Optymalizacja zakupów w budownictwie: Integracja BIM, ERP i WEBCON

Branża budowlana operuje na ogromnej liczbie danych, dokumentów i decyzji, które często muszą być podejmowane szybko i w oparciu o aktualne informacje. Każde opóźnienie w dostawie czy błąd w dokumentacji to bezpośrednie uderzenie w harmonogram i budżet. W branży, w której zakupy stanowią od 40% do 70% wydatków firmy, nie ma miejsca na pomyłki.

Aby utrzymać rentowność nowoczesne przedsiębiorstwa budowlane dążą do stworzenia jednolitego środowiska danych (ang. common data environment, CDE) i działania w modelu BIM (ang. Building Information Model). Zobacz, jak jeden z klientów GoNextStage usprawnił proces zakupowy m.in. dzięki integracji z Autodesk.

Strategiczne uzasadnienie cyfrowej transformacji zakupów w sektorze budowlanym

Tradycyjny podział na „projekt” (BIM) i „zarządzanie” (ERP/workflow) powoduje brak powiązania danych, przez który najczęściej dochodzi do wycieku marży. Brak bezpośredniego połączenia parametrów technicznych modelu konstrukcji z procesem zakupowym to prosta droga do błędów w specyfikacji. Dlatego klient GoNextStage postanowił połączyć procesy biznesowe z danymi projektowymi. Za takim rozwiązaniem świadczyły także zidentyfikowane wąskie gardła, które bezpośrednio uderzały w wynik finansowy placów budowy:

1. Wysoka zmienność oraz ograniczona standaryzacja danych powodująca trudności w kontroli budżetu i łączeniu zakupów z finansami. Zmienność cen i czasów realizacji po latach 2022–2023 nadal utrudnia budżetowanie i rezerwacje mocy dostawczych, mimo oznak stabilizacji w wielu krajach w 2025 r.
2. „Ostatnia mila” – brak przygotowania rozładunku, pomyłki asortymentu. Ograniczone okna rozładunkowe, niezgodna specyfika gabarytów bądź kruchości materiałów oraz brak przygotowania miejsca dostawy podnoszą ryzyko szkód, reklamacji i opóźnień. Analizy branżowe wskazują, że koszt „ostatniej mili” stanowi istotną część całkowitych kosztów dostawy w budownictwie oraz podkreślają wysoki odsetek incydentów bez wdrożonych rozwiązań do prognozowania i komunikowania czasu przyjazdu dostawy.
3. Brak jednoznacznego potwierdzenia dostawy, etykietowania strefowego i powiązania z etapami robót skutkuje sporami o uszkodzenia oraz niezgodności formalne (deklaracje, atesty).
4. Rosnące wymagania zgodności regulacyjnej. Nowe CPR 2024/3110 (stosowane w znacznej części od 8.01.2026) wprowadza rozszerzone deklaracje (DoPC), obowiązki raportowania środowiskowego oraz przygotowanie do cyfrowych paszportów produktów (DPP), co zwiększa obciążenie dokumentacyjne działów zakupów już na etapie zapytań ofertowych.

Zaadresowanie tych wyzwań wymaga właściwego obiegu informacji i dokumentów oraz możliwości tworzenia dedykowanych procesów z określoną logiką biznesową. Właśnie to oferuje platforma WEBCON. Eksperci GoNextStage polecają ją przedsiębiorstwom ze względu na elastyczność, szerokie możliwości integracji oraz gotowość do skalowania procesów.

W tym wdrożeniu WEBCON stał się sercem CDE. To w nim dane z modeli 3D spotykają się z wnioskiem zakupowym, obiegiem faktur i kontrolą budżetu, tworząc spójny ekosystem informacyjny.

Cel: usprawnienie i rozbudowa procesu zakupowego na platformie WEBCON

Głównym założeniem projektu było stworzenie jednego, wiarygodnego źródła prawdy o inwestycji, a także:

• ustrukturyzowanie danych o materiałach w modelu BIM i zintegrowanie go w centralnym workflow zamówień na platformie WEBCON;
• wizualizacja aktualnego etapu zakupowego na modelu 3D;
• ujednolicenie ścieżki weryfikacji i akceptacji zakupu w WEBCON;
• integracja procesu zamówienia z kontrolą budżetową, obiegiem faktur i umów;
• stałe zapisywanie pełnej historii i dokumentacji (EPD/DoP, atesty), aby ułatwić reklamacje, audyty itp.

