Faktury zakupowe KSeF: poradnik dla firm

Faktura zakupowa to dowód transakcji, który wymaga uzupełnienia kontekstu. Kto zamówił towar? Czy przesyłka dotarła do celu i jest zgodna z wymaganiami? Dopóki wszystkie informacje o zakupie nie spotkają się w jednym procesie, dokument pozostaje sprawą do wyjaśnienia. Przy dużej liczbie takich spraw proces, który miał być automatyzacją, może stać się wąskim gardłem organizacji. Sprawdź, jak sprawnie obsługiwać faktury zakupowych z KSeF.

Przede wszystkim należy pamiętać, że faktura zakupowa z KSeF jest uznana za doręczoną prawnie w momencie nadania numeru KSeF. Pobranie faktury zakupowej z Krajowego Systemu e-Faktur to jedynie techniczne ściągnięcie pliku. Dlatego warto zastanowić się nad tym, jak sprawnie zarządzać fakturami ustrukturyzowanymi, by nie przeoczyć żadnej z nich i uniknąć żądań windykacyjnych od partnerów biznesowych. Istnieją dwie drogi radzenia sobie z nową rzeczywistością.

Pierwsza, oparta na darmowych narzędziach rządowych, przypominająca ręczną pracę z archiwum. Wymaga ona każdorazowego logowania się do portalu, sprawdzania listy dokumentów i samodzielnego ich pobierania. Największym ryzykiem tej metody jest brak powiadomień. System KSeF nie poinformuje Cię o nowym dokumencie – to na Twoim zespole spocznie obowiązek pilnowania terminów płatności i weryfikacji, czy wszystkie spodziewane faktury dotarły do firmy. Sprawdź poradnik: Jak pobrać fakturę z KSeF.

Druga droga to integracja KSeF z istniejącymi w firmie systemami ERP i obiegu dokumentów (EOD). Wówczas możesz liczyć na powiadomienia o nowej fakturze w systemie, jej wizualizację do formy dokumentu, a także automatyczne przypisywanie faktur do odpowiedniej osoby lub projektu. To sposób na eliminację błędów, opóźnień płatności a w dłuższej perspektywie: redukcję kosztów. Aplikacją, która łączy KSeF z oprogramowaniem firm jest KSeF Konektor GoNextStage.

W KSeF Konektorze od GoNextStage nie musisz ręcznie pobierać każdej nowej faktury z platformy rządowej. Aplikacja cyklicznie pobiera faktury powiązane z Twoją firmą. Twoja praca zaczyna się od odnalezienia potrzebnego dokumentu w aplikacji. Jak pobrać faktury zakupowe z KSeF Konektor?

1. Otwórz KSeF Konektor. Korzystaj z dostępu przyznanego Ci w aplikacji. Nie musisz za każdym razem osobno logować się do rządowej platformy KSeF – dostęp definiujesz raz, z poziomu organizacji.
2. Znajdź fakturę zakupową. Skorzystaj z wyszukiwarki, filtrowania lub posortuj listę po najnowszych dokumentach.
3. Sprawdź dokument w podglądzie. Otwórz wybraną fakturę i zweryfikuj jej dane. Konektor generuje czytelną wizualizację danych XML, dzięki czemu nie musisz analizować pliku źródłowego.
4. Pobierz potrzebny plik. W zależności od celu wybierz plik XML z danymi faktury lub jej wizualizację PDF. Jeśli Konektor jest zintegrowany z firmowym obiegiem dokumentów, faktura może też zostać przekazana bezpośrednio do dalszej obsługi, bez ręcznego przenoszenia pliku.

KSeF Konektor zapisuje każdą fakturę KSeF i udostępnia intuicyjną wyszukiwarkę, dzięki której szybko znajdziesz nawet starsze faktury zakupowe KSeF.

Największą obawą księgowych i dyrektorów operacyjnych jest rozdzielenie faktury od dokumentacji uzupełniającej, np.:

• w branży budowlanej: protokołem odbioru, protokołem etapu prac;
• w branży transportowej: dokumentem przewozowym, potwierdzającym wywóz towaru;
• w przemyśle: certyfikatem jakości lub atestem;
• w firmach, w których często się podróżuje: dokumentem zlecającym delegację.

