Wdrożenie KSeF w firmie. Checklista co robić, harmonogram
Zastanawiasz się, jak wdrożyć Krajowy System eFaktur (KSeF) w firmie? Zespół analityków GoNextStage przygotował checklistę 7 kluczowych obszarów, o które powinieneś zadbać, by działać z Krajowym Systemem e-Faktur zgodnie z przepisami i z maksymalną efektywnością.
Terminy wdrożenia KSeF
Luty 2026
obowiązek dla dużych firm
(obrót > 200 mln zł).
Kwiecień 2026
obowiązek dla pozostałych podatników VAT, w tym JDG i MŚP.
Styczeń 2027
dla najmniejszych firm (sprzedaż dokumentowana fakturami ≤ 10 tys. zł miesięcznie).
Jak usprawnić działanie z KSeF?
- Zweryfikuj zgodność Twoich systemów z KSeF i e-Fakturą
Sprawdź, czy wykorzystywane systemy ERP lub BPM (Business Process Management) poprawnie obsługują e-Faktury w KSeF oraz umożliwiają pełny obieg dokumentów i pobieranie wszystkich danych z faktury. - Wystąp o certyfikat wystawcy faktury
Jeśli jeszcze tego nie rozbiłeś: wystąp do Ministerstwa o certyfikat wystawcy faktury. - Wybierz sposób obsługi e-faktur
Masz do wyboru: portal Ministerstwa Finansów, system ERP lub aplikację obiegu faktur zintegrowaną z KSeF poprzez KSeF Konektor od GoNextStage. - Zapoznaj się ze strukturą logiczną FA(3)
To schemat obowiązkowej faktury ustrukturyzowanej. Na jego podstawie należy oznaczyć właściwymi znacznikami każde pole wykorzystywane w Twojej fakturze.Zespół analityków GoNextStage ułatwi Ci to zadanie – podczas analizy biznesowej otrzymasz narzędzie, które pozwoli wspólnie zmapować wszystkie pola i sprawnie przełożyć je na format XML. - Zweryfikuj obsługę załączników do e-Faktur w KSeF
Jeśli odbierasz faktury z załącznikiem, konieczne jest posiadanie odpowiednich uprawnień do ich obsługi w KSeF. Brak przygotowania w tym obszarze może prowadzić do rozproszenia dokumentów oraz ryzyka niezgodności z obowiązującymi zasadami. - Nadaj uprawnienia do KSeF osobom odpowiedzialnym za proces obiegu faktur w Twojej firmie.
- Przetestuj procesy obsługi faktur z KSeF: wystaw testowe faktury przez Krajowy System eFaktur oraz sprawdź, czy systemy dobrze pobierają i archiwizują dokumenty.
- Skorzystaj ze wsparcia doświadczonego zespołu
Jeżeli widzisz potrzebę uporządkowania obiegu faktur lub optymalizacji procesów finansowych, warto oprzeć się na doświadczeniu zespołu GoNextStage, który wspierał organizacje takie jak mBank Hipoteczny, GCity czy Echo Investment w projektowaniu i wdrażaniu procesów biznesowych zgodnych z wymaganiami KSeF. - Przeszkol zespół z nowych procedur i wprowadzonego systemu.
Pobierz checklistę 7 kluczowych obszarów działania firmy z KSeF
Trzymaj rękę na pulsie. Odznaczaj kroki, które masz już za sobą.
Materiały powstały przy współpracy z ekspertami GoNextStage
Szymon Wielgosz
Business Analyst
Katarzyna Tyrańska
Business Analyst
