Dane historyczne na wagę złota

W wielu firmach, procesy biznesowe realizowane w systemach IT gromadzą dziennie miliony informacji w bazach danych. Są to informacje z wprowadzanych przez użytkowników wartości na formularzach, z historii przebiegu procesu, z występujących wyjątków, statystyk etc. Te informacje dostępne są na „wyciągniecie ręki”, często dzięki prostym zapytaniom bazodanowym, a ich użycie pozwala na kontekstową prezentację informacji w interfejsie użytkownika. Mimo tych oczywistych zalet, w wielu projektach automatyzujących procesy, potencjał zastosowania danych historycznych nie jest w pełni wykorzystany.

W tym artykule chcieliśmy zwrócić uwagę na kilka sposobów wykorzystania danych historycznych w wybranych procesach biznesowych. Mamy nadzieję, że propozycje tych rozwiązań pomogą analitykom biznesowym, wdrożeniowcom czy „citizen developerom” :) w dostarczeniu jeszcze większej wartości użytkownikom biznesowym.

Czas przyspieszyć dekretację korespondencji

Bezdyskusyjnie, właściwym etapem na prezentację danych historycznych jest krok dekretacji, w procesie rejestracji dokumentów przychodzących do firmy. Kancelarie obsługujące te dokumenty, tracą często cenny czas na odnalezienie właściwego adresata korespondencji. Dokumenty źle zadekretowane cofane są do rejestracji lub rozpoczynają niepotrzebny obieg po całej organizacji, wydłużając znacząco doręczenie do właściwego odbiorcy. Możemy zminimalizować ten problem wykorzystując zestawienie z danych historycznych prezentujących np. dekretacje dla 5 ostatnich podobnych dokumentów. Słowo „podobnych” może oznaczać tutaj np. dokumenty od tego samego adresata, tego samego typu, dla tej samej spółki etc. – wszystko zależy od kontekstu i logiki biznesowej procesu.

Dzięki takiemu rozwiązaniu, w prosty sposób pomagamy użytkownikom Kancelarii odnaleźć właściwego adresata, a przy setkach dokumentów dekretowanych dziennie, znacząco przyspieszyć i zwiększyć efektowność przepływu informacji w organizacji.

Akceptować czy nie – o to jest pytanie

Naszą naturalną cechą jest to, że po pewnym czasie zapominamy o zrealizowanych zadaniach bądź podjętych decyzjach w poszczególnych procesach. To samo dotyczy akceptacji w procesach biznesowych. Przykładałem może tu być np. akceptacja dokumentów kosztowych lub zamówień.

Szczególnie wśród pracowników, którzy na stanowiskach kierowniczych codziennie akceptują mnóstwo dokumentów kosztowych, prezentacja historycznych akceptacji z wybranego okresu, może pomóc w podjęciu właściwej decyzji lub pomóc wyłapać pewne anomalia dotyczące akceptowanego dokumentu.

Aktywne linki do zaakceptowanych w przeszłości procesów oraz dodatkowe informacje z tych obiegów, pozwalają na znacząco lepszą ocenę sytuacji i pełniejszą weryfikację dokumentu.

Analizując wiele procesów biznesowych naszych Klientów z wykorzystywaniem Process Miningu lub monitorowania określonych KPI procesów, zauważyliśmy, że etap akceptacji często znacząco wydłuża całość procesu. Rozciągająca się w czasie akceptacja oczywiście spowodowana jest wieloma czynnikami, z których najważniejsze to:

1. Brak kompletnych informacji do podjęcia decyzji w procesie.
2. Świadome odsuwanie decyzji w czasie, nie przyspieszane przez odpowiednie mechanizmy eskalacyjne.
3. Brak możliwości akceptowania systemowego poprzez odpowiedź e-mail (lazy approval) lub wprost w urządzeniu mobilnym.

Zarówno przyczynę wydłużającej się akceptacji wskazaną w punkcie 1 jak i 2 można w pewnym zakresie mitygować przez umieszczanie zestawień z historią akceptacji (lub odrzuceń) dla „podobnych dokumentów”. Znowu „podobnych” może oznaczać co innego w zależności od warunków biznesowych np. akceptacje od tej samej osoby, na podobną kwotę, w tym samym projekcie, w danym kwartale etc.  Czynnik 3, związany jest z funkcjonalnością samej platformy BPM – wykorzystując platformę lowcode WEBCON BPS bardzo łatwo z tych funkcjonalności możemy skorzystać.

