KSeF i załączniki do faktur: jak ułożyć proces na nowo

Wiele projektów KSeF pominęło szczegółową analizę procesu obsługi faktur w firmie i skupiło się na samej integracji z systemem ministerialnym. Dopiero po czasie okazało się, że sama obsługa e‑faktur to za mało – trzeba jeszcze połączyć faktury z protokołami odbioru, WZ‑kami, listami przewozowymi czy umowami. Jak zaprojektować proces obsługi załączników do faktur w zgodzie z KSeF i jednocześnie zachować porządek w dokumentach funkcjonujących poza systemem? W tym artykule poznasz podejście, które łączy wymagania KSeF z uporządkowanym obiegiem dokumentów w organizacji.

Spis treści

1. Co może być załącznikiem faktury w KSeF?
2. Jakich załączników KSeF nie obsługuje?
3. Jak obsługiwać załączniki wysyłane poza KSeF i zintegrować wiele kanałów informacji?
4. Kto ma dostęp do załączników faktur w KSeF?
5. Podsumowanie

Co może być załącznikiem faktury w KSeF?

W Krajowym Systemie e-Faktur załącznikiem są dodatkowe dane XML w samej fakturze. Wpisane informacje w pole Zalacznik stają się integralną częścią faktury ustrukturyzowanej. Pole to występuje w fakturze tylko raz, czyli nie możesz dodać wielu załączników. Informacje w nim zawarte mają dotyczyć wyłącznie rozliczeń danej transakcji (czyli rozwijają informacje z zasadniczej części faktury) i mogą być prezentowane w postaci tabel lub innych uporządkowanych bloków danych. Oznacza to, że załącznikiem KSeF może być np.:

• rozbicie zużycia energii/gazu na okresy, strefy, liczniki, taryfy;
• szczegółowe wykazy połączeń / pakietów w usługach telekomunikacyjnych;
• rozliczenia „pay‑per‑use” przy usługach abonamentowych;
• parametry techniczne, numery seryjne, lokalizacje, partie produkcyjne;
• dane wymagane przez umowy z klientem, ale zbyt obszerne na standardową część faktury (np. szczegółowe raporty wykonanych usług, paczki danych telemetrycznych, harmonogram płatności).

Aby dodawać załącznik do e-faktury musisz złożyć elektroniczny wniosek do Urzędu Skarbowego. Dopiero po uzyskaniu oficjalnego potwierdzenia mailowego z urzędu, możesz wystawiać i przesyłać załączniki przez KSeF. Nie potrzebujesz takiego pozwolenia, by tylko odbierać e-faktury z załącznikami.

Jakich załączników KSeF nie obsługuje?

Załączniki wystawiane przez KSeF nie mogą być już PDF-ami, są pozbawione funkcji biznesowej. W praktyce oznacza to, że przez ministerialny system NIE przechodzą:

• umowy,
• dokumenty jakościowe/compliance,
• korespondencja,
• OWU,
• instrukcje,
• protokoły odbioru,
• WZ,
• listy przewozowe,
• potwierdzenie doręczenia.

Brak trwałego i automatycznego powiązania e-faktury z dokumentacją merytoryczną tworzy istotne ryzyko biznesowe. Trudność w szybkim udowodnieniu faktycznego wykonania usługi podczas kontroli skarbowej lub audytu zewnętrznego może stać się podstawą do zakwestionowania kosztów uzyskania przychodu lub odliczeń VAT. Ponieważ dokumenty takie jak WZ czy protokoły odbioru pozostają poza KSeF, organizacje muszą sprawnie połączyć rozproszone kanały informacji.

Jak obsługiwać załączniki wysyłane poza KSeF i zintegrować wiele kanałów informacji?

Wiele zależy od skali przedsiębiorstwa. W mniejszych firmach wystarczająca może być dedykowana skrzynka mailowa, na którą spływają załączniki do faktur (a także np. faktury zagraniczne i wszystkie te, które funkcjonują poza KSeF).