Podjęte działania

Sukces projektu opierał się na zrozumieniu potrzeb i sytuacji Klienta oraz połączeniu wiedzy biznesowej z wieloetapowym rozwojem procesu zakupowego. Eksperci GoNextStage przeprowadzili projekt przez kluczowe etapy:

1. Audyt i modelowanie procesów. Projekt zaczął się od głębokiej analizy struktury danych oraz obiegu informacji między działami back office a placem budowy. Na tej podstawie zespół GoNextStage wspólnie z klientem zdefiniował nową logikę procesów, która eliminuje dublowanie zadań i ogranicza błędy w procesie zakupowym.
2. Integracja procesów zakupowych, księgowych, umów oraz systemu ERP, prowadzące do spójnego źródła wiedzy. Zespół GoNextStage połączył system ERP, KSeF i platformę WEBCON w spójny obieg informacji. Dzięki temu każdy pracownik, niezależnie od działu czy lokalizacji, widzi tylko aktualne dane.
3. Autorska integracja BIM i WEBCON. Programiści GoNextStage stworzyli dedykowane rozwiązanie, które importuje model 3D konstrukcji bezpośrednio do środowiska WEBCON. W ten sposób cyfrowy model przestał być tylko rysunkiem, a stał się aktywnym interfejsem zakupowym. Dzięki pracy deweloperów GoNextStage, po zaznaczeniu konkretnego elementu konstrukcji system automatycznie pobiera wszystkie parametry techniczne określone na rysunku technicznym, co eliminuje błędy w specyfikacji zamówienia.

Rezultat: sprawny proces zakupu w budownictwie

Eksperci GoNextStage usprawnili cały proces zakupowy w firmie budowlanej dzięki połączeniu najważniejszych węzłów komunikacyjnych w jednym systemie. Procesy umów, zamówień, zakupów i faktur przenikają się teraz wzajemnie. Dzięki temu możemy lepiej kontrolować koszty już na etapie zamówienia. Zobacz, jak wyglądają nowe procesy.

Połączenie zamówień z fakturami i umowami, prowadzące do przyspieszenia dekretacji dokumentów księgowych

Proces działa w oparciu o jeden punkt odniesienia – Purchase Order (PO). To on łączy zapotrzebowanie, akceptację kosztu, fakturę oraz księgowanie w ERP.

1. Pracownik zgłasza zapotrzebowanie, wskazuje projekt budowlany, którego zamówienie dotyczy, a system tworzy zamówienie (PO) powiązane z odpowiednią umową.
2. Zamówienie przechodzi przez ścieżkę akceptacji. Oznacza to, że koszt jest akceptowany jeszcze przed powstaniem faktury. Akceptujący mogą z łatwością zidentyfikować, którego projektu dotyczy zamówienie i zweryfikować założenia projektu dzięki połączeniu zamówienia z umowami.
3. Po wpłynięciu faktury system automatycznie odczytuje dane dokumentu i dopasowuje ją do właściwego PO — po numerze, dostawcy, właścicielu kosztu lub kategorii wydatku.
4. Dane faktury są porównywane z danymi zamówienia. Jeśli są zgodne, dokument automatycznie trafia do księgowania z właściwym MPK i właścicielem kosztu.
5. Jeśli system wykryje różnice (ilość, cena, zakres), kieruje dokument do wyjaśnienia z precyzyjną informacją, gdzie wystąpiła rozbieżność.
6. Zatwierdzona faktura trafia do ERP jako kompletny dokument gotowy do płatności.

W rezultacie dekretacja faktur skraca się z dni do minut, a księgowość pracuje na kompletnych danych, zamiast ręcznie dopasowywać dokumenty. Minimalizuje to liczbę pomyłek, skraca ścieżkę akceptacji kosztu i zyskuje stałą kontrolę nad budżetem w oparciu o jeden spójny proces. Dowiedz się więcej o autodekretacji dokumentów księgowych.

Jednak w kontekście zakupów budowlanych jedną z większych bolączek są niezgodności zamówionych materiałów względem wymogów projektu. Eksperci GoNextStage zaadresowali również ten problem.

Model 3D – nowy interfejs zakupowy

Wisienką na torcie stała się integracja modelu 3D w procesie zakupowym. W takim kształcie z perspektywy użytkownika proces składania zamówienia staje się ekstremalnie prosty i intuicyjny. Zamknąć go można w zaledwie 5 krokach.

1. Inicjacja w modelu BIM (wybór elementu konstrukcji do zakupu): użytkownik wybiera element w modelu technicznym BIM, który chce zamówić (np. konkretny typ okna, belkę konstrukcyjną, fragment instalacji). Zaznaczony element jest automatycznie przenoszony do wirtualnego „koszyka” na platformie WEBCON.
2. Automatyczne generowanie formularza zamówienia: po wygenerowaniu zamówienia w nowej karcie otwiera się formularz z wstępnie wypełnionymi danymi. Dane te są pobierane bezpośrednio z modelu BIM, ponieważ to w nim zawarte są szczegółowe informacje na temat geometrii, materiałów, instalacji i funkcji użytkowych.
   Dodatkowo podczas składania zamówienia użytkownik określa oczekiwaną datę otrzymania towaru, co pozwala na odpowiednie planowanie odbioru na placu budowy oraz monitorowanie harmonogramu prac.
3. Weryfikacja i akceptacja: wygenerowane zamówienie przechodzi przez zdefiniowany w systemie obiegu dokumentów proces weryfikacji i akceptacji zakupu. Dzięki modelowi 3D proces weryfikacji i łączenia zamówienia z powiązanymi procesami zakupowymi jest prostsze.
4. Zmiana statusu: po pomyślnym przejściu zamówienia przez proces weryfikacji i akceptacji, następuje kluczowy moment integracji: zmiana statusu widoczna na wizualizacji. Każdy etap oznaczony jest innym kolorem, widocznym na modelu 3D budynku. Dzięki temu łatwo zidentyfikować status danego zamówienia.
5. Potwierdzenie odbioru zamówienia: kierownik budowy, mający dostęp do WEBCON poprzez aplikację mobilną, potwierdza odbiór i zgodność materiału ze specyfikacją. Wszystkie dane są zapisywane w systemie, dzięki czemu raportowanie etapu prac staje się łatwiejsze i szybsze.

