INTEGRACJA KSEF Z WEBCON BPS W ZAKRESIE FAKTUR KOSZTOWYCH

CZYM JEST KSEF?

Krajowy System e-Faktur to nowoczesne rozwiązanie mające na celu usprawnienie procesu wystawiania i odbierania faktur elektronicznych w Polsce. System ten pozwoli na szybsze i łatwiejsze przekazywanie dokumentów, a także zapewni większą kontrolę i bezpieczeństwo w procesie rozliczeń.
Start projektu został opóźniony i planowana data obowiązkowego korzystania z systemu została przesunięta z 1 stycznia, na 1 lipca 2024 r. Ministerstwo Finansów podaje, że przełożenie terminu jest wynikiem przeprowadzenia szerokich konsultacji publicznych. Poniższe zmiany uwzględniają postulaty przedsiębiorców, sektora IT, księgowych oraz biegłych rewidentów.

• Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo z VAT – KseF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
• Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KseF.
• Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KseF.
• Faktury z kas fiskalnych i faktury uproszczone będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
• W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KseF i dostarczenia faktury do KseF następnego dnia po wystawieniu offline.
• Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.

Zmiana terminu, to niewątpliwie dobra wiadomość dla podatników z kilku powodów. Po pierwsze, da więcej czasu na przygotowanie do wdrożenia KseF i zapoznanie się z jego wymaganiami. Umożliwi również lepsze przygotowanie systemów informatycznych oraz dokładniejsze przetestowanie rozwiązania przed jego pełnym uruchomieniem.

INTEGRACJA KSEF Z WEBCON BPS W ZAKRESIE FAKTUR KOSZTOWYCH

Jednym z najczęściej wdrażanych procesów w systemie Webcon BPS, jest obieg faktur kosztowych. Faktury obecnie wysyłane są do odbiorcy drogą mailową lub pocztową. W celu optymalizacji obsługi procesu, coraz częściej wykorzystywane są dedykowane skrzynki odbiorcze, służące do automatycznego startowania obiegu faktury po otrzymaniu maila z załącznikiem. Kolejnym usprawnieniem może być wykorzystanie technologii, która umożliwia optyczne rozpoznawanie znaków w plikach graficznych, czyli OCR. Po zarejestrowaniu i przetworzeniu faktury, przekazywana jest ona do kolejnych kroków związanych z opisem merytorycznym, akceptacją czy weryfikacją księgową. Ostatnim krokiem jest przeniesienie przeprocesowanej faktury do systemu finansowo- księgowego.

Integracja KseF wiąże się z kilkoma głównymi aspektami. Jednym z najważniejszych jest konieczność dostosowania obecnych procesów firmy do nowych wymagań. Niezbędna będzie analiza jak obsłużyć kolejne źródło, z którego otrzymamy fakturę.

Pobranie i zapis w bazie ustrukturyzowanej e-faktury to pierwszy krok w procesie obsługi faktur kosztowych. W tym kroku pobrane i zapisane w bazie będą wszystkie metadane dotyczące danej faktury. Z racji tego, że w tym przypadku nie ma fizycznego załącznika z fakturą, niezbędne będzie zapewnienie użytkownikom podglądu informacji, które zostały pobrane z KseF. Na formularz faktury w systemie Webcon BPS będą przenoszone wybrane informacje z KseF związane z danym dokumentem. Dane te obędą wizualizowane tak, aby użytkownicy biznesowi mieli jak największy komfort pracy z fakturą i mogli zobaczyć jej odwzorowanie w systemie. Wykorzystanie technologii OCR w tym przypadku nie będzie już miało uzasadnienia, gdyż od początku do końca pracujemy na ustrukturyzowanych danych cyfrowych. Oczywiście nie oznacza to, że przestaniemy korzystać z OCR. Będzie on wykorzystywany dla dokumentów, które nie są objęte KSeF, na przykład proformy czy faktury zagraniczne. Brak fizycznego załącznika faktury będzie wiązał się również z modyfikacją samego procesu rejestracji faktury.

Z doświadczenia wiemy, że w Webcon często procesowana jest tylko część faktur jakie dostajemy od naszych Kontrahentów. Przykładowo faktury związane ze współpracą B2B, faktury transportowe czy materiałowe, rejestrowane są przeważnie bezpośrednio w systemach klasy ERP, gdzie łączone są z Zamówieniami czy dokumentami PZ. W tym przypadku, integracja z KSeF może się również wiązać z rozszerzeniem wdrożonego dotychczas procesu obiegu faktur i włączeniem do niego wszystkich typów faktur pobieranych z KSeF.

PODSUMOWANIE

Wprowadzenie Krajowego Rejestru eFaktur jest ważnym krokiem w digitalizacji procesów biznesowych w Polsce. Korzyści wynikających z wdrożenia rozwiązania jest naprawdę wiele.

Nie można zlekceważyć faktu, że obowiązek przesyłania faktur do KSeF dotyczy praktycznie każdej firmy w Polsce. Wdrożenie tej nowej formy dokumentacji jest konieczne, a rezygnacja z jego realizacji może wiązać się z poważnymi konsekwencjami prawno-finansowymi.

Dlatego też, aby sprostać wymaganiom stawianym przedsiębiorstwom przez rząd i uniknąć niepotrzebnych problemów, warto jak najszybciej przystąpić do wdrożenia KSeF. Niewątpliwie z jednej strony, to pewne wyzwanie, ale z drugiej ogromna szansa na usprawnienie wewnętrznych procesów i poprawę efektywności działania Twojego przedsiębiorstwa. Jeżeli Twoja organizacja szuka rozwiązania do integracji z KSeF lub pomocy przy dostosowaniu obecnych procesów przedsiębiorstwa do nowych standardów, zapraszamy Cię do kontaktu. Nasz doświadczony zespół podzieli się wiedzą i zaprezentuje koncepcję wdrożenia KSeF w Twojej firmie.

Warto być na bieżąco, tak więc zapraszamy Cię również do śledzenia nas na portalach społecznościowych i zapisania się do naszego newslettera. Niedługo organizujemy webinar związany z tematyką wdrożenia KSeF. Mam więc nadzieję – do usłyszenia! 😊