Compliance w firmie to ciągły proces. 10 etapów kontroli zgodności

W organizacjach o złożonych strukturach, wielu systemach, rozproszonych zespołach i licznych dostawcach compliance to stały element codziennego zarządzania ryzykiem. Jednak największym wyzwaniem nie jest samo stworzenie polityk czy regulaminów. Znacznie trudniejsze jest ich konsekwentne stosowanie, aktualizowanie i monitorowanie w dynamicznym środowisku biznesowym. Dlatego nowoczesne compliance w firmie coraz częściej łączy perspektywę prawną, organizacyjną, procesową i technologiczną. Sprawdź, jak efektywnie zarządzać zgodnością.

Compliance polega na zachowaniu zgodności działań firmy z regulacjami, standardami branżowymi, wewnętrznymi politykami i dobrymi praktykami. W polskich organizacjach szczególne znaczenie mają m.in.:

• obszary związane z ochroną danych osobowych (RODO),
• przeciwdziałanie praniu pieniędzy (AML),
• bezpieczeństwo informacji (SZBI, ISO 27001),
• wymogi sektorowe (np. NIS2, DORA),
• prawidłowe prowadzenie ksiąg i rachunkowości,
• ochrona sygnalistów.

Jednak zarządzanie zgodnością to nie tylko stworzenie polityk bezpieczeństwa i znajomość przepisów. Znacznie ważniejsze jest przełożenie wymagań na konkretne procesy, role i mechanizmy kontroli w organizacji. Jak zrobić to skutecznie?

Obszar compliance ma na celu przede wszystkim chronić przedsiębiorstwa na wielu płaszczyznach, między innymi przed:

• cyberprzestępczością: zapewnia zgodność z nowymi normami odporności cyfrowej (NIS2, DORA) oraz chroni przed wyciekami danych, co może mieć wpływ na ciągłość działania organizacji;
• sankcjami administracyjnymi: zapobiega gigantycznym karom finansowym, m.in. z tytułu RODO (do 10 mln EUR lub 2% obrotu rocznego), naruszeń praw pracowniczych (PIP do 60 000 zł) czy łamania prawa konkurencji (UOKiK do 10% obrotu);
• odpowiedzialnością karną i finansową zarządu: chroni członków zarządu m.in. przed osobistą odpowiedzialnością majątkową zarówno w obszarze prawa spółek i prawa karnego, jak i nowych wymogów cyberbezpieczeństwa wynikających np. z NIS2, gdzie naruszenia mogą wiązać się z wysokimi karami rzędu nawet kilkuset procent miesięcznego wynagrodzenia lub odsunięcia od kierownictwa spółki;
• naruszeniem reputacji firmy: zachowanie zasad zgodności pomaga wykryć nadużycia wewnątrz firmy zanim ujawnienie ich w mediach doprowadzi do kryzysu wizerunkowego.

By móc faktycznie osiągnąć te cele, compliance musi zostać przełożony na konkretne działania, odpowiedzialności i mechanizmy kontroli.

1. Przeanalizuj przepisy właściwe dla Twojej branży, struktury i skali działania firmy.
2. Sprawdź, czy obecne procedury, umowy, regulaminy i narzędzia IT są aktualne, zrozumiałe i faktycznie stosowane. Skorzystaj z niezależnego audytu bezpieczeństwa IT, który weryfikuje stosowanie praktyk bezpieczeństwa w praktyce.
3. Zidentyfikuj obszary najbardziej narażone na nieprawidłowości, np. RODO, AML, podatki, prawo pracy czy korupcję.
4. Utwórz rejestr ryzyk, powiązanych z nimi aktyw organizacji (np. systemów, aplikacji, baz danych, dokumentów, zasobów infrastruktury) i oceń ich prawdopodobieństwo oraz możliwe skutki finansowe, prawne i wizerunkowe. Może pomóc Ci w tym program GRC (Governance, Risk, Compliance): GoSecure, który może automatycznie wyliczać poziom bezpieczeństwa firmy oraz pomagać w niwelowaniu ryzyk.
5. Przypisz ryzyka do konkretnych działów, aby jasno określić odpowiedzialność. Tutaj również wesprze Cię aplikacja GoSecure, która stanowi audytowalne źródło informacji o właścicielach obszaru bezpieczeństwa w organizacji.
6. Powołaj osobę lub zespół odpowiedzialny za compliance, zachowując niezależność od działów operacyjnych i sprzedaży.
7. Opracuj politykę compliance oraz szczegółowe procedury dopasowane do zidentyfikowanych ryzyk.
8. Wdróż bezpieczny kanał zgłaszania nieprawidłowości dla pracowników i współpracowników.
9. Zatwierdź procedury formalne i zadbaj o szkolenia oraz praktyczne materiały dla pracowników.
10. Monitoruj zgodność na bieżąco, prowadź cykliczne audyty i aktualizuj procedury po wykryciu naruszeń lub zmianach w przepisach.

