KSeF a faktury zagraniczne – co musisz wiedzieć przed 2026?

Krajowy System e-Faktur (KSeF), jak sama nazwa wskazuje, został zaprojektowany głównie z myślą o transakcjach krajowych. Dlatego wraz ze zbliżającym się terminem obowiązkowego wejścia w życia systemu e-faktur, pojawia się coraz więcej pytań o obsługę faktur zagranicznych w KSeF. Jakie są zasady rozliczania się z kontrahentami spoza Polski? O czym pamiętać i na co zwracać uwagę? Dowiesz się z tego artykułu.

Spis treści

1. KSeF a faktury zagraniczne: ogólne zasady
2. Księgowanie faktury zagranicznej z KSeF
3. Wystawianie faktury VAT dla zagranicznego kontrahenta
4. Wystawianie faktur w walucie obcej w KSeF
5. Wygodna obsługa faktur zagranicznych

KSeF a faktury zagraniczne: ogólne zasady

Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorstw płacących podatki w Polsce. Oznacza to, że firma zagraniczna z siedzibą w Polsce, posiadająca polski NIP również musi korzystać z KSeF. Jest bowiem traktowana jak polski podatnik. Obowiązują ją zatem te same zasady co firmy krajowe. To ważne w kontekście dalszych informacji.

Księgowanie faktury zagranicznej z KSeF

Jeśli odbierasz faktury od kontrahenta zagranicznego z polskim NIP – sprawa jest prosta. Postępujesz tak, jak w przypadku każdej innej faktury ustrukturyzowanej (e-faktury).

Jeśli jednak chcesz zaksięgować fakturę od dostawcy nieposiadającego działalności w Polsce, nie jesteś zobowiązany do raportowania jej w systemie KSeF. Fakturę z zagranicy możesz odebrać dotychczasowymi metodami: w formie papierowej lub elektronicznej (np. PDF). Proces księgowania takiej faktury (np. przeliczenie na PLN, ustalenie momentu powstania obowiązku podatkowego, odliczenie VAT, jeśli dotyczy) odbywa się zgodnie z dotychczasowymi, tradycyjnymi zasadami, poza systemem KSeF.

Wystawianie faktury VAT dla zagranicznego kontrahenta

Jeśli mówimy o fakturze dla zagranicznego kontrahenta z polskim VAT – podobnie jak w przypadku odbioru faktury od takiej firmy – postępujesz tak jak w każdym innym przypadku. Wystawiasz zatem fakturę przez KSeF.

W każdym innym przypadku możesz pominąć KSeF. Wystaw fakturę tak, jak wcześniej: mailowo, listownie lub w dowolny wcześniej ustalony z kontrahentem sposób.

Wystawianie faktur w walucie obcej w KSeF

Jeżeli musisz wystawić fakturę w KSeF w innej walucie niż polski złoty – także dla kontrahenta z Polski – pamiętaj, że kwota na fakturze powinna być wyrażona wyłącznie w tej walucie obcej. Do określenia użytej waluty służy pole „KodWaluty”. Przeliczenie wartości faktury na złotówki odbywa się zgodnie z dotychczasowymi zasadami.

Precyzyjne mapowanie pól faktury XML to fundament skutecznego wdrożenia KSeF. To nie tylko warunek zgodności z wymogami Ministerstwa Finansów, ale również klucz do pełnego wykorzystania potencjału danych finansowych w procesach raportowych, kontrolnych i decyzyjnych. Im lepiej odwzorowane są dane źródłowe w strukturze e-faktury, tym większa automatyzacja, spójność i jakość informacji w systemach ERP oraz obiegu dokumentów.

W GoNextStage, wdrażając KSeF Konektor – narzędzie integrujące Krajowy System e-Faktur z systemem obiegu dokumentów i ERP – przeprowadzamy z klientami kompleksową analizę pól struktury XML. Każdy element faktury jest odwzorowany w dedykowanym narzędziu, który pełni rolę mapy danych. Klient zaznacza pola, które są wykorzystywane w jego procesach biznesowych – zarówno obowiązkowe, jak i fakultatywne. Dzięki temu zapewniamy pełną zgodność ze schematem FA(3), eliminujemy ryzyko pominięcia istotnych informacji i umożliwiamy przesyłanie rozszerzonych danych do systemów wewnętrznych.

To zadanie, choć z pozoru techniczne, ma strategiczne znaczenie: pozwala na lepsze zarządzanie przepływem informacji, automatyzację dekretacji, sprawniejsze rozliczenia oraz większą kontrolę nad jakością danych finansowych. W rezultacie księgowość zyskuje narzędzie zgodne z przepisami oraz wspierające analitykę i decyzje zarządcze.

Stanisław Korwin-Kossakowski, Solution Architect GoNextStage

Wygodna obsługa faktur zagranicznych

Dla wielu firm wdrożenie KSeF to szansa na automatyzację procesów księgowych. Zamiast ręcznie przesyłać faktury do KSeF i osobno je dekretować w systemie księgowym, pomyśl o systemie, który sam pobiera dane z Krajowego Systemu e-Faktur.

Jeśli już teraz działasz na WEBCON BPS lub usprawniasz procesy z Microsoft PowerPlatform, możesz kontynuować pracę w znanym środowisku dzięki KSeF Konektorowi od GoNextStage. Aplikacja automatycznie pobiera faktury z KSeF do Twojego systemu obiegu dokumentów, eliminuje konieczność podwójnego wprowadzania danych i umożliwia wysyłkę faktur do kontrahentów zagranicznych w sposób dostosowany do wymogów prawnych. Dzięki precyzyjnemu mapowaniu pól, dane księgowe od razu zasilają raporty i wspierają analitykę.

A jeśli dopiero rozważasz usprawnienie procesów księgowych – to dobry moment, by zacząć. GoNextStage wspiera też firmy w analizie, wdrożeniu i optymalizacji przepływu danych. Z KSeF Konektorem zyskujesz zgodność z przepisami, a także realne korzyści biznesowe.