KSeF i faktury zakupowe. Poradnik dla firm

Dla doświadczonych managerów i zespołów operacyjnych kluczowym wyzwaniem związanym z wprowadzeniem KSeF staje się zachowanie kontekstu biznesowego: jak w gąszczu danych XML sprawnie zidentyfikować konkretny zakup i połączyć go z fizycznym protokołem odbioru na budowie, dokumentem przewozowym CMR czy wnioskiem o delegację? Bez odpowiedniego przygotowania proces, który miał być automatyzacją, może stać się wąskim gardłem organizacji. Sprawdź, jak sprawnie obsługiwać faktury zakupowe (kosztowe) w KSeF.

Spis treści

1. Jak pobrać faktury zakupowe z KSeF?
2. Faktury kosztowe w procesach biznesowych
3. Bezpieczeństwo i weryfikacja: stop fakturom typu „scam”
4. Podsumowanie

Jak pobrać faktury zakupowe z KSeF?

Istnieją dwie drogi radzenia sobie z nową rzeczywistością. Pierwsza, oparta na darmowych narzędziach rządowych, przypominająca ręczną pracę z archiwum. Wymaga ona każdorazowego logowania się do portalu, sprawdzania listy dokumentów i samodzielnego ich pobierania. Największym ryzykiem tej metody jest brak powiadomień. System KSeF nie poinformuje Cię o nowym dokumencie – to na Twoim zespole spocznie obowiązek pilnowania terminów płatności i weryfikacji, czy wszystkie spodziewane faktury dotarły do firmy. Sprawdź poradnik: Jak pobrać fakturę z KSeF.

Druga droga to integracja KSeF z istniejącymi w firmie systemami ERP i obiegu dokumentów (EOD). Wówczas możesz liczyć na powiadomienia o nowej fakturze w systemie, jej wizualizację do formy dokumentu, a także automatyczne przypisywanie faktur do odpowiedniej osoby lub projektu. To sposób na eliminację błędów, opóźnień płatności a w dłuższej perspektywie: redukcję kosztów. Aplikacją, która łączy KSeF z oprogramowaniem firm jest KSeF Konektor GoNextStage.

Faktury kosztowe w procesach biznesowych

Największą obawą księgowych i dyrektorów operacyjnych jest rozdzielenie faktury od dokumentacji uzupełniającej, np.:

• w branży budowlanej: protokołem odbioru, protokołem etapu prac;
• w branży transportowej: dokumentem przewozowym, potwierdzającym wywóz towaru;
• w przemyśle: certyfikatem jakości lub atestem;
• w firmach, w których często się podróżuje: dokumentem zlecającym delegację.

Faktura ustrukturyzowana w KSeF to czysty plik danych – nie można do niego „dołączyć” skanu protokołu czy atestu. Aby uniknąć chaosu i ręcznego dopasowywania dokumentów, należy wykorzystać tzw. klucze powiązań w polach dodatkowych e-faktury:

• Podmiot3 – to strategiczne miejsce na dane pośredników lub odbiorców końcowych. Jeśli Twoja firma jest dużą strukturą, a towar jedzie do konkretnego oddziału lub podwykonawcy, wpisanie tam ich danych pozwala systemom IT na automatyczne przekierowanie faktury do właściwej jednostki.
• Opis faktury – tutaj wpisuje się wszystkie dodatkowe informacje, które są niezbędne do bezproblemowej obsługi dokumentu, np. ID budowy, numer protokołu odbioru, kod delegacji, i inne potrzebne informacje.

Dzięki takiemu ustrukturyzowaniu danych, systemy klasy BPM mogą w ułamku sekundy sparować fakturę z KSeF z dokumentacją przesłaną np. mailem lub zarejestrowaną w magazynie. To właśnie w tym miejscu generuje się prawdziwy zysk z automatyzacji.

Przeczytaj też: Jak rozliczać koszty delegacji z KSeF?

Bezpieczeństwo i weryfikacja: stop fakturom typu „scam”

Kolejną obawą pracowników Działów Finansowych w firmie jest wizja automatycznego księgowania każdej faktury w KSeF bez uprzedniej weryfikacji. Czy każda faktura, która pojawi się w systemie, zostanie bezkrytycznie zaakceptowana i opłacona? W dobie rosnącej liczby prób wyłudzeń, weryfikacja merytoryczna jest ważniejsza niż kiedykolwiek.

Integracja KSeF z GoNextStage KSeF Konektorem pozwala na zachowanie bezpiecznego bufora. Faktura pobrana z KSeF trafia najpierw do „poczekalni” w systemie obiegu dokumentów. Tam przechodzi standardową ścieżkę akceptacji: od sprawdzenia zgodności z zamówieniem, przez weryfikację przez kierownika projektu, aż po ostateczne zatwierdzenie do płatności. Co więcej, jeśli w systemie pojawi się dokument nienależny (np. próba oszustwa), firma ma możliwość zareagowania i zgłoszenia nieprawidłowości bezpośrednio przez KSeF, zanim środki opuszczą konto.

Podsumowanie

KSeF to wyzwanie, ale też potężne narzędzie do uszczelnienia i przyspieszenia procesów w firmie. Kluczem do sukcesu nie jest samo „podpięcie się” pod system rządowy, ale przemyślane wykorzystanie pól opcjonalnych i integracja procesów. W takim zadaniu pomogą analitycy biznesowi GoNextStage podczas analizy biznesowej. Tylko wtedy faktura zakupowa przestanie być problemem księgowym, a stanie się sprawnym elementem nowoczesnego zarządzania przedsiębiorstwem.