Procesy biznesowe a praca zdalna

Obecna sytuacja w kraju i na świecie spowodowała, że praktycznie z dnia na dzień zostaliśmy zmuszeni do zamknięcia się w domach i wykonywania pracy zdalnie. Wielu managerów stanęło przed niespodziewanym i trudnym wyzwaniem zarządzania zespołami w środowisku zdalnym, musząc nadal realizować wszystkie procesy biznesowe. Taka zmiana funkcjonowania organizacji z dnia na dzień, niesie za sobą wiele komplikacji oraz trudności operacyjnych i może być olbrzymim wyzwaniem dla firm. Dotyczy to przede wszystkim procesów działających bezpośrednio w organizacji, jak również tych realizowanych na styku z klientami i kontrahentami. Niestety nie wszystkie firmy są dostatecznie przygotowane na funkcjonowanie w takich okolicznościach. Brak odpowiednio opisanych i przygotowanych procesów oraz procedur w organizacji, a także platformy do ich obsługi generuje ogromne ryzyko zachwiania ciągłości operacyjnej. Trudności, z którymi muszą dzisiaj zmierzyć się organizacje to między innymi:

• Opóźnienia w rozliczaniu faktur –  problemy związane z obsługą papierowej korespondencji oraz brak elektronicznego obiegu faktur, generują ryzyko opóźnień w rozliczaniu dokumentów księgowych i związanych z tym kar umownych.
• Utrudniony monitoring wykonania umów – W sytuacji braku zcentralizowanego cyfrowego repozytorium umów oraz możliwości skorelowania zamówień i faktur, zarządzenie kontraktem staje się bardzo trudne. W takiej sytuacji kontrola realizacji budżetu oraz zachowanie dyscypliny kosztowej zostaje mocno ograniczona.
• Brak zarządzenia weryfikacją i akceptacją umów – obecna sytuacja często generuje potrzebę podpisywania nowych kontraktów bądź aneksowania obecnych umów z kontrahentami/klientami. W sytuacji, gdy cała organizacja pracuje zdalnie, brak zdigitalizowanych, bezpiecznych procesów obiegu umów powoduje, że przeprocesowanie dokumentów staje się praktycznie niemożliwe bez narażania zdrowia poszczególnych akceptantów – niejednokrotnie kluczowych pracowników organizacji.
• Brak terminowego przydzielania zadań i dokumentacji – bez funkcjonujących procesów zarządzania zadaniami oraz dokumentami między pracownikami i ich działami, może spowodować znaczący spadek wydajności operacyjnej i ostatecznie wpłynąć na jakość obsługi Klientów zewnętrznych.

Kluczem do zarządzania przedsiębiorstwem w czasie kryzysu, oprócz dobrze opisanych procesów i procedur, jest zapewnienie odpowiednich narzędzi informatycznych do ich obsługi. Rozwiązaniem są platformy low-code klasy BPM (Business Process Management) automatyzujące procesy biznesowe i wspierające organizację w dobie kryzysu, umożliwiając przeciwdziałanie wymienionym trudnościom. Takie rozwiązania zapewniają również możliwość obsługi procesów przez interfejs webowy dając możliwość realnej pracy zdalnej, zachowując bezpieczeństwo pracowników firm. Razem z rozwiązaniami usprawniającymi komunikację typu Microsoft Teams, stanowią solidną podstawę do budowy prawdziwego, cyfrowego miejsca pracy.

Jedną z takich platform jest WEBCON BPS – jedna z najlepszych platform typu low-code, która pozwala budować aplikacje do zarządzania procesami biznesowymi bez kodowania. Więcej informacji dostępnych jest na stronie: https://webcon.com/pl/. Przykładowe procesy, które możemy szybko zdigitalizować i zautomatyzować to m.in:

• Elektroniczna kancelaria –  rozwiązanie zapewniające pracownikom ochronę poprzez maksymalne ograniczenie liczby osób obsługujących korespondencję przychodzącą dając równolegle możliwość pracy zdalnej na dokumentach
• Elektroniczny obieg faktur –  system umożliwiający zautomatyzowaną rejestrację, terminowe opisanie i akceptację oraz rozliczenie dokumentów księgowych.
• Rejestr umów –  narzędzie centralizujące podpisane umowy, umożliwiające bieżący monitoring ich wykonania a także wyszukiwanie oraz powiazanie z innymi procesami i dokumentami

Wdrożenie i obsługa powyższych procesów nie tylko pozwoli nam stawić czoła wyzwaniom w okresie pandemii i odpowiedzieć na potrzebę ich zdalnej obsługi, ale przed wszystkim podniesie konkurencyjność naszej firmy, minimalizując koszty obsługi i podnosząc doskonałość operacyjną. Platforma, która pozwoli nam monitorować i mierzyć stan poszczególnych procesów, liczbę dokumentów i zadań obsługiwanych przez pracowników, to ogromna wiedza o naszym przedsiębiorstwie i jego funkcjonowaniu. To wreszcie mierzalne dane pozwalające podjąć lepsze decyzje biznesowe. Warto wiec zwrócić uwagę na fakt, że implementacja wymienionych powyżej rozwiązań to inwestycja nie tylko na czas kryzysu, lecz w przyszłość firmy na przestrzeni najbliższych kilku lat.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tych procesach? Kliknij na link do darmowych materiałów StarterPack w których znajdziesz odpowiedź, jak ustawić te procesy w swojej organizacji!