Pełniejszy kontekst danych to lepsze decyzje

Proces wniosków zakupowych lub zgłoszenia zapotrzebowania zaczyna się od wypełnienia formularza i wskazania produktów oraz usług, które chcemy zamówić. Następnie poprzez odpowiednie akceptacje, wniosek trafia do systemu ERP już jako formalne zamówienie. Często proces ten posiada dosyć złożone reguły biznesowe związane z danymi magazynowymi, prowadzeniem zapytań ofertowych, analizą i negocjacją cen, podprocesami konsultacji i weryfikacji. Bez względu na to jak złożony nie byłby to proces, początek zawsze jest ten sam: użytkownik musi wybrać listę indeksów produktowych i usługowych, uzupełnić dane nagłówkowe związane np. z kwalifikacją kosztów, terminami oczekiwanej dostawy, powiązaniem z projektem etc.

Wizualizowanie historycznych zamówień z danego okresu, mogą przypominać o tym, jakie produkty czy usługi były wcześniej zamawiane. Dodanie do tego zestawienia również informacji o wybranych kontrahentach czy ostatecznie osiągniętych cenach w procesie negocjacji, może pomóc we właściwym złożeniu zapotrzebowania/wniosku zakupowego. Możliwość przejścia do formularzy historycznych i wykorzystanie funkcji klonowania, czyli kopiowania zawartości do nowego wniosku, pozwoli znacząco przyśpieszyć wypełnianie całego formularza.

Zarówno podczas rejestracji dokumentu lub zadania w procesie, jak również w późniejszych etapach np.: porównywania ofert lub akceptacji zamówienia, dane historyczne mogą pozwalać na zbudowanie pełniejszej perspektywy i lepszego kontekstu do podjęcia właściwych decyzji i wyborów w konkretnym procesie np.: zakupów.

Let’s Go Next Stage :)

No dobrze, ale co dalej? Jak można jeszcze lepiej automatyzować nasze procesy wykorzystując dane historyczne? Pomysłem tutaj jest automatyczne podstawienie danych historycznych jako wartości domyślnych dla pól formularza. Jasne, nie zawsze będzie to właściwe rozwiązanie, ale możemy znaleźć wiele przykładów, kiedy pomysł ten świetnie sprawdzi się w praktyce. Poniżej dwa przykłady:

• Rejestracja spraw w Procesie Obiegu Spraw – gdy użytkownik z danego działu często rejestruje podobne sprawy, na podstawie danych historycznych, system wypełnia pola z typem i klasyfikacją sprawy, zespołem pracującym nad dokumentami i wymaganymi akceptacjami (w tym procesie są one bowiem przypisywane dynamicznie, więcej znajdziesz w naszym artykule Każdy proces biznesowy to Obieg Spraw)
• Rejestracja delegacji – użytkownicy z danego działu, często podróżujący do tych samych miejsc, po uruchomieniu formularza rejestracji na podstawie danych historycznych od razu otrzymają wypełnione pola z celem i miejscem wyjazdu oraz np. wartością zaliczki, która przy poprzednich delegacjach była pobierana w określonej wartości.

Można postawić krok dalej w naszej ewolucji automatyzacji, dodając pewnej inteligencji naszemu systemowi i wykorzystać elementy AI (Artificial Intelligence). Na określonych etapach procesu możemy zadawać „błyskotliwe” pytania użytkownikom, bazując na naszych danych historycznych:

• Proces Obiegu Umów – komunikat, który możemy wyświetlić po przejściu z przygotowania umowy do akceptacji – „Od pewnego czasu wszystkie umowy przekazujesz do konsultacji merytorycznej do [nazwa osoby/lub działu] czy tym razem chcesz przejść od razu do akceptacji?”
• Proces Akceptacji Zamówień – komunikat, który możemy wyświetlić podczas akceptacji zamówienia – „Ostatnie trzy zamówienia od tego Kontrahenta miały opóźnienia w realizacji usług, czy na pewno chcesz akceptować zamówienia od tego Kontrahenta?”

Można by mnożyć w nieskończoność przykłady wykorzystujące potencjał zastosowania danych historycznych w procesach biznesowych, ale jedno jest pewne: nie wykorzystywanie tego potencjału to wielka strata dla procesu, użytkownika, ale i dla całej organizacji. Zachęcamy do przemyślenia tego tematu w grupach projektowanych tworzących takie rozwiązania w Waszej firmie.

Do usłyszenia w następnych wpisach na naszym blogu :)