Holding Vinci Construction Polska to jeden z największych graczy na rynku budowlanym w Polsce. Opiera się na synergii marek WARBUD i Eurovia. Aby wzmocnić przewagę konkurencyjną i w pełni wykorzystać potencjał współpracy między spółkami, grupa stale doskonali swoje procesy biznesowe. Z czasem grupa stanęła przed dylematem: ujednolicać procesy między spółkami, czy pozwolić na większą niezależność między firmami grupy? Z pomocą ekspertów analizy i optymalizacji procesów GoNextStage, podjęli decyzję, która do dziś stanowi solidny fundament pod dalszy rozwój holdingu. Sprawdź case study wspólnych działań.
Dylemat: standaryzacja czy adaptacja lokalna procesów?
Zarówno Warbud jak i Eurovia wdrożyły wcześniej platformę do obsługi procesów WEBCON. Każda z firm korzystała z niej w zupełnie inny sposób. Powstało zatem pytanie: czy zostawić każdą firmę przy jej sprawdzonym modelu, ryzykując brak spójności w skali całej grupy, czy też narzucić jednolite standardy kosztem elastyczności i dopasowania do lokalnych realiów? To właśnie ten dylemat stał się punktem wyjścia do projektu, który miał pogodzić interesy obu firm.
Wsparciem w ułożeniu procesów oraz migracji danych służyli eksperci z GoNextStage. Ich doświadczenie w pracy z dużymi organizacjami pozwoliło na sprawne wdrożenie technologii oraz uporządkowanie obiegów i dostosowanie ich do realnych potrzeb użytkowników. To właśnie praktyczna wiedza partnera była kluczowa w znalezieniu balansu między standaryzacją a elastycznością. Podobny dylemat spotkał Green Holding, który zdecydował się na metodę balanced rollout – rozwiązanie łączące standaryzację procesów z ich lokalną adaptacją. Zobacz case study Green Holding.
Doskonalenie procesów biznesowych: zmiana technologiczna i… kulturowa
Złączenie dwóch oddzielnych systemów WEBCON nie sprowadziło się jedynie do wyboru technologii. To strategiczny wybór, który wpływa na kulturę organizacyjną, sposób pracy zespołów i relacje między spółkami. Najczęstsze wyzwania to:
- brak jasnych celów i strategii,
- brak zaangażowania kadry kierowniczej w promocję zmiany,
- różnorodność praktyk w poszczególnych spółkach,
- obawy przed utratą autonomii,
- brak jasnej komunikacji celu,
- przeprowadzenie szkoleń,
- opór zespołów wobec nowych narzędzi.
W kwestiach adaptacji cyfrowej eksperci GoNextStage przeprowadzili dogłębną analizę, która pozwoliła jasno doprecyzować cele i strategię zmiany, wspierając przy tym zespół VINCI w prowadzeniu działań operacyjnych.
Przy wdrażaniu tak dużej zmiany, jaką jest standaryzacja procesów w spółkach, równie ważne jest też zrozumienie, że procesy są realizowane przez ludzi. To ich zaangażowanie i akceptacja decydują o sukcesie transformacji. Bez uwzględnienia aspektu kulturowego nawet najlepsze rozwiązania technologiczne nie przyniosą oczekiwanych efektów.
Zmianą żyją wszyscy. Nie znam firmy, która by nie przechodziła przez jakieś zmiany – mniejsze czy większe. Jeżeli przeprowadzamy zmianę w firmie, to kluczowe są role. Proces zaczyna się od sponsora zmiany: osoby, która musi być przekonana, że transformacja przyniesie wymierne korzyści dla organizacji. Następnie ważne jest zaangażowanie całej struktury technicznej oraz partnerów zewnętrznych, takich jak GoNextStage, wspierających wdrożenia systemów low-code. Nie można też zapominać o odbiorcach tych procesów. Cały ten łańcuch musi być przekonany do tej zmiany. To z mojego punktu widzenia i doświadczenia jest kluczowym czynnikiem do wdrożenia zmiany z sukcesem. – Krzysztof Wykręt, Dyrektor IT w VINCI Construction Polska.
Udoskonalone procesy
Optymalizacja procesów wraz z migracją danych objęła:
- obieg faktur kosztowych,
- rozliczanie podwykonawców,
- procesy zakupowe,
- zarządzanie umowami,
- kontrolę kosztów projektowych.
Przeczytaj, jak VINCI Construction Polska poradziło sobie z ujednoliceniem procesów w firmie