Jednak organizacje obsługujące setki czy tysiące faktur powinny pójść o krok dalej. Najlepszym rozwiązaniem jest posiadanie elektronicznego obiegu faktur, połączonego z obiegiem dokumentów oraz systemem ERP. Narzędzie, które scali oba środowiska to KSeF Konektor GoNextStage. Dzięki Konektorowi do systemu obiegu dokumentów automatycznie trafiają faktury z KSeF. Cały proces łączenia faktury KSeF z załącznikiem można zamknąć w 6 krokach:

1. Zaraz po odbiorze e-faktury następuje odczyt wszystkich danych strukturalnych. Jeśli ma w swoich danych uzupełnione pole załącznik, jest on wizualizowany i łatwo dostępny.
2. Wszystkie informacje zapisywane są w Twoim elektronicznym obiegu faktur – to kluczowy moment, bo na podstawie danych z faktury nastąpi łączenie faktury z załącznikiem.
3. Kolejnym krokiem jest odebranie załącznika funkcjonującego poza KSeF, np. protokołu odbioru, i dodanie go do systemu obiegu dokumentów. Najwygodniej zrobić to przez połączenie wspomnianej wcześniej dedykowanej skrzynki mailowej z systemem do obiegu dokumentów lub szerzej pojętej orkiestracji biznesu, jak np. WEBCON.
4. System automatycznie pobiera załączniki z określonej skrzynki mailowej, odczytuje dane zawarte w wiadomości i zapisuje je w systemie.
5. Następnie system wiąże ze sobą fakturę przyjętą z KSeF z załącznikiem nadesłanym na skrzynkę mailową bazując np. na numerze faktury KSeF, numerze zamówienia itp. Użytkownik dostaje powiadomienie o obecności załącznika.
6. Na koniec następuje archiwizacja dokumentu. Dzięki zapisywanej historii działań na poszczególnych dokumentach, widać kto i kiedy wykonał daną czynność oraz w którym miejscu powstają opóźnienia.

Tak zorganizowany proces zapewnia porządek, pozwala uniknąć duplikacji pracy księgowości, a także łączy dokumenty w sprawny obieg i zapewnia spójny przepływ informacji w organizacji. To również wygodny sposób na obsługę faktur zagranicznych poza KSeF.

Ważną zaletą połączenia swojego systemu przez KSeF Konektor GoNextStage jest również możliwość zarządzania dostępem do załączników lub poszczególnych typów faktur.

Kto ma dostęp do załączników faktur w KSeF?

Jeśli operujesz wyłącznie na ministerialnym systemie KSeF, każda osoba mająca dostęp do Twojego profilu widzi wszystkie dane faktury, także załączniki. Dopiero połączenie KSeF ze swoim obiegiem faktur przez KSeF Konektor GoNextStage daje Ci możliwość zarządzania uprawnieniami.

Na systemie takim jak WEBCON wgląd do załączników (a nawet samego typu faktury) możesz przyznawać, przykładowo, na podstawie:

• nadawcy faktury (np. klienci przypisani do działu handlowego lub dostawcy materiałów budowlanych przypisani do działów zakupowych);
• roli użytkownika w procesie – np. wnioskodawca, właściciel budżetu, akceptujący, księgowość, kontroling;
• przynależności organizacyjnej – dział, jednostka biznesowa, spółka w grupie, lokalizacja;
• parametrów samego dokumentu – typu faktury (kosztowa, inwestycyjna, sprzedażowa), progu kwotowego, waluty, kraju kontrahenta, kanału (KSeF / poza KSeF);
• powiązania z projektem lub kontraktem – dostęp tylko dla zespołu projektowego, właściciela kontraktu czy wskazanego centrum kosztowego.

Wybór odpowiedniej logiki biznesowej sprawia, że każda rola ma dostęp dokładnie do tych informacji, które są potrzebne do wykonania jej zadań. Ogranicza to ryzyko nieautoryzowanego wglądu w dane, ułatwia audyt bezpieczeństwa IT i porządkuje odpowiedzialność za decyzje podejmowane na poszczególnych etapach procesu.

Podsumowanie

Zaprojektowanie procesu obsługi załączników do faktur z KSeF wymaga spojrzenia szerzej niż tylko na integrację z ministerialnym portalem. Krajowy System e‑Faktur porządkuje samą fakturę i dopuszcza część danych jako załącznik XML, ale cała reszta dokumentów – protokoły odbioru, WZ‑ki, listy przewozowe, umowy czy dokumenty jakościowe – nadal funkcjonuje poza nim. Połączenie KSeF z elektronicznym obiegiem dokumentów i systemami takimi jak WEBCON za pomocą KSeF Konektora GoNextStage pozwala stworzyć spójny proces, ograniczyć duplikację pracy i zyskać pełną widoczność działań na każdym dokumencie – także w przypadku faktur zagranicznych. Zobacz, jak poradziła sobie z tym taka organizacja jak Canal + Polska w wywiadzie poniżej.