JAK SZEF OBSŁUGUJ KSEF

Wdrożenie KSeF w firmie.
Checklista, harmonogram

Zastanawiasz się, jak wdrożyć Krajowy System eFaktur (KSeF) w firmie? Zespół analityków GoNextStage przygotował checklistę 7 kluczowych kroków, które pomogą Ci wdrożyć Krajowy System e-Faktur zgodnie z przepisami – i z maksymalną efektywnością.

Pobierz checklistę

Podstawowe założenia
i wymogi KSeF

Krajowy System eFaktur ma na celu ujednolicenie procesu fakturowania w Polsce poprzez wprowadzenie obowiązkowego, elektronicznego obiegu faktur w formacie XML.

Terminy wdrożenia KSeF

Luty 2026

obowiązek dla dużych firm
(obrót > 200 mln zł).

Kwiecień 2026

obowiązek dla pozostałych podatników VAT, w tym JDG i MŚP.

Styczeń 2027

dla najmniejszych firm (sprzedaż dokumentowana fakturami ≤ 10 tys. zł miesięcznie).

Jak przygotować się do KSeF? Harmonogram

Do końca 2025

1 Zweryfikuj zgodność Twoich systemów z KSeF.

Przyjrzyj się nie tylko systemowi finansowo-księgowemu (ERP), ale także systemowi obiegu faktur. W wielu przypadkach integracja z systemem klasy BPM (Business Process Management) pozwala na pobieranie większej ilości danych. W dłuższej perspektywie pozwala to na lepsze raportowanie finansów organizacji.

2 Zweryfikuj zgodność Twoich systemów z KSeF.

3 Wystąp o certyfikat wystawcy faktury

Od listopada możesz wystąpić do Ministerstwa o certyfikat wystawcy faktury. Zrób to jak najwcześniej!

4 Wybierz sposób obsługi e-faktur

Masz do wyboru: portal Ministerstwa Finansów, system ERP lub aplikację obiegu faktur zintegrowaną z KSeF poprzez KSeF Konektor od GoNextStage.

Zapoznaj się ze strukturą logiczną FA(3) – to schemat obowiązkowej faktury ustrukturyzowanej. Na jego podstawie należy oznaczyć właściwymi znacznikami każde pole wykorzystywane w Twojej fakturze.

Zespół analityków GoNextStage ułatwi Ci to zadanie – podczas wdrożenia KSeF Konektora otrzymasz plik Excel, który pozwoli wspólnie zmapować wszystkie pola i sprawnie przełożyć je na format XML.

5 Zastanów się, czy obsługujesz załączniki do faktur.

Jeśli odbierasz faktury z załącznikiem, musisz upewnić się, że Twój system umożliwia obsługę takich dokumentów. Jeśli wysyłasz faktury z załącznikiem – do lutego musisz uzyskać z Urzędu Skarbowego pozwolenie na obsługę takich dokumentów przez KSeF.

6 Czujesz, że potrzebujesz wsparcia?

Skorzystaj z doświadczenia zespołu GoNextStage, którzy optymalizowali procesy biznesowe w firmach takich jak mBank Hipoteczny, GCity, czy Echo Investment. Razem wdrożycie system zarządzania obiegiem faktur zgodny z wymogami KSeF.

Do lutego 2026

1 Nadaj uprawnienia do KSeF osobom odpowiedzialnym za proces obiegu faktur w Twojej firmie.

2 Przetestuj procesy obsługi faktur z KSeF: wystaw testowe faktury przez Krajowy System eFaktur oraz sprawdź, czy systemy dobrze pobierają i archiwizują dokumenty.

3 Przeszkol zespół z nowych procedur i wprowadzonego systemu.