Jak pobierać faktury z KSeF? Przewodnik krok po kroku

Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji podstawowej wymaga od użytkowników ciągłego nadzoru nad napływającymi fakturami oraz manualnego pobierania dokumentów. Na szczęście istnieją sposoby, by zautomatyzować obsługę tego procesu. Z artykułu dowiesz się, jak pobierać faktury z KSeF – zarówno korzystając z darmowych rozwiązań, jak i z automatyzacji, która odciąży zespoły oraz zminimalizuje ryzyko błędów.

Pobieranie faktur z KSeF

Niektórzy zastanawiają się, czy pobieranie faktur z KSeF będzie płatne. Jak to zwykle bywa, odpowiedź brzmi: “to zależy” – w tym przypadku od Twoich oczekiwań.

Jeśli zależy Ci przede wszystkim na spełnieniu wymogów prawnych i niskich kosztach technologicznych, podstawowe, bezpłatne rozwiązanie będzie dla Ciebie zadowalające. W wersji podstawowej pobieranie faktur z KSeF jest bowiem bezpłatne i odbywa się przez aplikację podatnika. Każdy pracownik z dostępem i autoryzacją KSeF może pobierać stamtąd faktury w formacie XML lub PDF.

Gdzie znaleźć faktury do pobrania w KSeF?

Po zalogowaniu do panelu, w menu po lewej stronie kliknij zakładkę Faktury, a następnie wybierz Lista faktur. Z listy wybierz interesującą Cię fakturę, a następnie kliknij, w jakim formacie chcesz pobrać dokument: XML (domyślny, “oryginalny” format faktury ustrukturyzowanej) lub pliki umożliwiające łatwy podgląd: PDF lub HTML.

Kto może pobierać faktury z KSeF?

Aby umożliwić pracownikom działu księgowości wgląd w firmowe faktury, musisz zrobić jedną z rzeczy poniżej:

• wygenerować każdemu z osobna elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP Twojej firmy (koszt około 1000-2000 zł) lub
• złożyć zawiadomienie ZAW-FA do Urzędu Skarbowego, w którym zgłosisz wskazane osoby do korzystania w Twoim imieniu z KSeF (opcja bezpłatna).

Ręczne pobieranie faktur KSeF: to musisz wiedzieć

Pobierając faktury bezpośrednio z KSeF musisz jednak zaakceptować pewien wzrost pracy manualnej. Aplikacja podatnika nie wysyła powiadomień. Trzeba zatem pamiętać, by regularnie monitorować napływające dokumenty. Zespoły muszą przeorganizować swoją pracę i wyrobić w sobie nawyk regularnego logowania do nowego systemu. Ponadto przy większej liczbie faktur wzrasta ilość pracy manualnej, ponieważ każdą fakturę należy pobrać ręcznie i przesłać dalej do płatności. To generuje ryzyko pominięcia faktur lub wielokrotnego opłacenia dokumentu. Dlatego warto rozważyć automatyzację obsługi KSeF. W przypadku firm wielospółkowych, praca manualna w KSeF wzrasta wykładniczo!

Automatyczne pobieranie faktur z KSeF

Pracę działu finansowego możesz usprawnić integrując KSeF np. poprzez KSeF Konektor od GoNextStage z obiegiem dokumentów. Choć to płatne narzędzie, będzie dużym ułatwieniem dla Ciebie i zespołu.

Po pierwsze, w ten sposób nie musisz generować osobnych upoważnień KSeF. Mając system obiegu dokumentów, weryfikujesz się w KSeF tylko raz – na poziomie organizacji. Dostępy do poszczególnych dokumentów definiowane są w systemie do obsługi faktur (workflow).

Po drugie, redukujesz ryzyko błędów. Twój workflow może wysyłać powiadomienia o nowych fakturach i automatycznie przypisywać je do osoby odpowiedzialnej za każdy krok obsługi faktur. Oznacza to, że minimalizujesz prawdopodobieństwo zapomnienia o sprawdzeniu KSeF, pominięcia jakiejś faktury lub przesłania dokumentu do niewłaściwej osoby.

Po trzecie, przyspieszasz pracę całej organizacji. Poza wspomnianymi powiadomieniami o nowych fakturach, dokumenty można połączyć z innym obiegiem dokumentów i w ten sposób usprawnić np. rozliczanie delegacji. Sprawdź artykuł: Jak księgować koszty delegacji w KSeF.

KSeF Konektor GoNextStage umożliwia także integrację dwustronną: z tą aplikacją możesz zarówno pobierać faktury z KSeF, jak również wysyłać je do płatności w systemie ERP.

Podsumowanie

Pobieranie faktur z KSeF nie musi być skomplikowane – wszystko zależy od tego, jakie rozwiązanie wybierzesz. Podstawowa opcja jest bezpłatna, ale wymaga regularnego monitorowania i ręcznej obsługi dokumentów. Jeśli chcesz oszczędzić czas, zminimalizować ryzyko błędów i usprawnić pracę zespołu, warto rozważyć automatyzację poprzez integrację z systemem obiegu dokumentów. Dzięki temu KSeF może stać się dźwignią do usprawnienia procesów finansowych w Twojej firmie, realnie zwiększając efektywność i oszczędzając czas zespołu.

Zacznij od analizy biznesowej – a jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o automatyzacji, sprawdź rozwiązania i usługi ekspertów GoNextStage.