Aplikacja do urlopów dostosowana pod Twoją firmę
Wejdź na wyższy poziom zarządzania nieobecnościami
Elektroniczne wnioski urlopowe, plany urlopów i ewidencja nieobecności w jednym systemie – dopasowanym do Twoich regulaminów pracy, typów umów i modelu pracy (biuro, hybryda, zdalnie).
Wdrażamy i konfigurujemy aplikacje do urlopów, tak aby odzwierciedlały unikalne procesy w Twojej firmie: zasady, wyjątki i wymagania.
Co zyskasz wdrażając elektroniczne wnioski urlopowe?
Jeden system, korzyści dla całej organizacji
Manager
- Szybko akceptujesz wnioski urlopowe bezpośrednio z powiadomienia e-mail lub przez aplikację mobilną
- Zyskujesz czytelny podgląd nieobecności wszystkich pracowników, ułatwiający zarządzanie zasobami i planowanie projektów
- Konfigurujesz ograniczenia np. minimalną liczbę osób, które muszą pracować w danych okresach kluczowych projektów
- Inteligentne ścieżki akceptacji są dopasowane do struktury Twojej firmy
- Planujesz obecność zespołu w biurze i zarządzasz limitami pracy zdalnej w jednym widoku
- Możesz zgłaszać wnioski urlopowe w imieniu pracowników
- Posiadasz wgląd w pełną historię zmian
HR i Kadry
- Otrzymujesz automatyczne wyliczenie wymiaru urlopu na podstawie stażu pracy, wykształcenia oraz wymiaru etatu pracownika
- Gromadzisz kompletną dokumentację w formie cyfrowej dzięki zaświadczeniom i wnioskom dołączanym przez pracowników bezpośrednio do e-wniosku
- Dane o nieobecnościach i L4 trafiają bezpośrednio do Twojego systemu kadrowo-płacowego
- Korzystasz z systemu dostosowanego do Twoich unikalnych ścieżek akceptacji, wymogów prawa pracy oraz wewnętrznych regulacji firmy
- Posiadasz natychmiastowy dostęp do zaawansowanych raportów i statystyk
Pracownik
- Błyskawicznie zgłaszasz nieobecność na portalu pracowniczym lub przez aplikację mobilną
- Obsługujesz wnioski urlopowe, delegacje czy odbiór czasu wolnego za nadgodziny, w jednym systemie
- Monitorujesz limit urlopowy w czasie rzeczywistym
- Otrzymujesz automatyczne powiadomienia o zaakceptowaniu lub odrzuceniu wniosku
Przekładamy doświadczenie na gotowe rozwiązania Proven Business Logic
Wypracowaliśmy efektywne schematy procesów (Proven Business Logic, PBL), sprawdzone przez naszych Klientów. Tworzą one gotowe moduły do platformy WEBCON, możliwe do modyfikacji i wykorzystania w Twoich projektach.
Co to oznacza dla Ciebie?
krótszy czas wdrożenia
większa przewidywalność
rozwiązanie dopasowane do celów biznesowych
Aplikacja dopasowana do struktury Twojej firmy
Cyfrowa kartoteka pracownika
Zyskujesz jedno, uporządkowane miejsce na wszystkie kluczowe informacje. System automatycznie wizualizuje grafiki obecności, archiwizuje wnioski urlopowe czy umożliwia tworzenie zaawansowanych raportów.
Interaktywny kalendarz pracy
Zyskujesz pełną wizualizację obecności w skali całej firmy, działu lub projektu. Kalendarz pozwala na błyskawiczne sprawdzenie dostępności kluczowych specjalistów oraz ułatwia planowanie długoterminowych harmonogramów.
Elektroniczne wnioski urlopowe
Wdrażamy w pełni cyfrowy proces – od złożenia prośby o urlop, przez wielostopniową akceptację, aż po automatyczny zapis w systemie kadrowym. System obsługuje każdy typ nieobecności: wypoczynkowe, na żądanie, okolicznościowe, a także odbiory za nadgodziny.
Raportowanie i analityka nieobecności
Zyskujesz dostęp do dynamicznych raportów, które w czasie rzeczywistym pokazują wskaźniki absencji i wykorzystanie limitów urlopów.
Aplikacja mobilna
Intuicyjna aplikacja mobilna pozwala na sprawne zarządzanie czasem pracy, akceptację wniosków oraz podgląd planu urlopowego na smartfonie.
Zgodność z RODO
System szyfruje informacje wrażliwe pracowników, a precyzyjne zarządzanie uprawnieniami sprawia, że każda osoba (manager, kadry, pracownik) widzi tylko to, co jest niezbędne do wykonania jej zadań.
Obsługa wszystkich form zatrudnienia (w tym B2B)
Niezależnie od tego, czy Twój zespół pracuje w oparciu o umowę o pracę, zlecenie czy kontrakt B2B – system automatycznie stosuje właściwe dla danej relacji zasady. Pozwala na sprawne zgłaszanie przerw w świadczeniu usług i precyzyjne rozliczanie dostępności wykonawców zgodnie z zapisami w ich umowach.
