Akceptacje w procesach biznesowych

Jednym z kluczowych etapów każdego procesu biznesowego jest akceptacja. W zależności od procesu biznesowego, może ona być rozumiana w różny sposób: oznaczać potrzebę weryfikacji dokumentu, podjęcia decyzji (np. o alokacji kosztu na fakturze), weryfikacji prawnej pisma, akceptacji ryzyka w projekcie lub zgody na podpisanie nowej umowy. Dlatego systemowe rozwiązanie etapu (lub etapów) akceptacji w procesie biznesowym wymaga dokładnej analizy i odpowiedniego zaimplementowania w systemie klasy BPM/Workflow.

Ten artykuł opisuje różne sposoby konfiguracji etapu akceptacji na platformie WEBCON BPS. Mamy nadzieję, że pomoże on analitykom biznesowym, wdrożeniowcom czy citizen developerom w znalezieniu odpowiedniej logiki biznesowej dla tworzonej aplikacji.

Typy akceptacji

W zależności od perspektywy, którą przyjmiemy możemy wyróżnić następujące typy akceptacji:

Perspektywa kolejności:

• Akceptacja szeregowa (sekwencyjna) – akceptowany dokument przechodzi przez kolejne kroki akceptacji. W celu przejścia do następnego kroku wymagana jest akceptacja w kroku poprzedzającym.

• Akceptacja Równoległa – akceptowany dokument przechodzi równolegle kroki akceptacji. W celu przejścia do kolejnego kroku wymagane jest uzyskanie wszystkich akceptacji, większości z nich lub jednej z wielu.

• Akceptacja szeregowa i równoległa – połączenie akceptacji szeregowej z akceptacją równoległą.

Perspektywa ilościowa w akceptacji równoległej:

• Jeden z wielu akceptuje (albo inaczej „kto pierwszy ten lepszy” )
• Wszyscy akceptują – najbardziej demokratyczne podejście. Albo się wszyscy zgodzą albo akceptacja jest wycofywana
• Większość akceptuje – pozwala zdefiniować sposób wyznaczenia większości akceptacji np. 2 z 3 akceptantów, ponad 50% akceptantów musi zaakceptować itp.

Perspektywa użytkownika:

• Akceptacja w systemie (pojedyncza)
• Akceptacja w systemie (masowa) – możliwość zaznaczenia kilku zadań w celu akceptacji
• Akceptacja mailowa – sprawę akceptujemy poprzez przesłanie zwrotnej wiadomości e-mail z określoną treścią wiadomości („lazy approval”)
• Akceptacja na urządzeniu mobilnym

Perspektywa formalna:

• Akceptacja systemowa
• Akceptacja przez podpis cyfrowy
• Akceptacja przez podpis cyfrowy kwalifikowany

Zapewne istnieją jeszcze inne perspektywy, ale istotne jest to, aby podczas projektowania danego procesu wziąć pod uwagę najważniejsze z nich.

Poniżej rozwinięto również opis kilku perspektyw systemowych, na przykładzie konfiguracji na platformie WEBCON BPS:

Akceptacja przez kolejne etapy procesu

Najprostszym podejściem do akceptacji w systemie WBCON BPS jest stworzenie obiegu w taki sposób, aby każda akceptacja realizowana była w osobnym kroku w procesie. Ścieżka akceptacji oparta jest na krokach decyzyjnych, które realizują ustalone przez nas reguły biznesowe. Wpływa to również na wygenerowany schemat obiegu z systemu. Zawiera on wszystkie warunki oraz kroki akceptacyjne przedstawione w jasny i przejrzysty sposób.

Wykorzystanie kroków decyzyjnych i reguł biznesowych pozwala np. na ustawienie widełek kwotowych w akceptacji faktury. Dzięki temu możemy pomijać np. akceptację wyższych poziomów. Zapewnia to możliwość tworzenia różnych konfiguracji ścieżek w ramach jednego obiegu. Ograniczeniem jednak w tym przypadku jest potrzeba zdefiniowania ilości poziomów akceptacji na etapie implementacji. Dlatego też akceptacja przez kolejne etapy w procesie sprawdza się zazwyczaj dla prostych procesów akceptacyjnych, gdzie nie mamy do czynienia ze skomplikowaną matrycą akceptacji:

Błędnym podejściem może okazać się stosowanie tej metody dla skomplikowanych procesów biznesowych takich jak przykładowy, przedstawiony poniżej:

Przedstawiony powyżej schemat prezentuje sytuację, w której konstrukcja kroków akceptacji może być bardzo trudna do późniejszej modyfikacji i rozbudowy. Jest również mniej czytelna dla użytkowników biznesowych i niepotrzebnie komplikuje podgląd schematu dostępnego na formularzu procesu.

