworzenia interfejsu 360 stopni dla użytkownika biznesowego. Interfejsu, w którym dana informacja, np.: klient, projekt, umowa czy kontrahent, oprócz danych podstawowych tego obiektu, prezentuje również wszystkie inne, powiązane informacje. Kilka przykładów poniżej:

• karta Klienta, czyli spojrzenie „CRM-owe”, w którym można prezentować wszystkie zrealizowane kontakty z Klientem, podpisane umowy, zakupione usługi lub produkty, aktywności Klienta w kampaniach marketingowych czy zrejestrowane zgłoszenia od Klienta etc.
• umowy w Centralnym Rejestrze Umów – oprócz zawartych w aplikacji umów, można prezentować wszystkie powiązane z konkretną umową faktury wraz ze stopniem wysycenia budżetu umowy, a także powiązane zamówienia, harmonogram zadań projektowych etc.
• karta Kontrahenta – może prezentować wszystkie powiązane umowy, zamówienia, oceny kontrahenta, złożone oferty, kontakty etc.
• teczka projektu – może oprócz harmonogramu i zadań z projektów, zawierać wszystkie zgłoszone ryzyka, szanse, powiązane umowy, mapy z lokalizacją, dane powiązanych kontrahentów etc.

Sprawne podejmowanie decyzji

Często wewnętrzna akceptacja umowy, faktury kosztowej, zapotrzebowania czy wniosku inwestycyjnego przeprowadzana jest bez pełnej wiedz o rzeczywistej sytuacji finansowej czy biznesowej firmy. Dlatego dobrze, aby właśnie w momencie akceptacji prezentować zestawione kontekstowo, aktualne dane. Przykładem może być prezentacja wysycenia budżetu w momencie akceptacji kolejnego zapotrzebowania czy, dla akceptacji faktury kosztowej, prezentacja terminu płatności z umowy lub aktualnego stanu rozliczenia kontraktu.

Brak pełnego zestawienia danych wpływa także na wydłużanie samego etapu akceptacji. Często nie jest to spowodowane opieszałością użytkownika, ale brakiem właściwe zbudowanej, szerokiej perspektywy w momencie podejmowania decyzji.

Czy akceptować nowy zakup pod daną inwestycje – Nie widomo ☺. Pokażmy więc na formularzu wysycenie budżetu z inwestycji na konkretnych danych: w ujęciu rocznym, kwartalnym lub miesięcznym. Zaprezentujmy porównanie do cen za te same indeksy kupowane w ostatnich latach. Pokażmy warunki ustalone z tym Kontrahentem, pokażmy harmonogram inwestycji.
Na końcu warto wyświetlić po prostu historyczne akceptacje i odrzucenia na podobnym wniosku zakupowym. To wszystko może pozwolić podjąć bardzo szybko, właściwą decyzję. 

Proaktywne wyłapywanie ryzyka

W wielu procesach, które są częścią dużego przedsięwzięcia – projektu czy inwestycji, ważne jest, żeby wyłapywać ryzyka (oraz szanse) na jak najwcześniejszym etapie, co pozwoli później efektywnie nimi zarządzać i przeciwdziałać. Szeroka prezentacja danych z innych procesów czy danych historycznych np. w etapie rejestracji danego projektu lub inwestycji, może bardzo w tym pomóc. Przykładem może być też prezentacja zmaterializowanego ryzyka w podobnym do aktualnie rejestrowanego projekcie lub inwestycji albo prezentacja szacowanej rentowności przedsięwzięcia na bazie danych historycznych.

Mechanizmy dodatkowej weryfikacji danych

W określonych biznesowo sytuacjach ważne jest, aby automatycznie lub manualnie uruchamiać podprocesy weryfikacyjne, sprawdzające nowo wprowadzane dane do systemów. Przykładałem może być tutaj weryfikacja 360 nowego Kontrahenta, z którym chcemy podpisać umowę. Taki podproces weryfikacyjny powinien analizować wszystkie dostępne informacje z Internetu, GUS-u, Białej Listy, VIES, eKRS-u i pomagać w podjęciu decyzji. Ponadto, podpisując umowę z podwykonawcą możemy np. prezentować warunki ustalone z naszym Klientem w umowie projektowej, aby przełożyć nasze ryzyka na podwykonawcę.

Wykrywanie anomalii w danych

W ogromnie danych przetwarzanych codziennie przez jednego pracownika, ciężko wykryć anomalie dotyczące tych danych lub samego procesu. To tutaj szeroka perspektywa może stać się „game-changer-em”. Przykładem może być powiadomienie wysyłane do managera procesu informujące o znacznie dłuższym, w porównaniu do historycznych, czasie akceptacji prowadzonej przez danego użytkownika. Taka sytuacja może być podyktowana wieloma czynnikami, o czym pisaliśmy w artykule Akceptacje w procesach biznesowych ,ale może być również sygnałem oznaczającym konieczność weryfikacji procesu lub jakości pracy zatrudnionej osoby.

Kolejny przykład dotyczy procesu zakupów. Analizując i porównując oferty z danego okresu, system może wychwytywać zmiany ceny danego przedmiotu oferowanego przez tego samego Kontrahenta. Dzięki temu pojawia się szansa skuteczniejszych negocjacji przez dział zakupów.

Usprawnienie procesów wewnątrz firmy

Kolejnym aspektem jest przyspieszenie i usprawnienie procesów. Na przykładzie aplikacji e-Kancelaria i rejestracji dokumentów przychodzących: na formularzu prezentujemy osobie dekretującej pisma, ostanie dokumenty od danego Kontrahenta przypisane do konkretnego użytkownika. Pomaga to osobom dekretującym przydzielić korespondencję od razu do odpowiedniej osoby – właściciela pisma.

Tworzenie koherencji i właściwego powiązania między danymi

W każdej dużej organizacji, ważnym zagadnieniem jest jakość danych podstawowych. Tutaj warto wykorzystać korelacje z innymi powiązanymi biznesowo danymi. Szczególnie przydane jest to w momencie wprowadzania nowych danych podstawowych: nowy kontrahent, nowy indeks materiałowy, nowa inicjatywa… Prezentowanie na formularzu podobnych do nowo rejestrowanego rekordów, pomaga wychwytywać duble, aktualizować istniejące dane i korygować błędy. To wszystko wpływa na jakość danych, a tym samym jakość zarządzania firmą.

Podsumowując

W artykule wymieniono wiele korzyści płynących z budowania perspektywy 360 stopni na dane biznesowe. Chyba nikogo nie trzeba przekonywać o ich zasadności. Warto jednak pamiętać, że tworzenie tak szerokiego spojrzenia bywa trudne. Wiele danych nie istnieje bowiem w postaci cyfrowej i ustrukturyzowanej (opisanej polami słownikowymi, a nie skanem dokumentu ☺). Budowa całego procesu może trwać długo i być możliwa dopiero po wdrożeniu kilku projektów wokół konkretnych danych czy dokumentów. Dlatego bardzo ważne jest, aby tę perspektywę, 360 stopni, zaplanować i stopniowo budować już na samym początku projektu. Należy, zaczynając małymi krokami, poszerzać powiązanie i perspektywę na dane biznesowe, dając coraz większą wartość biznesowi z cyfrowej transformacji naszych procesów