Process Mining a optymalizacja procesów biznesowych

Coraz częściej w biznesie spotykamy się z hasłem process mining, który jak się okazuje daje nam pełną i szczegółową wiedzę o faktycznych przebiegach procesów w naszej organizacji. Ale czym właściwie jest process mining? Od czego się zaczęło? Na te pytania postaram się odpowiedzieć w poniższym artykule.

Na rozwój metody process mining ogromy wpływ miał postęp związany z analizą dużej ilości danych oraz rozwój systemów informatycznych, które wspierają procesy biznesowe w organizacjach (m.in. ERP, HR, CRM, BPM). W związku z trwającą transformacją cyfrową przedsiębiorstw, liczba narzędzi i systemów informatycznych rośnie, powodując gwałtowny wzrost generowanych danych.

Według manifestu eksploracji procesów biznesowych stworzonego przez IEEE Task Force on Process Mining, process mining jest dziedziną badań, z pogranicza kilku nauk: inteligencji obliczeniowej, eksploracji danych oraz modelowania i analizy procesów.

Process mining oparty jest na zdobywaniu wiedzy na podstawie analizy zdarzeń (działań zapisanych w dzienniku zdarzeń), które gromadzone są w obecnych systemach informatycznych, takich jak:

• aplikacje biznesowe,
• infrastruktura IT,
• systemy bezpieczeństwa.

Czym właściwie jest dziennik zdarzeń? Jest to utworzony w chronologicznej kolejności zapis informacji o zdarzeniach i działaniach w systemach informatycznych, serwerach, komputerach. Tworzony jest automatycznie, niezależnie od użytkownika. Pomaga śledzić działanie systemu informatycznego, serwera, komputera umożliwiając tworzenie raportów i statystyk.

Dziennik zdarzeń w process mining wykorzystywany jest do:

• tworzenia modeli procesów poprzez automatyczne odkrywanie struktury przepływu pracy,
• monitorowania dzięki identyfikowaniu wąskich gardeł, przewidywaniu przyszłych problemów przy pomocy wizualizacji odchyleń wykonanego procesu od założonego modelu,
• doskonalenia poprzez modyfikację i optymalizację procesów już zamodelowanych.

Źródło: „Manifest eksploracji procesów”

Reasumując możemy powiedzieć, że process mining jest zbiorem metod i narzędzi wykorzystywanych do budowy modeli procesów, ich weryfikacji i rozbudowy na podstawie danych pochodzących ze zdarzeń (logów) występujących w systemach informatycznych.

Process Mining – kluczowe zasady

W 2011 roku IEEE Task Force on Process Mining, grupa składająca się z ponad 75 osób obejmujących ponad 50 organizacji opublikowała „Manifest Eksploracji Procesów” (Process Mining Manifesto). Określa on zasady oraz definiuje ważne wyzwania. Manifest ma służyć jako przewodnik dla programistów, naukowców, konsultantów, menedżerów biznesowych i użytkowników końcowych.

Dokument ten przedstawia również 6 zasad, które pomogą użytkownikom/analitykom uniknąć problemów związanych z praktycznym zastosowaniem eksploracji procesów:

1. Dane o zdarzeniach powinny być traktowane jako dane główne.

• Dane związane ze zdarzeniami w systemach IT powinny być wiarygodne (zdarzenie zaistniało a jego atrybuty są poprawne) oraz
• Dziennik zdarzeń musi być kompletny (w badanym okresie nie zostało pominięte żadne zdarzenie)
• Każde zdarzenie powinno mieć jasno zdefiniowaną semantykę.

2. Pobieranie danych o zdarzeniach powinno być rezultatem zapytań.
3. Model powinien obsługiwać podstawowe konstrukcje przepływu sterowania m.in. współbieżność i wybór.
4. Zdarzenia powinny być powiązane z elementami modelu.
5. Modele powinny być traktowane jako celowa abstrakcja rzeczywistości.
6. Eksploracja procesów powinna być realizowana w sposób ciągły.

Jak Process Mining pomaga w optymalizacji procesów biznesowych?

Duża liczba procesów, etapów i osób zaangażowanych w wykonanie zadania oraz wiele różnych systemów odpowiedzialnych za oddzielne (ale czasami nakładające się) procesy po drodze to nasza dzisiejsza rzeczywistość.  W takiej sytuacji, jeśli jeden obszar osiąga gorsze wyniki, wpływa on na pozostałe obszary. Jednak może nie być od razu oczywiste na które elementy i w jakim stopniu.

Obecne czasy wymagają od naszych organizacji działania z maksymalną wydajnością, gdyż wtedy mamy szansę na wyprzedzenie działań naszej konkurencji. Pomocą w tym dążeniu okazują się być elastyczne/uniwersalne procesy wdrożone w naszych firmach (np. Obieg Spraw).

Elastyczność lub uniwersalność procesów może być uzyskana tylko dzięki dogłębnemu zrozumieniu tego, jak one działają i gdzie możliwe do wdrożenia są optymalizacje. Dzięki eksploracji procesów uzyskamy obiektywne, poparte faktami obserwacje, pochodzące z rzeczywistych danych, które wspierają nas w kontroli, analizie i ulepszaniu istniejących procesów biznesowych.

Wykorzystując kluczowe wskaźniki wydajności procesów (KPI), metoda process mining wskaże nam możliwości poprawienia lub usprawnienia badanego procesu. Przeprowadzając analizę przyczyn źródłowych na danych pochodzących z systemów informatycznych, dowiemy się, dlaczego zdarzenia mogły odbiegać od standardowego procesu (happy path). W ten sposób możemy wykrywać potencjalne problemy (zanim wywołają one negatywne skutki), zapewnić efektywność kosztową oraz zgodność z przepisami, a co najważniejsze, możemy być kilka kroków przed konkurencją.

Mam nadzieję, że tym wpisem przybliżyłem tematykę związaną z process mining. Pisząc ten artykuł skorzystałem z materiału zawartego w Manifeście eksploracji procesów (link) który został opublikowany przez IEEE Task Force on Process Mining.

W kolejnych artykułach będziemy rozwijać obszar związany z process mining i przedstawimy na praktycznym przykładzie, jak uzyskać korzyści z zastosowania tej metody.

Jeżeli w Twoja organizacja szuka rozwiązań, które wspierają i optymalizujących procesy, zapraszam Cię do kontaktu. Podzielę się wiedzą i doświadczeniem a zespół GoNextStage zaprezentujemy nasze rozwiązania. Zachęcam również do subskrypcji naszego newslettera, w którym piszemy o procesach biznesowych i ich optymalizacji.