ADMINISTRACJA

Kancelaria – proces obiegu korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej od automatycznego pobierania z e-mail/skaner przez dekretację na osoby/działy/grupy, aż po przyjęcie przez odpowiednich właścicieli biznesowych dokumentów. Obieg umożliwia łączenie korespondencji w teczki/sprawy. Aplikację można rozbudować o integracje z zewnętrznymi systemami pocztowymi, tj. np. e-Nadawca.

Proces uzgadniania umów – rozbudowany proces zarządzający całym cyklem życia umowy w organizacji. Obieg rozpoczyna się od rejestracji umowy, która może zostać wygenerowana z szablonu firmowego. Następnie odbywa się praca nad dokumentem z możliwością przydzielania równoległych zadań opiniowania/weryfikacji. Całość prac może odbywać się na jednym, wersjonowanym, pliku Ms Ofce. Kolejne etapy to weryfikacja prawna, negocjacje umowy z Dostawcą, akceptacja oraz podpisanie umowy (ręczne lub cyfrowe). Na końcu następuje przekazanie dokumentu do procesu Centralnego Rejestru Umów. Istnieje Możliwość integracji aplikacji z zewnętrznymi platformami podpisu elektronicznego tj. DocuSign lub Autenti.

Centralny rejestr umów/kontraktów – centralny rejestr wszystkich umów w organizacji, który określa status kontraktów i monitoruje termin ich obowiązywania. Aplikacja umożliwia przeprowadzenie procesu aneksowania oraz wypowiedzenia. Rejestr może zawierać także inne dokumenty powiązane, tj.: aneksy, zamówienia, gwarancje, polisy, cesje, pełnomocnictwa Dostawców etc.

Obieg Spraw – uniwersalny proces do zarządzania rożnego rodzaju sprawami i zadaniami w organizacji. Aplikacja umożliwia rejestrację spraw i dokumentów, przydzielanie zadań do użytkowników i monitorowanie statusu ich wykonania. Proces ma możliwość ręcznego ustalania wielopoziomowej akceptacji danej sprawy

Zarządzanie środkami trwałymi – proces umożliwia rejestrację środków trwałych, ich przesuwanie oraz likwidację. Aplikacja zintegrowana jest z obiegiem faktur oraz z systemem ERP.

Zapotrzebowania – proces umożliwiający zbieranie i zarządzanie rejestrowanymi przez dział/oddziały zapotrzebowaniami na produkty/usługi. Po rejestracji, obieg przechodzi przez etapy akceptacji przełożonych, a następnie obsługiwany jest przez centralne działy zakupów lub administracji. Proces może być zintegrowany z procesem zamówień/zakupów.

Helpdesk – klasyczna aplikacja do zarządzania zgłoszeniami. Umożliwia rejestrację, przydzielanie i wymianę informacji ze zgłaszającym. Aplikacja może być wykorzystywana zarówno wewnętrznie, np. w dziale prawnym, marketingowym lub IT, jak i do współpracy z podmiotami zewnętrznymi, np. kontrahentami lub Klientami w procesach wsparciowych, gwarancyjnych etc.

Biuro zarządu – rozbudowana aplikacja zawierająca zbiór procesów tj.: proces wniosków na zarząd, rejestr posiedzeń z procesem głosowania tajnego lub jawnego, proces poleceń, rejestr uchwał, protokołów i pełnomocnictw. Aplikacja usprawnia proces wnioskowania i uchwalania spraw w organizacji, zarówno na poziomie Zarządu, jak i Rady Nadzorczej.

Obieg pełnomocnictw – proces pozwalający na złożenie wniosku o udzielenie pełnomocnictwa dla danych czynności biznesowych i prawnych. Aplikacja umożliwia automatyczne generowanie pełnomocnictw ze wzoru oraz ich podpisywanie (elektroniczne lub ręczne). Końcowy etap tworzy Centralny Rejestr Pełnomocnictw. Aplikacja może być zintegrowana z innymi procesami, które np. wymagają delegacji akceptacji dla danych dokumentów/spraw.

Legislacja wewnętrza – proces tworzenia regulacji wewnątrz organizacji, umożliwiający przydzielanie równoległych zadań, pracy nad dokumentami, wyznaczanie opiekunów weryfikujących tworzone dokumenty. Aplikacja zawiera proces publikacji i powiadamiania o nowych regulacjach wewnętrznych.

Zarządzanie ryzykiem – aplikacja pozwala na zarejestrowanie ryzyka, w obrębie którego ewidencjonowane są incydenty, plan postepowania, mechanizmy kontrolne oraz wycena ryzyka. Ryzyka podlegają monitorowaniu.

Audyty wewnętrzne – aplikacja pozwala na rejestrację harmonogramu audytu. Następnie inicjowane są zadania audytowe w odpowiednich okresach dla danych użytkowników. Na koniec, z poziomu zadań rejestrowane są rekomendacje dla odpowiednich obszarów. Wszystkie zadania i rekomendacje są monitorowane.

Baza Kontrahenta – proces rejestracji, weryfikacji i oceny Kontrahentów. Aplikacja może być zintegrowana ze wszystkimi innymi cyfrowymi procesami biznesowymi, dając możliwość spojrzenia „360” na wszystkie procesy i dane związane z danym Kontrahentem. Istnieje możliwość integracji obiegu z ERP lub hurtowniami danych.

Weryfikacja Kontrahenta – proces weryfikacji nowych i aktualnych Kontrahentów. Dzięki integracji z zewnętrznymi bazami danych, udostępniającymi dane o weryfikowanym podmiocie, możliwa jest weryfikacja m.in.: informacji podstawowych o kontrahencie, statusu VAT, Białej listy podatników VAT, Systemu VIES, list sankcyjnych, beneficjentów rzeczywistych etc. Aplikacja wymaga integracji z serwisami zewnętrznymi.

Kancelaria prawna – proces polega na rejestracji i zarządzaniu zleceniami prawnymi zgłoszonymi przez inne działy w organizacji. Aplikacja pozwala lepiej monitorować zgłoszone tematy i rozdzielać prace między prawnikami w firmie.

Inicjatywy – aplikacja wspierająca rejestrowanie i zarządzanie inicjatywami oraz pomysłami w firmie. Proces pozwala oceniać inicjatywy i konwertować je na projekty wewnętrzne.

Ofertowanie – aplikacja zawiera proces sprzedażowy, ewidencji szans sprzedażowych, złożonych ofert i monitorowania ich statusu. Obieg zapisuje historie negocjacji i archiwizuje wyniki ofertowania. Proces może być powiązany z bazą Klientów i kartą projektów. Czasami proces jest częścią większego modułu CRM.