Faktura ustrukturyzowana w KSeF to czysty plik danych – nie można do niego „dołączyć” skanu protokołu czy atestu. Aby uniknąć chaosu i ręcznego dopasowywania dokumentów, należy wykorzystać tzw. klucze powiązań w polach dodatkowych e-faktury:

• Podmiot3 – to strategiczne miejsce na dane pośredników lub odbiorców końcowych. Jeśli Twoja firma jest dużą strukturą, a towar jedzie do konkretnego oddziału lub podwykonawcy, wpisanie tam ich danych pozwala systemom IT na automatyczne przekierowanie faktury do właściwej jednostki.
• Opis faktury – tutaj wpisuje się wszystkie dodatkowe informacje, które są niezbędne do bezproblemowej obsługi dokumentu, np. ID budowy, numer protokołu odbioru, kod delegacji, i inne potrzebne informacje. Sprawdź też: Załączniki do faktur KSeF.

Dzięki takiemu ustrukturyzowaniu danych, systemy klasy BPM jak np. WEBCON mogą w ułamku sekundy sparować fakturę z KSeF z dokumentacją przesłaną np. mailem lub zarejestrowaną w magazynie (autodekretacja). KSeF Konektor GoNextStage integruje się z każdym systemem i umożliwia płynną wymianę informacji między systemami ERP, KSeF i BPM. To właśnie w tym miejscu generuje się prawdziwy zysk z automatyzacji. Naturalnym kolejnym krokiem jest włączenie w ten proces zamówień (PO). To one spajają faktury, kontekst biznesowy i odpowiedzialność poszczególnych osób.

Powiązanie faktury z zamówieniem porządkuje kontekst zakupu, ale nie zamyka weryfikacji. W przykładowym procesie trzeba jeszcze ustalić, czy towar lub usługa zostały odebrane i czy dokument odpowiada uzgodnionym warunkom. Faktury zgodne mogą przejść przewidzianą dla nich ścieżkę, natomiast rozbieżności wymagają wskazania osoby odpowiedzialnej za wyjaśnienie. Dowiedz się więcej o dekretacji dokumentów księgowych.

Nie każdą fakturę zakupową od zagranicznego dostawcy znajdziesz w KSeF. Jeśli kontrahent nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności uczestniczącego w danej transakcji, co do zasady nie musi wystawiać faktury w KSeF. Dokument otrzymujesz wtedy dotychczasową drogą, np. jako PDF lub w formie papierowej. Jako nabywca nie przesyłasz takiej faktury do KSeF.

Inaczej jest, gdy zagraniczny dostawca ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, które uczestniczy w danej dostawie lub usłudze, i podlega obowiązkowi wystawiania faktur w KSeF. Wówczas odbierasz dokument przez system, tak jak pozostałe faktury ustrukturyzowane. Sam polski NIP dostawcy nie wystarcza więc do rozstrzygnięcia, czy faktura powinna trafić do KSeF.

Przeczytaj też: KSeF a faktury zagraniczne. Wszystko, co musisz wiedzieć.

Ponieważ nabywca otrzymuje fakturę zakupową automatycznie, nie zatwierdza on faktury zakupowej. Wizja automatycznego księgowania każdej faktury w KSeF bez uprzedniej weryfikacji budziła obawy wielu pracowników Działów Finansowych. Nic dziwnego, w dobie rosnącej liczby prób wyłudzeń, weryfikacja merytoryczna jest ważniejsza niż kiedykolwiek.

GoNextStage KSeF Konektor pozwala na zachowanie bezpiecznego bufora. Faktura pobrana z KSeF trafia najpierw do „poczekalni” w systemie obiegu dokumentów. Tam przechodzi standardową ścieżkę akceptacji: od sprawdzenia zgodności z zamówieniem, przez weryfikację przez kierownika projektu, aż po ostateczne zatwierdzenie do płatności. Co więcej, jeśli w systemie pojawi się dokument nienależny (np. próba oszustwa), firma ma możliwość zareagowania i zgłoszenia nieprawidłowości bezpośrednio przez KSeF, zanim środki opuszczą konto.

Pobranie faktury zakupowej z KSeF to dopiero początek pracy. O sprawności działania decyduje to, co dzieje się dalej: czy trafia do właściwej osoby, czy można odnaleźć dokumenty dotyczące zakupu i wyjaśnić niezgodności przed płatnością. Przy dużej liczbie faktur trudno opierać ten proces na ciągłym sprawdzaniu portalu i szukaniu informacji w mailach. KSeF Konektor GoNextStage pozwala połączyć odbiór faktur z firmowym obiegiem dokumentów i ERP —tak, by dane z KSeF były częścią codziennej pracy zespołu, a nie kolejnym zadaniem do ręcznego wykonania.