3 min
Jak dobrze zautomatyzować ocenę pracownika?
Ocena pracownika to jeden z kluczowych procesów w HR. Z perspektywy biznesu pozwala mierzyć efektywność i wspierać osoby o największym potencjale. Dla pracownika może być narzędziem motywacyjnym oraz precyzującym ścieżkę kariery. Problem w tym, że tradycyjne metody ocen (arkusze Excel, papierowe formularze, ręczne podsumowania) są czasochłonne i podatne na błędy, a nawet… nadużycia. Czy można zrobić to lepiej? Tak – dzięki automatyzacji.
Spis treści
Metody oceny pracowniczej
Automatyzację procesu HR, jakim jest ocena pracownicza, należy zacząć od zdefiniowania metody oceny okresowej. To fundament – określa uczestników procesu oraz etapy ewaluacji, a tym samym stanowi podstawę dla działań automatyzacyjnych. Najczęściej stosowane metody to:
- Ocena 90 stopni – najprostsza forma, w której pracownika ocenia bezpośredni przełożony.
- Ocena 180 stopni – dwustronna, obejmuje ocenę przełożonego i samoocenę pracownika.
- Ocena 270 stopni – podejście 180 stopni rozszerzone o opinię współpracowników.
- Ocena 360 stopni – najbardziej rozbudowana i kompleksowa ocena pracownicza. Bierze w niej udział całe środowisko pracy: sam pracownik, który dokonuje samooceny, jego przełożeni, jego podwładni, jak również partnerzy spoza firmy, z którymi dana osoba ma bezpośredni, regularny kontakt.
Decyzja o wyborze konkretnej metody określa, jak szeroki obraz kompetencji i postaw pracownika uzyska firma. Automatyzacja pozwala wdrożyć każdą z tych metod w sposób spójny i skalowalny.
Dane jakościowe i ilościowe w ewaluacji pracownika
Kompetencje miękkie, takie jak komunikacja, współpraca czy kreatywność, z pozoru wydają się trudne do oceny w sposób obiektywny i mierzalny. Przedstawienie tych aspektów w formie liczbowej pomaga jednak stworzyć bardziej obiektywne porównanie pracowników. Dział HR zyskuje też rzeczywiste argumenty w rozmowie z zarządem lub managerami.
Dlatego często stosowaną praktyką jest ocena pożądanej cechy pracownika w skali ocen, np. 1-10. Tak zebrane dane mogą być dodatkowo przeliczane według ustalonych wag i kryteriów, na przykład:
- ocena przełożonego może mieć wagę 50%,
- samoocena 20%,
- opinia zespołu 30%.
Same dane to dopiero początek. Bez odpowiednich zabezpieczeń i jasnych zasad ocena może zostać zniekształcona przez subiektywne wpływy czy nieuprawnione edycje. Dlatego warto postawić na proces, który eliminuje ryzyko nadużyć i daje pewność, że wyniki są wiarygodne i sprawiedliwe.
Ocena odporna na nadużycia
Ocena z natury oparta jest o indywidualne wrażenia. Jednak dzięki odpowiednio zaprojektowanej architekturze systemu, można zwiększyć obiektywizm ewaluacji oraz ograniczyć nadużycia. Wprowadzenie automatyzacji oceny pracowniczej spiętej z obiegiem dokumentów kadrowych adresuje takie kwestie jak:
- Spójność oceny – każdy pracownik jest oceniany według spójnych kryteriów adekwatnych dla danego działu bądź oddziału.
- Szeroki obraz – naturalną tendencją jest branie pod uwagę najświeższych wydarzeń, czasami zapominając lub ignorując wcześniejsze osiągnięcia. W systemie do obsługi procesów biznesowych łatwo prześledzić poprzednie oceny, przeanalizować postęp pracownika oraz wszystkie jego osiągnięcia. Opieranie oceny na rzeczywistych działaniach w danym okresie daje stronom poczucie, że feedback jest sprawiedliwy.
- Możliwość jednorazowego wypełnienia arkusza oceny pracownika. W wielu firmach oceny okresowe przeprowadzane są w plikach Excel, niezabezpieczonych przed nadużyciami. Niestety zdarza się, że ocena jest edytowana po oficjalnym spotkaniu feedbackowym przez pracownika lub nawet managera. Wykorzystanie systemu takiego jak WEBCON do obsługi oceny okresowej, zapewnia spójność informacji. Raz przesłany plik dostępny jest wyłącznie do wglądu uprawnionych osób i zabezpieczony przed nieautoryzowaną edycją.
Skuteczna ochrona przed nadużyciami wymaga nie tylko procedur, ale także odpowiedniego wsparcia technologicznego. To właśnie narzędzia decydują o tym, czy proces będzie spójny, bezpieczny i łatwy w obsłudze. Dlatego kolejnym krokiem jest wybór platformy, która pozwoli zautomatyzować ocenę i zintegrować ją z innymi procesami HR.
Wybór narzędzia do obsługi procesu oceny okresowej
Wiele narzędzi HR-owych posiada wbudowany moduł feedbackowy. Warto jednak spojrzeć na ocenę okresową nie tylko jako osobny proces, lecz jako część cyklu życia pracownika. Integracja modułu oceny pracowniczej z obiegiem dokumentów kadrowych daje pełen obraz każdego zatrudnionego i pozwala na:
- kompleksowe raporty i analitykę dzięki połączeniu danych z ocen np. z informacjami o urlopach i zwolnieniach lekarskich czy sukcesach pracowniczych w ciągu roku;
- podejmowanie lepszych decyzji kadrowych;
- szybsze identyfikowanie potencjalnych problemów np. związanych z wypaleniem zawodowym lub narastających frustracji pracowników.
Platformy low-code typu WEBCON czy Microsoft Power Platform są świetne do obsługi procesów biznesowych. Umożliwiają elastyczne zarządzanie kształtem procesu i dostosowywanie go do aktualnych potrzeb organizacji. Właściwe wdrożenie takiej technologii zapewniają eksperci GoNextStage. Dogłębne zrozumienie logiki biznesowej odzwierciedla się w wynikach: aż 88% klientów poleciłoby ich jako partnera w automatyzacji procesów. Wśród firm, które zaufały GoNextStage, są m.in. Benefit Systems, Canal+ Polska oraz Vinci.
Podsumowanie
Automatyzacja ocen pracowniczych to krok w stronę nowoczesnego HR. Dzięki odpowiednim narzędziom proces staje się szybszy, bardziej transparentny i wspiera rozwój talentów w organizacji.
Chcesz zobaczyć, jak wygląda automatyzacja w praktyce? Skontaktuj się z ekspertami GoNextStage i poznaj rozwiązania dopasowane do Twojej firmy.
