Wizualizacja i dostosowanie faktury KSeF – przewodnik

Choć Krajowy System e-Faktur (KSeF) narzuca jednolitą strukturę dokumentu, wcale nie oznacza to, że musisz rezygnować z indywidualizacji swoich faktur. Dostosowanie faktury KSeF – zarówno jej wyglądu, jak i ścieżki obiegu czy faz akceptacji – to sposób na usprawnienie procesów, lepszą obsługę klientów oraz budowanie profesjonalnego wizerunku. W tym artykule zobaczysz, dlaczego warto postawić na personalizację i jak zrobić to zgodnie z nowymi przepisami.

Spis treści:

1. Dlaczego warto dostosować wygląd faktury w KSeF?
2. Wygląd faktury KSeF
3. Dostosowanie wyglądu faktury KSeF
4. Dostosuj więcej niż wygląd faktury i jak szef obsługuj KSeF

Dlaczego warto dostosować wygląd faktury w KSeF?

Spersonalizowany wygląd faktury KSeF pozwala utrzymać spójny wizerunek marki na każdym etapie kontaktu z klientem. Profesjonalny szablon faktury jest też nieoceniony w sytuacji awarii systemu lub wysyłki dokumentu do kontrahenta zagranicznego, który nie korzysta z KSeF. Jak zatem zrobić to zgodnie z przepisami?

Zobacz też artykuł: KSeF a faktury zagraniczne

Wygląd faktury KSeF

Krajowy System e-Faktur narzuca użytkownikom ściśle określoną strukturę faktury, opisaną przez schemat FA(3) oraz format dokumentu (XML). Stąd też nazwa: faktura ustrukturyzowana. Dokumenty przygotowane zgodnie z wytycznymi Ministerstwa są jedynymi, które docelowo będą w obrocie. Wizualizację Twojej faktury KSeF zobaczysz w samym Krajowym Systemie oraz w narzędziach biznesowych, które są z nim zintegrowane.

Dostosowanie wyglądu faktury KSeF

Równolegle do wystawiana faktur przez KSeF możesz wysyłać klientom (np. z zagranicy) dostosowane wizualnie faktury PDF, które uwzględniają np. Twoje logo. Taki dokument jest ważny, jeśli zadbasz o to, by widniał na nim kod QR umożliwiający weryfikację dokumentu w Krajowym Systemie. Dzięki niemu odbiorca może od ręki sprawdzić autentyczność dokumentu.

Przykładowo system WEBCON dysponuje szeregiem szablonów faktur, które możesz dostosować do swoich potrzeb. Korzystając z konwersji XML do PDF dzięki KSeF Konektorowi, wybrany układ jest automatycznie wysyłany do klienta (lub systemu ERP, jeśli integracja obejmuje również ten obszar), a plik XML kierowany jest do Krajowego Systemu e-Faktur, bez konieczności logowania się do ministerialnego panelu.

Ponadto wygląd faktury może różnić się w zależności od typu faktury. Oznacza to, że inny układ może mieć zwykła faktura sprzedażowa, inny korekta, a jeszcze inny zaliczkowa. Taka personalizacja faktur może być pomocna działom obsługującym proces rozliczeniowy po stronie kontrahenta, które już po samym podglądzie faktury w PDF mogą zidentyfikować rodzaj dokumentu.

Dostosuj więcej niż wygląd faktury i jak szef obsługuj KSeF

Oprócz dostosowania wyglądu faktury z KSeF możesz:

• określić jej ścieżkę obiegu w firmie,
• definiować fazy akceptacji,
• automatyzować procesy w systemie ERP.

W ten sposób faktura staje się częścią spójnego, zoptymalizowanego workflow, który oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów takich jak przypadkowo zduplikowane faktury.

Jeśli chcesz jak szef obsługiwać KSeF, skontaktuj się z ekspertami GoNextStage – to zespół analityków biznesowych i programistów, którzy przełożą Twoje potrzeby biznesowe na rozwiązania technologiczne.