 

Tak zautomatyzowany proces zamówień zintegrowany został z obiegiem faktur i kontrolą budżetową. Wspiera to efektywne zarządzanie kosztami realizacji inwestycji i jej późniejszym użytkowaniem. Zespół GoNextStage oferuje również pomoc w spełnianiu wymogów KSeF dzięki autorskiemu KSeF Konektorowi, który usprawnia wymianę danych z rządowym systemem, zamykając obieg dokumentów w jednym bezpiecznym ekosystemie.

Uzyskane efekty

Wdrożenie integracji BIM z WEBCON porządkuje zakupy i opiera się o jedno źródło prawdy dzięki poprawnie zaprojektowanym procesom i połączonych danych, co realnie ogranicza ryzyko inwestycyjne. W sektorze, który od lat zmaga się z niskim wzrostem produktywności i opóźnioną cyfryzacją, połączenie modelu BIM z workflow i ERP daje dużą przewagę rynkową.

Klient GoNextStage zyskał:

• Ustandaryzowane dane i realną kontrolę budżetu. Model BIM, WEBCON i ERP korzystają z tej samej struktury kart materiałowych, kategorii zakupowych oraz słowników dostawców. Zapotrzebowania, zamówienia i faktury są od razu wiązane z konkretnymi MPK, budżetem projektu i etapem robót. Dzięki temu kierownicy budów i dział zakupów pracują na tych samych danych, kontroling widzi w czasie rzeczywistym, jak kolejne zamówienia wpływają na budżet, a historyczne ceny i warunki dostaw stają się bazą do negocjacji.
• Kontrolę nad „ostatnią milą”, ponieważ w momencie składania zamówienia użytkownik określa nie tylko zakres materiału, ale też oczekiwaną datę i miejsce dostawy. Wszystkie informacje wraz z rzeczywistym statusem zamówienia widoczne są na modelu 3D oraz w WEBCON. Dlatego łatwiej zaplanować rezerwację okna rozładunkowego dla konkretnej dostawy.
• Jednoznaczne potwierdzenie dostawy i powiązanie z etapem robót. Kierownik budowy korzysta z aplikacji mobilnej WEBCON, aby na miejscu potwierdzić dostawę: zgodność ilości, asortymentu i jakości z zamówieniem. Potwierdzenie jest od razu przypisane do konkretnego zamówienia (PO), elementu modelu 3D, strefy magazynowej / kondygnacji, etapu robót. Dodatkowo system umożliwia etykietowanie strefowe i powiązanie każdej partii materiału z dokumentami jakościowymi (deklaracje, atesty, EPD). W sporach z dostawcą czy przy reklamacji masz pełną ścieżkę: co, kiedy, gdzie dostarczono i kto to odebrał.
• Zgodność regulacyjną, ponieważ system wymusza komplet dokumentów (DoP/DoPC, EPD, atesty) już przy tworzeniu kart materiałów i podczas oceny dostawcy, workflow nie przepuszcza zamówienia dalej bez wymaganych dokumentów – albo kieruje je do uzupełnienia. Z kolei powiązanie z KSeF Konektorem GoNextStage usprawnia obieg danych finansowych. Dla audytów i raportowania ESG dostępna jest pełna historia decyzji, dokumentów i materiałów użytych w danej inwestycji.
• Spadek korekt i niezgodności przy odbiorze dzięki pobieraniu danych o materiałach prosto z modelu konstrukcji 3D.
• Stały dostęp do aktualnych informacji w każdej lokalizacji, ponieważ aplikacja mobilna WEBCON pozwala na łatwy dostęp do danych na każdym placu budowy.
• Wzrost terminowości dostaw i łatwa identyfikacja wąskich gardeł poprzez raporty generowane na podstawie formularzy i statusów zamówienia.
• Krótszy czas od potwierdzenia odbioru materiału do zaksięgowania zakupu i większą kontrolę nad budżetem, dzięki zamknięciu informacji w obrębie jednego systemu oraz zachowaniu historii cen.

Warto dodać, że opisywany projekt wdrożenia to tylko część z ponad 50 procesów zautomatyzowanych na platformie WEBCON u klienta GoNextStage. Eksperci GNS traktują procesy jak konstrukcję nośną przedsiębiorstwa. Zamiast punktowych poprawek w jednym dziale, klient zyskał solidny fundament pod rentowny wzrost i spójną strukturę, gotową na szybki rozwój.