Ostatni punkt jest kluczowy, bowiem aby skutecznie niwelować prawdopodobieństwo pojawienia się wcześniej wymienionych ryzyk, konieczne jest stałe doskonalenie i zarządzanie compliance. Jak podkreśla CEO GoNextStage, Jacek Paudyn:

Im większa firma, tym większe wyzwanie stoi przed osobami odpowiedzialnymi za compliance. Duża liczba aktywów, systemów, dostawców i regulacji obejmowanych przez organizację powoduje, że coraz trudniej utrzymać kontrolę wyłącznie przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych, wiadomości e-mail czy rozproszonych rejestrów.

Dlatego w codziennym zarządzaniu zgodnością warto korzystać z narzędzi, które porządkują wszystkie te informacje – takie jak program klasy GRC: GoSecure. Aplikacja:

• automatycznie przypisuje powstałe ryzyko do osoby odpowiedzialnej za reakcję na nie;
• łączy ryzyka z konkretnymi aktywami firmy;
• stale monitoruje ryzyka, które są systemowo połączone z właściwym aktywem firmy;
• pozwala na szybką reakcję na powstające zagrożenia compliance;
• wspiera zgodność z regulacjami takimi jak NIS2 czy normami ISO 27001;
• dokumentuje działania zapisując każdą decyzję, zgłoszenie, reakcję i korektę, co jest ważne przy audytach, kontroli regulatora albo analizie incydentu.

W ten sposób compliance staje się trwałym składnikiem każdego procesu biznesowego. W efekcie zamiast reagować dopiero wtedy, gdy pojawi się incydent, organizacja może na bieżąco obserwować, gdzie powstają ryzyka, kto za nie odpowiada i jakie działania zostały już podjęte.

Dlaczego to ważne? Przyjrzyjmy się przypadkowi Narodowego Banku Greckiego.

W 2025 r. grecki organ ochrony danych nałożył na National Bank of Greece łącznie 120 tys. euro kary za incydent związany z aplikacją i-bank Pay oraz sposobem obsługi całego incydentu.

Problem polegał na błędnym powiązaniu numerów telefonów 24 klientów z cudzymi rachunkami, co doprowadziło do nieprawidłowych przelewów realizowanych przez usługę IRIS. Nieprawidłowość objęła 25 klientów i doprowadziła do wykonania 38 błędnych transakcji o łącznej wartości 2 149,66 euro. Problem pozostawał niewykryty przez ponad półtora roku.

Kiedy w marcu 2022 r. klienci zgłosili pierwsze błędne przelewy, bank rozpoczął analizę, ale początkowo wskazał niewłaściwą przyczynę zdarzenia. Jednemu z klientów przekazał również nieprawidłową informację, że numer telefonu został wcześniej potwierdzony kodem weryfikacyjnym. Co więcej, złożone przez klientów żądanie dostępu do danych nie zostało właściwie potraktowane jako formalny wniosek wynikający z art. 15 RODO.

Rzeczywiste źródło problemu ustalono dopiero po kontroli greckiego organu ochrony danych w listopadzie 2023 r. Następnego dnia bank zgłosił naruszenie, zawiesił działanie aplikacji, przeanalizował konta jej użytkowników, wypłacił rekompensaty poszkodowanym klientom i wdrożył poprawki techniczne.

Organ nadzorczy zwrócił uwagę nie tylko na sam błąd oprogramowania, lecz także na szersze braki w zarządzaniu zmianą i incydentem. Zastrzeżenia dotyczyły między nie tylko zabezpieczeń technicznych, ale także zarządzania ryzykiem i obsługi incydentów. Kluczowe znaczenie miały tu:

• kontrola ryzyk związanych ze zmianami w systemach: niewystarczające testy jakości przed uruchomieniem rozwiązania produkcyjnego oraz brak zabezpieczenia przed aktywacją niezweryfikowanych numerów,
• opóźniona identyfikacja naruszenia,
• niewłaściwa obsługa zgłoszeń i wniosków klientów: nieefektywne powiązanie ryzyk z konkretnymi regulacjami, aplikacjami i danymi.

Jak widać, skuteczny compliance nie kończy się na wdrożeniu procedur i zabezpieczeń. Wymaga stałego budowania kultury organizacyjnej opartej na znajomości i przestrzeganiu przepisów, regulacji i standardów, jak również bieżącego nadzoru nad ryzykiem oraz szybkiej, uporządkowanej reakcji na sygnały o nieprawidłowościach. Dlatego warto postawić na systemowe rozwiązania, które pomagają automatyzować zarządzanie bezpieczeństwem i zgodnością.

Compliance w firmie to ciągły proces zarządzania ryzykiem, który obejmuje ludzi, dane, systemy, dostawców i codzienne decyzje biznesowe. Przykład National Bank of Greece pokazuje, że nawet pojedynczy błąd konfiguracyjny może przerodzić się w naruszenie regulacyjne, jeśli organizacja nie monitoruje na bieżąco zmian, odpowiedzialności i sygnałów ostrzegawczych. Dlatego skuteczne compliance wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale też narzędzi, które pomagają systemowo łączyć ryzyka z aktywami, właścicielami, incydentami i działaniami naprawczymi — tak, aby zgodność realnie wspierała odporność organizacji każdego dnia.