Pięć perspektyw projektowania procesu zarządzania umowami na platformie low-code

Wstęp

Wśród wielu procesów biznesowych funkcjonujących w organizacji, proces zarządzania umowami wydaje się jednym z najbardziej krytycznych. Wydajność tego procesu bezpośrednio wpływa na jakość obsługi Klientów a z drugiej strony na poprawne funkcjonowanie obszaru back-office. Poziom zdigitalizowania i automatyzacji procesu umowy oraz stopień powiązania z innymi procesami jest dzisiaj kluczowy dla poprawnego działania organizacji. 

Doświadczenie wielu firm pokazuje, jak źle podpisane kontrakty (niepoprawnie prowadzony proces, błędna weryfikacja, nieświadoma akceptacja ryzyka) wpływają na prowadzony biznes. Dlatego kluczowe jest, aby oprócz właściwej konstrukcji samych zapisów umowy zadbać o zdigitalizowanie jej procesu. Jest to ważne zarówno dla kontraktów podpisywanych z kontrahentami jak i umów przychodowych zawieranych z Klientami.

W tym artykule chcieliśmy podkreślić jak istotne jest spojrzenie na ten proces z wielu perspektyw w kontekście jego digitalizacji na platformach low-code lub innych klasy BPM, workflow. Jeżeli zatem planujcie wdrożyć ten proces lub chcecie ulepszać aktualny, nasz artykuł może okazać się pomocny w szerszym spojrzeniu na planowanie architektury procesu. 

Artykuł nie opisuje, jak powinien wyglądać idealny proces umowy w organizacji oraz jaka jest najwłaściwsza platforma do jego digitalizacji, jednak wskaże on istotne punkty i perspektywy, które trzeba brać pod uwagę przy optymalizacji i digitalizacji całości procesu w ramach Waszej strategii transformacji cyfrowej. 

1. Perspektywa kontroli finansowej

Proces Umów powinien przede wszystkim pozwalać na właściwą weryfikację zapisów i warunków kontraktu pod kątem finansowym (budżet umowy, gwarancje, termin płatności etc.). Oprócz tych oczywistych funkcji, obiekt systemowy umowy powinien być zawsze powiązany z budżetem. Proces budżetowy wraz z całą macierzą budżetu, często konstruowany jest w oddzielnym systemie i ewidencjonuje całość zakładanych kosztów w organizacji, rozbitych na odpowiednie wymiary – gałązki, kategorie, projekty, MPKi, etc. Umowa powinna posiadać atrybuty klasyfikujące wartość umowy w powiązaniu z wymiarami budżetowymi. Dzięki temu użytkownicy akceptujący umowę posiadają odpowiednią perspektywę do podjęcia decyzji o podpisaniu kontraktu. Co więcej, możemy cały czas kontrolować zużycie zaplanowanego budżetu i reagować na ewentualne przekroczenia.  

Z drugiej strony umowa powinna być powiązana z systemem finansowo-księgowym oraz obiegiem faktur, aby na bieżąco monitorować realizację budżetu umowy. Dzięki takiemu powiązaniu możemy też przyspieszać dekretacje faktur i jej całościowe rozliczenie. Podobna sytuacja występuje w odniesieniu do umów przychodowych i wiązania ich z fakturami sprzedażowymi oraz z zakładanym planem sprzedaży.

2. Perspektywa weryfikacji prawnej

Z kolejnej perspektywy należy spojrzeć na wymagania procesu pod kątem dokładności i czasu weryfikacji zapisów Kontraktu od strony prawnej. Nasz system powinien zapewnić iteracyjność w kontekście uzgadniania zapisów umowy z działem prawnym, monitorować deadline i eskalować zadania. Kluczem jest zapewnienie możliwości pracy na jednym wersjonowanym dokumencie w trybie śledzenia zmian. Współcześnie wiele systemów webowych pozwala ponadto na jednoczesne edytowanie tego samego dokumentu przez wielu użytkowników dokumentu (np. aplikacje z ekosystemu Microsoft Office365 czy Google Docs). 

Proces obiegu umów powinien być tak zaprojektowany, aby usprawnić komunikację właścicieli biznesowych umów z działem prawnym a także przyspieszać prace w zakresie uzgodnień i finalnego zatwierdzenia. Z perspektywy prawnej obieg umów powinien usprawniać także kwestie automatycznego podstawiania właściwych szablonów umów oraz kwestie zarządzania publikacją nowych wersji szablonów.

