Optymalizacja zakupów w budownictwie: Integracja BIM, ERP i WEBCON
Branża budowlana operuje na ogromnej liczbie danych, dokumentów i decyzji, które często muszą być podejmowane szybko i w oparciu o aktualne informacje. Każde opóźnienie w dostawie czy błąd w dokumentacji to bezpośrednie uderzenie w harmonogram i budżet. W branży, w której zakupy stanowią od 40% do 70% wydatków firmy, nie ma miejsca na pomyłki.
Aby utrzymać rentowność nowoczesne przedsiębiorstwa budowlane dążą do stworzenia jednolitego środowiska danych (ang. common data environment, CDE) i działania w modelu BIM (ang. Building Information Model). Zobacz, jak jeden z klientów GoNextStage zintegrował proces zakupowy z BIM.
Strategiczne uzasadnienie cyfrowej transformacji zakupów w sektorze budowlanym
Tradycyjny podział na „projekt” (BIM) i „zarządzanie” (ERP/workflow) powoduje brak powiązania danych, przez który najczęściej dochodzi do wycieku marży. Brak bezpośredniego połączenia parametrów technicznych modelu konstrukcji z procesem zakupowym to prosta droga do błędów w specyfikacji. Dlatego klient GoNextStage postanowił połączyć procesy biznesowe z danymi projektowymi. Za takim rozwiązaniem świadczyły także zidentyfikowane wąskie gardła, które bezpośrednio uderzały w wynik finansowy placów budowy:
Zaadresowanie tych wyzwań wymaga właściwego obiegu informacji i dokumentów oraz możliwości tworzenia dedykowanych procesów z określoną logiką biznesową. Właśnie to oferuje platforma WEBCON. Eksperci GoNextStage polecają ją przedsiębiorstwom ze względu na elastyczność, szerokie możliwości integracji oraz gotowość do skalowania procesów.
Cel: usprawnienie i rozbudowa procesu zakupowego na platformie WEBCON
Głównym założeniem projektu było stworzenie jednego, wiarygodnego źródła prawdy o inwestycji, a także:
ustrukturyzowanie danych
o materiałach w modelu BIM i zintegrowanie go w centralnym workflow zamówień na platformie WEBCON
wizualizacja aktualnego etapu zakupowego na modelu 3D
ujednolicenie ścieżki weryfikacji
i akceptacji zakupu w WEBCON
integracja procesu zamówienia
z kontrolą budżetową, obiegiem faktur i umów
stałe zapisywanie pełnej historii i dokumentacji
(EPD/DoP, atesty), aby ułatwić reklamacje, audyty itp.
Rezultat: sprawny proces zakupu w budownictwie
Eksperci GoNextStage usprawnili cały proces zakupowy w firmie budowlanej dzięki połączeniu najważniejszych węzłów komunikacyjnych w jednym systemie. Procesy umów, zamówień, zakupów i faktur przenikają się teraz wzajemnie. Dzięki temu można lepiej kontrolować koszty już na etapie zamówienia. Proces zamówień działa w oparciu o jeden punkt odniesienia – Purchase Order (PO). To on łączy zapotrzebowanie, akceptację kosztu, fakturę oraz księgowanie w ERP.
W tym wdrożeniu WEBCON stał się sercem CDE. To w nim dane z modeli 3D spotykają się z wnioskiem zakupowym, obiegiem faktur i kontrolą budżetu, tworząc spójny ekosystem informacyjny.
Model 3D - nowy interfejs zakupowy
Wisienką na torcie stała się integracja modelu 3D w procesie zakupowym. W takim kształcie z perspektywy użytkownika proces składania zamówienia staje się ekstremalnie prosty i intuicyjny. Zamknąć go można w zaledwie 5 krokach.
- Inicjacja w modelu BIM (wybór elementu konstrukcji do zakupu): użytkownik wybiera element w modelu technicznym BIM, który chce zamówić (np. konkretny typ okna, belkę konstrukcyjną, fragment instalacji). Zaznaczony element jest automatycznie przenoszony do wirtualnego „koszyka” na platformie WEBCON.
- Automatyczne generowanie formularza zamówienia: po wygenerowaniu zamówienia w nowej karcie otwiera się formularz z wstępnie wypełnionymi danymi. Dane te są pobierane bezpośrednio z modelu BIM, ponieważ to w nim zawarte są szczegółowe informacje na temat geometrii, materiałów, instalacji i funkcji użytkowych.
Dodatkowo podczas składania zamówienia użytkownik określa oczekiwaną datę otrzymania towaru, co pozwala na odpowiednie planowanie odbioru na placu budowy oraz monitorowanie harmonogramu prac. - Weryfikacja i akceptacja: wygenerowane zamówienie przechodzi przez zdefiniowany w systemie obiegu dokumentów proces weryfikacji i akceptacji zakupu. Dzięki modelowi 3D proces weryfikacji i łączenia zamówienia z powiązanymi procesami zakupowymi jest prostsze.
- Zmiana statusu: po pomyślnym przejściu zamówienia przez proces weryfikacji i akceptacji, następuje kluczowy moment integracji: zmiana statusu widoczna na wizualizacji. Każdy etap oznaczony jest innym kolorem, widocznym na modelu 3D budynku. Dzięki temu łatwo zidentyfikować status danego zamówienia.
- Potwierdzenie odbioru zamówienia: kierownik budowy, mający dostęp do WEBCON poprzez aplikację mobilną, potwierdza odbiór i zgodność materiału ze specyfikacją. Wszystkie dane są zapisywane w systemie, dzięki czemu raportowanie etapu prac staje się łatwiejsze i szybsze.