Z drugiej strony, wykorzystanie akceptacji przez oddzielne etapy procesu, umożliwia zdefiniowanie osobnych konfiguracji/widoków formularzy dla każdego kroku w akceptacji, co w niektórych zastosowaniach ma duże znaczenie. Natomiast dużym minusem stworzenia takiej struktury akceptacji jest utrudniona rozbudowa lub zmiana w przyszłości.

Wady i zalety stosowania ścieżek akceptacji w oddzielnych etapach procesu:

Akceptacja w jednym kroku

Ta metoda polega na zapętlonej akceptacji w jednym kroku, do momentu akceptacji przez wszystkich użytkowników. Odpowiednia konfiguracja reguł biznesowych i warunków akceptacji pozwala na wykorzystanie tej metody, zarówno w przypadku ścieżki określonej na etapie wdrożenia, jak również przy założeniu, że użytkownik będzie samodzielnie wyznaczał kolejnych akceptantów na formularzu. Definiowanie ścieżki akceptacji przez użytkownika zostało opisane w dalszej części artykułu.

Gdy w modelowanym procesie mamy do czynienia ze skomplikowaną i wielopoziomową akceptacją, zastosowanie takiej metody ułatwi przedstawienie w sposób czytelny schematu procesu oraz pomoże użytkownikowi biznesowemu zrozumieć ogólne działanie wdrażanej aplikacji.

Wady i zalety stosowania ścieżek akceptacji w jednym kroku:

Połączenie metod

Często wdrażając rozbudowany i wielopoziomowy proces akceptacji łączymy ze sobą oba wyżej wymienione sposoby. Pozwala to zminimalizować wady, charakterystyczne dla każdego ze sposobów, pozostawiając proces czytelny i prostszy do rozbudowywania.

Akceptację w takim modelu możemy podzielić na poszczególne etapy, na przykład na akceptację merytoryczną, która jest oddzielnym krokiem oraz rozbudowaną akceptację finansową zapętlającą się w zależności od wybranych warunków akceptacji. 

Często wdrażając rozbudowany i wielopoziomowy proces akceptacji łączymy ze sobą oba wyżej wymienione sposoby. Pozwala to zminimalizować wady, charakterystyczne dla każdego ze sposobów, pozostawiając proces czytelny i prostszy do rozbudowywania.
Akceptację w takim modelu możemy podzielić na poszczególne etapy, na przykład na akceptację merytoryczną, która jest oddzielnym krokiem oraz rozbudowaną akceptację finansową zapętlającą się w zależności od wybranych warunków akceptacji.

Dzięki takiemu podejściu możemy także zdefiniować wygląd formularza osobno dla każdego etapu oraz oznaczyć akceptantom najważniejsze atrybuty. Pozwala to wykorzystać również dynamiczność przypisywania zadań za pomocą listy pozycji, która jest tworzona na podstawie reguł bazujących np. na danych projektu, kodach zarządczych, typie dokumentu, kwocie, itp.
W modelu tym, często wykorzystuje się również mechanizm podbiegów do akceptacji, aby zapewnić równoległość wykonywania akceptacji, znacząco skracając czas akceptacji.

Akceptacja na pod-obiegach

Innym sposobem na stworzenie rozbudowanej ścieżki akceptacji jest wykorzystanie mechanizmu pod-obiegów, zapewniający równoległość i niezależność wykonania akceptacji, znacząco skracając czas akceptacji. Każdy pod-obieg jest stratowany na podstawie listy pozycji, w której wskazano np. osoby do akceptacji lub jednostkę organizacyjną, po której mają być wyznaczeni akceptanci. Lista może być uzupełniona przy pomocy zapytania SQL, reguł biznesowych lub użytkownika. Główny obieg w przypadku takiej metody trafia do kroku oczekiwanie na zakończenie obiegów, w którym możemy śledzić etapy poszczególnych podobiegów akceptacji.

Metoda zaadresowania wielu sposobów i typów akceptacji za pomocą jednego rozwiązania

Aby zapewnić wysoką elastyczność schematu akceptacji można zastosować akceptacje definiowaną przez użytkownika na liście pozycji:

W tym rozwiązaniu system będzie przechodził po kolei po wierszach tabeli, przydzielając akceptację do osoby lub grupy osób. Użytkownik może definiować także formę akceptacji (systemową/podpis elektroniczny) oraz jej sposób (wszyscy/jeden z wielu /większość). Dzięki takiemu podejściu użytkownik może samodzielnie zdefiniować dość złożony schemat akceptacji, bez konfigurowania go wcześniej w modelerze.

