Kody QR w KSeF: kiedy i jak je generować. Przewodnik

Skasujesz nimi bilet, odczytasz menu w restauracji, a teraz także… zweryfikujesz autentyczność faktury. Wraz z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) kody QR pojawiają się również na fakturach ustrukturyzowanych. Sprawdź, kiedy musisz umieścić kod QR na fakturze w KSeF, jak wygenerować taki kod i jak z jego pomocą zweryfikować autentyczność dokumentu.

Spis treści

1. Typy kodów QR. Co zawierają kody QR KSeF? Jaka jest ich rola?
   1. Podstawowy kod weryfikujący (KOD I)
   2. Kod weryfikujący tożsamość wystawcy (KOD II)
2. Kiedy umieszczać kod QR na fakturze KSeF?
3. Jak wygenerować kod QR KSeF?
4. Podsumowanie

Typy kodów QR. Co zawierają kody QR KSeF? Jaka jest ich rola?

Kod QR przedstawia unikalny ciąg znaków w formie dwuwymiarowego graficznego znaku, zgodnego z normą ISO/IEC 18004. Aby go zeskanować nie potrzebujesz żadnego specjalistycznego sprzętu – wystarczy, że włączysz aparat w telefonie w trybie zwykłego zdjęcia i nakierujesz obiektyw na kod.

Głównym zadaniem kodu QR jest szybka i uproszczona weryfikacja zgodności wizualizacji faktury (np. wydruku lub pliku PDF) z jej oryginalnymi danymi zapisanymi w systemie KSeF.

Istnieją dwa rodzaje kodów QR, z których każdy pełni inną rolę.

Podstawowy kod weryfikujący (KOD I)

KOD I widoczny jest na każdej e-fakturze funkcjonującej poza KSeF. Obok niego zwykle pojawia się numer KSeF danej faktury lub napis “OFFLINE”, jeśli faktura została wystawiona w tym trybie. Po zeskanowaniu otrzymasz informację, czy dany dokument faktycznie należy do KSeF, zyskasz też wgląd w podstawowe informacje o dokumencie i możliwość pobrania oryginału.

Kod weryfikujący tożsamość wystawcy (KOD II)

Ten kod generowany jest wyłącznie dla faktur wystawianych w trybie offline. Kod II (z napisem „CERTYFIKAT”) potwierdza tożsamość wystawcy oraz autentyczność faktury, zanim jeszcze trafi ona do KSeF. Dodatkowo pozwala na weryfikację aktualności certyfikatu KSeF wystawcy faktury. Aby wystawić fakturę w trybie offline, trzeba bowiem posiadać ważny certyfikat KSeF.

Kiedy umieszczać kod QR na fakturze KSeF?

Kod QR umieszczasz na fakturze zawsze wtedy, gdy przekazujesz ją nabywcy poza systemem KSeF. W praktyce oznacza to jeden z poniższych scenariuszy:

• obsługujesz kontrahentów z UE lub krajów spoza wspólnoty;
• Twoim klientem jest zagraniczna firma, która nie prowadzi działalności w Polsce lub jej polski oddział nie uczestniczy w danej transakcji;
• współpracujesz z podatnikiem z innego kraju UE, który korzysta ze zwolnienia dla małych przedsiębiorstw;
• wystawiasz fakturę podmiotowi, który nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej;
• Twoim klientem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (klient B2C).

Dzięki kodowi QR odbiorca może natychmiast sprawdzić, czy dokument istnieje w KSeF i czy dane na fakturze są zgodne z zapisami w systemie. To eliminuje błędy w obiegu dokumentów i zmniejsza ryzyko nadużyć. Opatrzenie kodem QR faktury używanej poza KSeF jest obowiązkowe.

Sprawdź też: KSeF a faktury zagraniczne.

Kiedy widać dwa kody QR na fakturze KSeF?

Dwa kody QR są obecne na fakturze KSeF wtedy, kiedy faktura została wystawiona w trybie offline.

Co ważne, kiedy awaria Krajowego Systemu e-Faktur minie, wystawca faktury i tak musi zgłosić ją do rządowego systemu. Wówczas jej wizualizacja ulega uproszczeniu: znika Kod II (z napisem „CERTYFIKAT”), a pozostaje tylko Kod I, który zamiast napisu „OFFLINE” ma pod spodem nadany numer KSeF faktury. To element standaryzacji — po rejestracji dokumentu w systemie nie ma potrzeby ponownego potwierdzania tożsamości wystawcy.

 

Jak wygenerować kod QR KSeF?

Generowanie Kodu I KSeF dzieje się automatycznie, zarówno poprzez platformę rządową, jak i bardziej rozbudowane rozwiązania komercyjne dostosowane do KSeF typu KSeF Konektor GoNextStage, które pozwalają dodatkowo na łączenie faktur z innymi obiegami dokumentów, odpowiednie nadawanie dostępu do poszczególnych typów faktur, centralne zarządzanie certyfikatami oraz integracje z systemami workflow i ERP.

Generowanie Kodu II dla trybu KSeF offline również jest automatyczne, jednak – jak wspomniano wyżej – wymaga posiadania certyfikatu KSeF typu 2. Należy o niego zawnioskować przez Aplikację Podatnika KSeF. Certyfikat jest darmowy, ale należy pamiętać, że jest ważny tylko przez 2 lata.

Przeczytaj: Wizualizacja i dostosowanie faktury XML KSeF.

Podsumowanie

Kody QR w KSeF porządkują proces wymiany faktur poza systemem i zwiększają bezpieczeństwo obiegu dokumentów. Kod I pozwala szybko zweryfikować autentyczność e‑faktury, a Kod II zabezpiecza transakcje prowadzone w trybie offline KSeF i potwierdza ważność certyfikatu wystawcy. To ważny element współpracy zwłaszcza w organizacjach współpracującymi z kontrahentami zagranicznymi.