40 aplikacji biznesowych w 1,5 roku bez paraliżu operacyjnego. Cyfrowa transformacja w Trakcja S.A.
W dużej organizacji budowlanej jak Trakcja S.A. decyzja rzadko kończy się na jednym podpisie. Zanim zamówienie, protokół odbioru czy umowa trafią do realizacji, przechodzą przez kolejne osoby, akceptacje i uzasadnienia. W Trakcji ten obieg przez lata miał bardzo materialny wymiar: papierowe dokumenty i maile z kolejnymi wersjami załączników. Informacje były rozproszone w różnych częściach organizacji: w dokumentacji technicznej, historii zakupów, kontraktach, systemach finansowych czy ustaleniach między zespołami. Taki model pracy szybko tworzy wąskie gardła, mające bezpośredni wpływ na projekty budowlane: wydłuża ścieżki akceptacji, zwiększa ryzyko błędów i utrudnia kontrolę nad kosztami. Dlatego organizacja podjęła decyzję o cyfrowej transformacji swojego biznesu.
Projekt w liczbach
Pierwotne założenie: od 0 do 22 aplikacji biznesowych w 1,5 roku
Zarząd grupy Trakcja podjął decyzję o całkowitej transformacji cyfrowej. Cały projekt miał obejmować wdrożenie 22 aplikacji biznesowych w zaledwie 1,5 roku. Przeprowadzenie dużej, rozproszonej organizacji z papierowego obiegu dokumentów i mailowej komunikacji do zdigitalizowanego środowiska procesowego bez zatrzymywania codziennej pracy i bez utraty kontroli nad bieżącymi projektami wymagała wsparcia ekspertów cyfrowej transformacji: GoNextStage.
Po 18 miesiącach intensywnej pracy okazało się, że pierwotny plan zarządu nie tylko został wykonany, ale i znacznie przekroczony. Zamiast 22 aplikacji, wdrożono ponad 40 procesów, które całkowicie odmieniły sposób pracy ponad 2000 pracowników. Dziś Trakcja zarządza kontraktami z nową perspektywą – dane są powiązane, przejrzyste i dostępne na wyciągnięcie ręki.
Kiedy przyszedłem do organizacji wiele procesów odbywało się w wersji tradycyjnej, papierowej, za pomocą maili, skanów, wielokrotnie przesyłanych między pracownikami. Większość podpisu była składana na dokumentach papierowych. Zadanie postawione przede mną przez zarząd nie było proste. Dzisiaj wiem, że wszystko możemy osiągnąć. Potrzebni są tylko właściwi ludzie, gotowi do tego, żeby wdrażać zmiany.
Strategia: ewolucja zamiast rewolucji
Zamiast rzucać całą firmę na głęboką wodę, wybrano zatem metodę małych kroków. Z pomocą konsultantów GoNextStage wyselekcjonowany został jeden proces o dużej wadze dla organizacji, z największym potencjałem na szybki zwrot z inwestycji. Pilotaż objął proces obsługiwany przez 40 osób z organizacji.
Miesiąc po miesiącu analogowa metoda pracy zastępowała nową. Kluczowym momentem było wdrożenie pełnego procesu zakupowego – od zapotrzebowania, przez akceptację, aż po opis faktury w systemie. Zespół GoNextStage wykorzystał autorskie gotowe moduły biznesowe w obrębie platformy WEBCON: Proven Business Logic.
Zalety modułów PBL
krótszy czas wdrożenia
większa przewidywalność
rozwiązanie dopasowane do celów biznesowych
Stopniowo cyfryzacja obejmowała kolejne obszary: zarządzanie umowami, administrację, a nawet program pomysłów pracowniczych i inicjatywy restrukturyzacyjne. Wkrótce system został zintegrowany z systemami księgowymi (ERP), tworząc jedno, spójne środowisko pracy.
Zdigitalizowane grupy procesów
Proces zakupowy
od momentu złożenia zapotrzebowania aż po opisanie faktury
Zarządzanie projektami
cyfryzacja objęła cały obszar zarządzania projektem budowlanym oraz procesy typu core business.
Obieg dokumentów i umów
wdrożono rozwiązania usprawniające przepływ dokumentacji oraz zarządzanie kontraktami
Inicjatywy restrukturyzacyjne
system Webcon służy obecnie do obsługi procesów związanych z restrukturyzacją firmy
Program pomysłów pracowniczych
zdigitalizowano proces zgłaszania i obsługi inicjatyw oddolnych pracowników
Rezultaty
- Przekroczenie celów: wdrożono ponad 40 różnych procesów, co dwukrotnie przewyższyło pierwotne założenia zarządu.
- Dotrzymanie terminów: główny cel biznesowy został osiągnięty w zakładanym czasie 18 miesięcy.
- Nowa architektura procesów: zbudowano nowoczesną strukturę przepływu informacji, która zastąpiła rozproszone maile i dokumentację papierową.
- Skalowalność: system, który zaczynał od grupy 40 osób, obecnie efektywnie wspiera całą, liczącą ponad 2000 pracowników organizację.
- Transparentność danych: użytkownicy zyskali jedno źródło prawdy, wiążące informacje z systemów ERP, BPM i BIM, co ułatwia realizację kontraktów infrastrukturalnych.