Jak księgować koszty delegacji z KSeF? Instrukcja

Od lutego 2026 każda faktura w Polsce będzie musiała przejść przez Krajowy System e-Faktur. Choć dla wielu firm to krok w stronę cyfryzacji i automatyzacji, dla Działów Księgowości oznacza to także nowe wyzwania – szczególnie w obszarze rozliczania delegacji. Jak połączyć fakturę z konkretnym pracownikiem, projektem czy wnioskiem delegacyjnym, skoro w KSeF brakuje kontekstu biznesowego? W tym artykule pokazujemy, jak księgować delegacje z KSeF i jednocześnie wykorzystać pełen potencjał e-faktur.

Spis treści

1. Zmiany w rozliczaniu delegacji
2. KSeF a dalegacje
   1. Scenariusz 1
   2. Scenariusz 2
3. Jak księgować koszty delegacji z KSeF? Instrukcja obsługi procesu delegacji w systemie workflow

Zmiany w rozliczaniu delegacji

Do tej pory pracownik wracał z delegacji z zestawem dokumentów: faktur za hotel i paliwo, paragonów za parking, przejazdy autostradą czy posiłki, czasami także zestawem biletów lotniczych lub kolejowych. Wszystkie musiały trafić do działu księgowości, gdzie były wprowadzane do systemu oraz podpinane pod konkretny projekt i właściciela. Na podstawie rachunków wypłacano dietę za delegację i w razie potrzeby zwracano środki pracownikowi.

Krajowy System e-Faktur zmienia ten proces, ponieważ każda faktura, która pojawi się na rynku powinna być wystawiana elektronicznie. Pozornie to proste: pracownik nie musi martwić się o zagubienie dokumentu, wszystko dzieje się poza nim. Problem pojawia się w momencie, gdy przychodzi do łączenia kosztów z delegacją.

KSeF a delegacje

Wraz z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur księgowi stają przed nowym wyzwaniem: jak ustalić, z jakim procesem biznesowym powiązana jest dana faktura? Wprawdzie KSeF przekazuje wyłącznie dokumenty sprzedażowe – bez informacji o tym, który pracownik je wygenerował, w ramach jakiej delegacji czy projektu. Grozi to koniecznością ręcznej identyfikacji kosztów, co może zredukować cały obiecywany zysk z powszechnej automatyzacji. Problem ten szczególnie dotyka firmy, w których wielu pracowników podróżuje jednocześnie, realizując różne projekty. Jak zapanować nad tym chaosem i nie stracić kontroli nad kosztami?

Rozwiązanie kryje się w możliwościach, jakie daje faktura ustrukturyzowana – a konkretnie w dodatkowych polach, które mogą znacząco usprawnić identyfikację dokumentów i ich automatyczne przypisanie do odpowiednich procesów.

Aby w pełni wykorzystać potencjał e-faktury, najlepszym rozwiązaniem jest integracja obiegu dokumentów z KSeF, a w razie potrzeby również ERP. Systemy takie jak WEBCON czy Microsoft Power Platform zbierają wszystkie dane opisane w pliku XML i wiążą je zgodnie z Twoją logiką biznesową z odpowiednimi procesami. Najbardziej efektywnym łącznikiem pomiędzy Krajowym Systemem e-Faktur a obiegiem dokumentów jest KSeF Konektor GoNextStage.

Rozważmy dwa scenariusze. Pierwszy z nich pozwala na automatyczne pobieranie faktury z KSeF do systemu obiegu dokumentów i przypisanie faktury do odpowiedniej delegacji – całkowicie bez udziału człowieka. Drugi, choć wymaga paru kliknięć, daje możliwość intuicyjnego połączenia faktury z odpowiednią delegacją.

Scenariusz 1

W przypadku wystawienia faktury w trakcie delegacji np. przez hotel, warto przypilnować, by podmiot wystawiający fakturę uzupełnił pola z kategorii Podmiot3 lub Opis faktury. To miejsca, w których można podać dane pracownika (imię, nazwisko, mail) bądź numer wniosku delegacyjnego. Wypełnienie tych pól pozwala na automatyczne połączenie dokumentu z daną delegacją lub właścicielem kosztu. Kolejnym krokiem do jeszcze głębszej automatyzacji procesów księgowych może być połączenie procesu z systemem ERP, który usprawnia opłacanie faktur.

„Automatyczne przypisywanie faktur do delegacji z wykorzystaniem KSeF Konektora to rozwiązanie, które mocno polecamy swoim klientom. W ten sposób Działy Księgowości mogą zaoszczędzić czas i zredukować ryzyko błędów. Jednak skuteczność tego rozwiązania zależy również od zmiany na poziomie kultury organizacyjnej.

Aby system działał bezobsługowo, pracownik musi pamiętać, by przed wystawieniem faktury przypilnować wystawcę dokumentu o uzupełnienie pól dodatkowych. Bez tej informacji faktura nie zostanie automatycznie przypisana do odpowiedniego procesu.

Dlatego wdrożenie tego scenariusza wymaga nie tylko technologii, ale też edukacji i zaangażowania zespołu – od pracowników podróżujących służbowo, po osoby odpowiedzialne za obieg dokumentów. Tylko wtedy automatyzacja stanie się realnym wsparciem, a nie kolejnym wyzwaniem.” – Stanisław Korwin-Kossakowski, IT Solution Architect, Business Analyst GoNextStage

Scenariusz 2

W alternatywnym scenariuszu faktura została opłacona podczas delegacji, bez uzupełnienia tych danych. W takim przypadku w WEBCON można uruchomić wyszukiwarkę, która pozwoli odnaleźć fakturę po dacie i kwocie płatności. Wówczas należy ręcznie przypisać dokument do odpowiedniego wniosku delegacyjnego.

Podsumowanie: jak księgować delegacje z KSeF? Instrukcja obsługi procesu delegacji w systemie workflow

1. Wybierz formę łączenia faktury z właściwym wnioskiem delegacyjnym:
   1. przez dane pracownika uzupełnione w polach z grupy Podmiot3,
   2. przez numer wniosku delegacyjnego z pola Opis faktury.
2. Upewnij się, że wystawca faktury uzupełnia pola Podmiot3 lub Opis faktury.
3. Skonfiguruj KSeF Konektor od GoNextStage, by system obiegu dokumentów automatycznie przypisywał faktury do odpowiedniego procesu.
4. (Opcjonalnie) Połącz system z ERP, by zautomatyzować płatności.

Pamiętaj: wdrożenie KSeF to zmiana zarówno technologiczna, jak i organizacyjna. Ważne jest świadome podejście do danych na fakturze – ich jakość decyduje o tym, czy proces będzie zautomatyzowany, czy ręczny. Jednocześnie kluczowym elementem automatyzacji większych firm staje się integracja KSeF z systemem obiegu dokumentów. Tylko w ten sposób możliwe jest sprawne przypisywanie faktur do właściwych procesów biznesowych i realne uproszczenie pracy zespołów księgowych. Dlatego warto już teraz przygotować zespół na nowe realia i zadbać o integrację systemów, które pozwolą wykorzystać potencjał KSeF w codziennej pracy.