Tak elastyczny sposób akceptacji możemy wykorzystać na przykład w procesie Obiegu Spraw. Jego głównym zadaniem jest optymalizacja procesu przepływu i akceptacji informacji i dokumentów w organizacji. Każda sprawa może łączyć wiele typów dokumentów, danych czy zadań, pozwalając na pracę na jednym obiekcie (formularzu). Trudno jest z góry określić ścieżki akceptacji, a próba ich skonfigurowania mogłaby się skończyć mocnym „przeładowaniem logiki”. Dlatego w takim przypadku doskonale sprawdza się elastyczne podejście do akceptacji, gdzie użytkownik sam określa jej schemat.
Więcej o samym procesie Obiegu Spraw piszemy w artykule „Każdy proces biznesowy to Obieg Spraw”.

Takie podeście pomaga też w integracjach z systemami firm trzecich, które konsumując API systemu Webcon BPS, mogą wypełnić listę pozycji odpowiednimi pracownikami i uruchomić właściwą akceptację.

Jak ułatwić użytkownikowi akceptację w systemie?

Klasyczny sposób akceptacji polega na wybraniu przycisku „Akceptuj” na formularzu, który wyzwala pozytywną ścieżkę przejścia danego kroku.
Sposób ten nie sprawdza się w przypadku, gdy osoba akceptująca ma wiele elementów/spraw do akceptacji. W tym przypadku warto ułatwić proces akceptacji poprzez dwie funkcjonalności:

Masowa akceptacja – użytkownik podejmuje decyzję poprzez weryfikację podstawowych informacji. Często wykorzystujemy tą funkcjonalność w procesie obiegu faktur. W raporcie skonfigurowanym dla użytkownika umieszczamy kolumny z kwotą, nazwą kontrahenta, numerem umowy, osobą merytorycznie odpowiedzialną za fakturę oraz opisem. Dane umieszczone w raporcie ułatwiają podjęcie decyzji związanej z akceptacją faktury. Użytkownik ma możliwości wybrania wielu faktur do akceptacji jednocześnie, ale również ma możliwość wglądu do danej faktury w celu zweryfikowania szczegółów.

MailApproval – użytkownik akceptuje element/sprawę z poziomu klienta pocztowego poprzez użycie przycisku zdefiniowanego w wiadomości e-mail i przesłaniu wygenerowanego maila. Sposób ten wykorzystywany jest najczęściej przez managerów wyższego szczebla, którzy z powodu braku czasu i częstych spotkań nie zawsze regularnie logują się do systemu WEBCON BPS. Akceptację realizuje się wówczas poprzez przyciśnięcie guzika w e-mailu i wysłaniu wygenerowanego e-maila który zostaje odczytany przez system i automatycznie akceptuje dany element w procesie.

Wykorzystanie akceptacji większościowej do realizacji funkcji głosowania

Jednym ze sposobów podejmowania decyzji jest także głosowanie, zarówno w formie jawnej jak i tajnej.
Głosowanie tajne występuję dość rzadko. W ostatnim czasie wdrażaliśmy takie rozwiązanie w procesach wspomagających pracę Biura Zarządu i Rady Nadzorczej. Szerzej o tym piszemy na naszym blogu firmowym w artykule „Cyfrowa transformacja procesów Biura Zarządu i Rady Nadzorczej”
WEBCON BPS jest systemem, który loguje każdy zapis formularza w historii elementu, co utrudnia realizację funkcjonalności akceptacji tajnej. Do tego celu przygotowaliśmy dodatkową kontrolkę w WEBCON BPS wykorzystującą mechanizm SDK i zapewniającą pełną anonimowość głosowania.

Podsumowanie

Kluczowym elementem każdego wdrożenia jest wybranie odpowiedniej metody akceptacji oraz zaimplementowanie mechanizmów, które ułatwią proces podejmowania decyzji w organizacji. Dzięki temu poprawiamy doskonałość operacyjną firmy i w ustandaryzowany sposób podejmujemy decyzje w organizacji.

Jeżeli poszukujesz rozwiązań, które wspierają i optymalizują procesy podejmowania decyzji w organizacji, zapraszam Cię do kontaktu. Podzielimy się wiedzą i doświadczeniem oraz zaprezentujemy nasze rozwiązania.

Zachęcam również do subskrypcji naszego newslettera, w którym regularnie dzielimy się wiedzą na temat procesów biznesowych. Warto być na bieżąco. Dołącz do Nas już dzisiaj.