GoNextStage Produkty e-Doręczenia Konektor od GoNextStage

e-Doręczenia Konektor od GoNextStage

Zintegruj e-Doręczenia z systemem obiegu informacji w firmie. e-Korespondencja to główny kanał komunikacji z Urzędami. Nie przegap żadnego ważnego pisma: otrzymuj powiadomienia i prowadź rejestr korespondencji w swoim systemie obiegu dokumentów dzięki Konektorowi od GoNextStage.

umów demo

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Przesyłki nadane za pośrednictwem skrzynki e-Doręczeń mają dokładnie taki sam skutek prawny jak tradycyjne listy polecone za potwierdzeniem odbioru.

Integracja e-Doręczeń z firmowym obiegiem korespondencji

Konektor e-Doręczeń od GoNextStage umożliwia szybką i wygodną integrację firmowego obiegu informacji z systemem publicznym, zapewniając automatyczny i ciągły odbiór korespondencji. Obsługuje zarówno obieg korespondencji przychodzącej, jak i wychodzącej.

Jak wygląda e-Korespondencja z Konektorem e-Doręczeń od GoNextStage?

Integracja z dowolnym systemem obiegu informacji (Webcon, Microsoft, itd.) poprzez UA API.

Automatyczne łączenie korespondencji z odpowiednim projektem lub pokrewnym procesem (np. windykacją, pozwoleniem na budowę, teczką pracowniczą).

Pełna kontrola i centralny nadzór nad korespondencją oraz jej archiwum w całej grupie kapitałowej poprzez obsługę UPP, statusów pism i załączników do nich.

Uporządkowana komunikacja z urzędami: wiadomości dotyczące tej samej sprawy są zbierane w tym samym wątku.

Możliwość nadania dostępu do poszczególnych typów pism dla osób z odpowiedniego działu (np. HR - od ZUS, Dział Prawny - listy z sądu, itp.).

Oszczędność czasu: krótsze wdrożenie poprzez działanie na znajomej platformie i mniej chaosu informacyjnego.

Jak działa integracja e-Doręczeń z systemem obiegu korespondencji w firmie?

Korespondencja przychodząca

1 Rejestracja

Aplikacja Konektora rejestruje korespondencję przychodzącą dostarczoną na skrzynkę e-Doręczeń firmy i wysyła powiadomienie o nowej wiadomości do wybranych użytkowników.

2 Potwierdzenie przyjęcia

Wskazany w systemie obiegu dokumentów użytkownik potwierdza przyjęcie korespondencji i tym samym generuje potwierdzenie odbioru w systemie e-Doręczeń.

3 Pobranie i odczytanie

Jeśli korespondencja nie została pobrana, następuje jej pobranie i odczytanie. Po zapoznaniu się z treścią i załącznikami użytkownik przekazuje ją do Archiwum korespondencji odebranej lub błędnie nadanej.

Korespondencja wychodząca

1 Nadanie listu

Użytkownik rejestruje korespondencję wychodzącą w systemie, wskazując odbiorcę, treść wiadomości oraz załączniki.

2 Potwierdzenie wysyłki

Korespondencja czeka na potwierdzenie wysyłki przez e-Doręczenia. Gdy weryfikacja zakończy się sukcesem, przechodzi automatycznie do kolejnego etapu. W przypadku błędu dokument przechodzi do sekcji "Błąd wysyłki", skąd można go ponownie wysłać lub odrzucić.

3 Potwierdzenie dostarczenia

System pobiera informację z rządowego systemu e-Doręczeń o skutecznym dostarczeniu dokumentu. Jeśli pojawi się błąd, korespondencja trafia do etapu "Błąd wysyłki", umożliwiającego ponowną wysyłkę lub odrzucenie.

Wejdź na wyższy poziom zarządzania korespondencją

Tradycyjne e-Doręczenia

Logowanie przez Profil Zaufany
Konieczność nauki nowego panelu do obsługi korespondencji
Każdy upoważniony ma dostęp do całej skrzynki
Klasyczna historia korespondencji, ułożona chronologicznie
Powiadomienia o nowym piśmie na e-mail administratora skrzynki
Status „doręczony” po 14 dniach od wysyłki pisma z Urzędu, niezależnie od statusu otwarcia wiadomości

e-Korespondencja z Konektorem GoNextStage

Logowanie przez firmowy system obiegu dokumentów
Krótsze wdrożenie: praca na znajomym ekosystemie w systemie klasy BPM
Możliwość nadania dostępów do poszczególnych kategorii pism lub spraw na bazie tytułu wiadomości
Dzielenie korespondencji na wątki (pisma dotyczące tej samej sprawy są automatycznie wiązane ze sobą) oraz możliwość tagowania pism
Powiadomienia i alerty o działaniach do wszystkich osób zaangażowanych w proces
Eliminacja fikcji doręczenia – system może przypominać o nieprzeczytanych wiadomościach lub pismach bez odpowiedzi
Możliwość dołączenia listu do innego obiegu dokumentów, np. procesu windykacji, pozwolenia na budowę, teczki pracowniczej

Najczęściej zadawane pytania

1. Złóż wniosek o założenie skrzynki przez portal biznes.gov.pl. Jeśli Twoja firma to spółka wpisana w KRS, wybierz osobę reprezentującą firmę, która złoży wniosek. We wniosku wskazujesz administratora skrzynki.

2. Wniosek zostaje przekazany do Ministra Cyfryzacji, który weryfikuje poprawność danych firmy i nadaje Ci unikalny adres e-Doręczeń.

3. Po otrzymaniu mailowego potwierdzenia nadania unikalnego adresu doręczeń, musisz aktywować skrzynkę. Zaloguj się na edoreczenia.gov.pl i postępuj zgodnie z instrukcjami rządowymi.

Przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS przed 2025 rokiem musieli założyć skrzynki do 1 kwietnia 2025 r. Nowe spółki zakładają je automatycznie przy rejestracji.

W wersji podstawowej, w której korzystasz wyłącznie z serwisu ministerialnego, e-Doręczenia są bezpłatne. Integracja z Konektorem e-Doręczeń od GoNextStage to inwestycja rzędu kilkunastu tysięcy złotych, która zwróci się w dłuższej perspektywie dzięki ograniczeniu pracy manualnej zespołu i automatyzacji obiegu dokumentów zgodnie z Twoją logika biznesową. Jednak na największy ROI możesz liczyć w momencie wprowadzenia pełnego obiegu dokumentów kancelaryjnych, który umożliwia szybką rejestrację korespondencji, łączenie z inną dokumentacją (np. z procesu windykacji, pozwolenia na budowę, teczki pracowniczej).

Najlepszym sposobem na integrację e-Doręczeń z obiegiem dokumentów w firmie jest wprowadzenie gotowego modułu e-Kancelarii GoNextStage. System workflow (np. WEBCON) automatycznie odbiera korespondencję bez konieczności logowania do platformy rządowej, umożliwiając jej szybką rejestrację i przekazywanie w strukturach organizacji. Rozwiązanie wdrażamy szybko i bez konieczności modyfikowania istniejących procesów.

Tak, korzystając z e-Doręczeń otrzymasz potwierdzenie doręczenia przesyłki.
Zintegrowanie e-Doręczeń z systemem e-Kancelaria na platformie WEBCON BPS umożliwia automatyczne śledzenie statusów nadanych i odebranych wiadomości. Użytkownik ma bieżący wgląd w cały proces doręczenia, w tym potwierdzenia odbioru, co zwiększa bezpieczeństwo i transparentność obiegu korespondencji w organizacji.

Sprawdź jak to działa w praktyce