Stwórz szeroki ekosystem biznesowy. Powiąż aplikację do urlopów z:
Aplikacją do rozliczania delegacji
Elektroniczną ewidencję czasu pracy
Elektronicznym obiegiem dokumentów kadrowych
Elektronicznym obiegiem rekrutacji
Wejdź na wyższy poziom zarządzania urlopami
Jak może działać aplikacja do urlopów?
1. Składanie e-wniosku
Pracownik loguje się do portalu lub aplikacji mobilnej, gdzie widzi swój aktualny, automatycznie wyliczony limit dni wolnych. Wybiera rodzaj nieobecności (urlop wypoczynkowy, na żądanie, opieka, praca zdalna) i wskazuje termin.
2. Automatyczna weryfikacja reguł (Walidacja)
Zanim wniosek trafi do przełożonego, aplikacja sprawdza Twoje wewnętrzne zasady:
- Czy pracownik posiada wystarczającą liczbę dni wolnych?
- Czy zachowana zostanie minimalna obsada w dziale (np. min. 3 osoby w biurze)?
- Czy termin nie pokrywa się z krytycznym etapem projektu (blokada urlopów)? Jeśli reguły są naruszone, system wyświetla komunikat lub wymaga dodatkowego uzasadnienia.
3. Inteligentna ścieżka akceptacji (Workflow)
Wniosek trafia do managera jako powiadomienie e-mail lub push w telefonie. Manager widzi podgląd całego zespołu na wykresie, co pozwala mu podjąć decyzję w kilka sekund. Po kliknięciu „Akceptuję”, system automatycznie wysyła potwierdzenie do pracownika.
4. Automatyczna ewidencja i eksport do płac
Zatwierdzony urlop natychmiast aktualizuje kalendarz pracownika i pomniejsza jego limit. Dane te są gotowe do automatycznego eksportu do Twojego systemu kadrowo-płacowego, co eliminuje błędy przy naliczaniu wynagrodzeń.
5. Monitoring i przypomnienia
System automatycznie wysyła przypomnienia do pracowników o konieczności wykorzystania urlopu zaległego (zgodnie z ustawowym terminem do 30 września) oraz generuje dla działu HR raporty o osobach, które od dłuższego czasu nie korzystały z przysługującego im wypoczynku. Dzięki temu Twoja unika kumulacji urlopów np. na koniec roku.
Możliwe integracje
Jak pracujemy? Etapy wdrożenia aplikacji do obsługi urlopów
Kolejny krok to rozmowa
Opowiedz nam o swoim procesie. Zaproponujemy konkretne usprawnienia.
Jakie typy urlopów dostępne są w systemie?
System jest w pełni elastyczny i pozwala na ewidencję każdej formy nieobecności przewidzianej w polskim prawie oraz wewnętrznych regulaminach firmy. W systemie można zgłosić m.in.:
- Urlop wypoczynkowy
- Urlop na żądanie
- Urlop macierzyński, ojcowski oraz rodzicielski.
- Opiekę nad dzieckiem
- Płatny urlop okolicznościowy (np. ślub, narodziny dziecka, pogrzeb)
- Urlop szkoleniowy
- Zwolnienie z powodu siły wyższej
- Krwiodawstwo
- Turnus rehabilitacyjny
- Urlop bezpłatny
W jaki sposób system obsługuje załączniki (np. potwierdzenie oddania krwi)?
Przy składaniu wniosków o urlopy okolicznościowe, krwiodawstwo czy turnusy rehabilitacyjne, pracownik może dodać skan lub zdjęcie dokumentu bezpośrednio w aplikacji. Dokument trafia do bezpiecznej, cyfrowej teczki pracownika, do której dostęp mają wyłącznie upoważnione osoby.
W jaki sposób system obsługuje strukturę wielooddziałową i różne strefy czasowe?
Jeśli Twoja firma posiada biura w różnych krajach, system automatycznie uwzględnia lokalne kalendarze świąt i dni wolnych. Pracownik w Polsce nie może wziąć urlopu w Poniedziałek Wielkanocny (bo to dzień wolny), podczas gdy dla pracownika w USA będzie to normalny dzień roboczy.
Czy mogę tworzyć własne, niestandardowe zestawienia raportów?
Tak. Dzięki architekturze Low-Code nie jesteś ograniczony do sztywnych szablonów. Możesz samodzielnie filtrować dane po projektach, lokalizacjach czy typach umów (UoP/B2B) i zapisywać je jako cykliczne raporty.
Czy zatwierdzone wnioski urlopowe można pobrać w formacie PDF?
Tak, system oferuje funkcję automatycznego generowania dokumentów PDF dla każdego wniosku. Dokument zawiera komplet niezbędnych danych:
- Dane pracownika i jednostki organizacyjnej: Imię, nazwisko, stanowisko oraz dział.
- Szczegóły nieobecności: Dokładny termin, liczba dni roboczych oraz wybrany typ urlopu.
- Zastępstwa: Informacja o osobie przejmującej obowiązki w czasie nieobecności.