Kancelaryjny obieg dokumentów

Wejdź na wyższy poziom zarządzania dokumentami

Kancelaryjny obieg dokumentów egzekwuje procedury określające w jaki sposób Twoja organizacja przyjmuje, rejestruje, przetwarza oraz przechowuje dokumentację. Wprowadź system do automatyzacji kancelaryjnego obiegu dokumentów ze specjalistami GoNextStage. Skorzystaj z eksperckiego wsparcia w zakresie projektowania i optymalizacji obiegu dokumentów.

Zapytaj o ofertę

Rodzaje rejestrów kancelaryjnych

Kancelaryjny obieg dokumentów uwzględnia szereg mniejszych obiegów dokumentów, które pracują w synergii. Są to:

obieg dokumentów,
obieg korespondencji,
obieg spraw,
archiwum dokumentów.

Wdrożony z GoNextStage kancelaryjny obieg dokumentów może przyjmować zarówno formę dziennikową, jak i bezdziennikową – dostosujemy rozwiązanie do potrzeb Twojej organizacji.

System dziennikowy

System bezdziennikowy

System mieszany

Detaliczna ewidencja każdego pisma

Grupowanie pism według spraw, których dotyczą

Szczegółowa ewidencja dziennikowa dla kluczowych dokumentów przy jednoczesnym zarządzaniu pozostałymi w systemie teczek spraw

Unikalny numer dla każdego pisma, który składa się z kolejnego numeru, pod jakim pismo zostało zarejestrowane w danym roku kalendarzowym i dwóch ostatnich cyfr bieżącego roku. Przykład: 70/26

Wszystkie dokumenty (pismo przewodnie, notatki, odpowiedzi) dotyczące jednej sprawy są gromadzone razem w jednej teczce aktowej.

Znak sprawy składa się z:

-oznaczenia komórki organizacyjnej,

– symbolu klasyfikacyjnego z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA),

– kolejnego numeru sprawy ze spisu spraw, czterech cyfr roku kalendarzowego. Przykład: ABC.123.44.2026

Elastyczne mieszanie procedur: część kluczowych dokumentów może być rejestrowana w dziennikach, podczas gdy reszta jest prowadzona systemem teczek spraw

Usprawnij obieg umów w firmie z GoNextStage

z 12 do 3 dni

redukcja czasu obsługi umów

100%

zgodności z terminami i normami prawnymi

+113%

ROI w ciągu 3 lat

Kluczowe funkcjonalności kancelaryjnego obiegu dokumentów z GoNextStage

Wersjonowanie dokumentów

dzięki czemu prześledzisz w kolejności chronologicznej naniesione zmiany i już nigdy nie zaczniesz pracy na nieaktualnym pliku

Współpraca online w czasie rzeczywistym

Dostęp z dowolnego urządzenia

dla osób uprawnionych

Alerty

o zbliżających się terminach lub zadaniach do wykonania

Szablony umów

przyspieszające pracę nad konkretnymi typami umów

Zgodność z RODO oraz ISO 27001

Reguły przechowywania dokumentów zgodne z regulacjami

Możliwość dostosowania

Pełna elastyczność i możliwość dostosowania obiegu do potrzeb organizacji.

Przekładamy doświadczenie na gotowe rozwiązania Proven Business Logic

Wypracowaliśmy efektywne schematy procesów (Proven Business Logic, PBL), sprawdzone przez naszych Klientów. Tworzą one gotowe moduły do platformy WEBCON, możliwe do modyfikacji i wykorzystania w Twoich projektach.

Co to oznacza dla Ciebie?

krótszy czas wdrożenia

większa przewidywalność

rozwiązanie dopasowane do celów biznesowych

Dołącz do firm, które stawiają na rozwój z GoNextStage:

Zobacz, jak Trakcja S.A. zmieniło papierowe umowy z kolejnymi wersjami załączników na elektroniczny obieg dokumentów

Przeczytaj case study

Tak może wyglądać kancelaryjny obieg dokumentów w Twojej firmie

Rejestracja dokumentów, podczas której dokument zyskuje swój unikalny numer (w przypadku działania dziennikowego) lub zostaje przydzielony do odpowiedniej sprawy (w przypadku obiegu niedziennikowego).
Algorytm może rozpoznawać wzorce takie jak: temat sprawy, adresata lub odbiorcę korespondencji i automatycznie przypisywać dokument do właściwej sprawy.
Przekazanie dokumentu do właściwego obiegu:
1. Korespondencji przychodzącej
2. Korespondencji wychodzącej
3. Sprawy
Archiwizacja dokumentów zgodnie z wymogami RODO i innymi. System wyposażony jest w zaawansowane filtry wyszukiwania, dzięki którym jeszcze łatwiej odnaleźć poszukiwany dokument.