3. Perspektywa zarządcza

To kolejna ważna pespektywa, a może nawet najważniejsza. Ten punkt widzenia pozwala nam spojrzeć  z perspektywy osób zarządzających, które podejmują decyzję o pozytywnej weryfikacji i finalnej akcepcji umowy w procesie. W tym obszarze najważniejsze jest zapewnienie odpowiedniej informacji o umowie w jednym skompensowanym widoku. A zatem za pośrednictwem np. formularza Umowy warto na tym etapie zaprezentować użytkownikowi, oprócz wyekstrahowanych podstawowych danych, wszelkie odchylenia od standardowych zapisów kontraktu, ryzyka, podsumowanie wcześniejszej ścieżki weryfikacji, komentarze użytkowników, powiązane procesy etc. 

Ta perspektywa wymaga właściwego zaprojektowania ścieżek akceptacyjnych, które często są dość skomplikowane i wymagają dużej pracochłonności zespołu DEV. Macierze akceptacji w każdej organizacji są inne, ale często wymagają wielu reguł biznesowych, dobrej synchronizacji z danymi struktury organizacyjnej oraz prowadzenia równoległych procesów. Właściwy workflow powinien dokładnie pokrywać wymagania biznesowe organizacji w tym obszarze, tak aby proces dawał pewność, że odpowiednia umowa jest akceptowana przez właściwe osoby/role.

W perspektywie zarządczej warto też podkreślić wszystkie funkcje związane z centralizacją wiedzy o kontraktach, monitorowaniem budżetów oraz możliwość całościowego wglądu we wszystkie otwarte procesy uzgadniania i archiwizacji umowy (możliwość mierzenia KPI, martwych kroków, wąskich gardeł procesu etc.).

4. Perspektywa obiegu dokumentów

Obieg umów powinien porządkować i automatyzować całość procesu. A zatem powinien zapewniać właściwe przydzielanie ról, możliwość iteracyjnego uzgadniania, odpowiednią ścieżkę weryfikacji, określenie „właścicielstwa” oraz na końcu akceptacje i monitoring aktywnych umów.
Ważne jest tu również zapewnienie śledzenia zmian i historii obiegu dokumentów a także standardowe funkcje, takie jak delegacje i eskalacje zadań. Wszystkie te funkcje przyspieszają obieg umowy, aż do etapu jej finalnego podpisu i aktywacji w systemie.

Sam podpis może być też zautomatyzowany przez stosowanie e-podpisu, zarówno wewnętrznie jak i przez udostępnienie umowy do podpisu  Kontrahentowi/Klientowi. Funkcje związane z e-podpisem mogą być wbudowane w dane rozwiązanie lub być zrealizowane przez integracje z platformami zewnętrznymi on-line np. DocuSign

5. Perspektywa repozytorium dokumentów

Ostatnią ważną perspektywą jest centralizacja wszystkich informacji o umowach w repozytorium z szybkim dostępem przez witrynę internetową.  System powinien przechowywać informacje o całym procesie uzgodnienia i akceptacji umowy, jak też załączniki z podpisanymi dokumentami. Takie repozytorium, często nazywane Centralnym Rejestrem Umów, posiada dedykowany schemat uprawnień zgodny ze strukturą organizacyjną, a w sytuacjach audytów czy due-diligence, powinien pozwalać na udostępnianie zbioru dokumentów dla użytkowników zewnętrznych.

Funkcje, takie jak: generowanie kodów kreskowych, integracja z kancelariami, powiązanie z ewidencją dokumentów fizycznych to tylko niektóre tematy, które odpowiednio wykorzystane mogą bardzo przyspieszać ten obszar procesu umów. Na końcu ta perspektywa mówi nam o zapewnieniu interfejsu do szybkiego wyszukiwania dokumentów z użyciem wszystkich atrybutów, co ostatecznie przyspiesza dostęp do informacji przez wszystkich Interesariuszy.

Podsumowanie

Proces obiegu umowy może w niektórych organizacjach być wystarczająco prosty, zapewniając wyłącznie scentralizowany cyfrowy dostęp do wszystkich umów. Przeważanie jednak, w większych organizacjach, powinien być dość rozbudowany i przede wszystkim zintegrowany z innymi procesami czy systemami zewnętrznymi, aby zbierał całość informacji biznesowej potrzebnej do zarządzania danym kontraktem. Zapewnienie odpowiedniego systemowego procesu obiegu Umów często daje nową optykę dla biznesu z poziomu pojedynczej umowy, która „powie prawdę” o kondycji danego projektu, budżetu czy sprzedaży firmy.

Chcesz wiedzieć, jak powinien wyglądać proces umów w Twojej organizacji? Zapraszamy do kontaktu