Proces opisywania faktur stale ewoluuje. Niegdyś opisywało się faktury na odwrocie, teraz zadanie to całkowicie przejęły systemy typu BPM (Business Process Management) lub ERP. KSeF porządkuje format i przepływ faktur, ale nie adresuje kwestii opisu kosztów. Ten aspekt nadal pozostaje po stronie organizacji i jej procesów. Bez jasno zdefiniowanego procesu opisu faktur nawet poprawny formalnie dokument nie wspiera controllingu, raportowania ani decyzji zarządczych. Sprawdź, jak opisywać faktury w dobie KSeF.
e-Faktury z Open Mercato. Usprawnij obieg faktur nawet 5x szybciej
Jak sprawnie przypisywać e-faktury do właściwych działów, prowadzić je przez wieloetapowe ścieżki akceptacji i ograniczyć ręczne wyjaśnianie wyjątków oraz sprawdzanie statusów? To wyzwanie jakie stawia obowiązek e-fakturowania przed firmami. Teraz firmy mogą sprawnie wypróbować rozwiązanie od GoNextStage, które integruje się z KSeF, ułatwia zarządzanie e-fakturami i pomaga nadać dokumentom finansowym właściwy kontekst biznesowy. Wszystko dzięki wieloletniemu doświadczeniu w automatyzacji procesów finansowo-księgowych oraz frameworkowi Open Mercato.
Zasada nadrzędna: nie wymyślaj koła na nowo
Wraz z dynamicznym rozwojem technologii rosną również oczekiwania wobec efektów, jakie powinna przynosić. Działy biznesowe oczekują rozwiązań cyfrowych, które nie tylko automatyzują proste, powtarzalne czynności, lecz także przyspieszają złożone procesy i pozwalają szybciej osiągać wymierne oszczędności. Dlatego zdecydowaliśmy się rozpocząć pracę z Open Mercato — opensource’owym frameworkiem AI-native zaprojektowanym z myślą o szybszym tworzeniu i rozwijaniu aplikacji biznesowych dopasowanych do potrzeb organizacji.
GoNextStage przeniosło sprawdzone w swoim KSeF Konektorze podejście, które wcześniej funkcjonowało zarówno w środowisku WEBCON, jak i w samodzielnej aplikacji. Projekt od samego początku zaczynał od zweryfikowanej logiki, doświadczenia w automatyzacji procesów back office oraz gotowych wzorców PBM. Pierwsze efekty zobaczyliśmy bardzo szybko.
4 dni
stworzenie MVP konektora na Open Mercato
0
duplikatów
bezpieczny import z KSeF
3
warianty e-fakturowania
właściwe dla Polski, Węgier, Rumunii
5x
szybsza realizacja projektu
MVP Procesu Zamówień i Obiegu Faktur wraz z KSeF Konektorem
Rozwiązanie gotowe do implementacji w firmach
KSeF Konektor od GoNextStage osadzony na frameworku Open Mercato wykorzystuje gotowe mechanizmy integracji, harmonogramowania, obsługi zdarzeń, kontroli dostępu i workflow. Pozwala też odwzorować konkretny sposób pracy danego działu księgowego: strukturę organizacji, role użytkowników, ścieżki akceptacji, konsultacje, wyjątki i zasady obiegu dokumentów.
Co ważne, pierwsza wersja aplikacji powiązana z procesem zamówień i obiegu faktur powstała 5-krotnie szybciej niż w przypadku tradycyjnego programowania. Dla klientów oznacza to, że pierwsze optymalizacje w sposobie obsługi e-faktur można wdrożyć nawet po 14 dniach od rozpoczęcia prac programistycznych.
Jak działa KSeF Konektor od GoNextStage
Faktury ustrukturyzowane są pobierane z KSeF, dopasowywane do właściwej organizacji na podstawie danych identyfikacji podatkowej, zapisywane z kluczowymi metadanymi i przekazywane do workflow. Szczególną uwagę poświęciliśmy temu, by mechanizm importu był odporny na wszelkie błędy oraz ewentualne niedostępności systemu KSeF (np. w związku z trybem offline). Jeśli synchronizacja z Krajowym Systemem e-Faktur musi zostać uruchomiona ponownie, proces może być kontynuowany bez tworzenia duplikatów faktur.
Uwierzytelnianie do KSeF ma miejsce wyłącznie z poziomu organizacji. Oznacza to, że wystarczy jednorazowo potwierdzić dostęp aplikacji do Krajowego Systemu e-Faktur, a dalsze indywidualne dostępy są definiowane z poziomu aplikacji KSeF Konektora na Open Mercato. Opieranie dostępu do dokumentów na rolach pracowników jest szczególnie ważne w środowiskach wielopodmiotowych, w których użytkownicy powinni widzieć wyłącznie te faktury, do których mają uprawnienia.
Po imporcie faktur każda z nich przechodzi ścieżkę dopasowaną do organizacji pracy klienta, przykładowo:
W obsłudze polskich e-faktur ważne było stworzenie prostego i przejrzystego interfejsu. Użytkownicy pracują z czytelnym widokiem faktury, a nie z surowymi plikami XML, co ułatwia pracę zarówno specjalistom księgowości, jak i osobom akceptującym po stronie biznesu. Można także oznaczać problematyczne faktury, eksportować listę do tabeli oraz obsługiwać załączniki do faktur.
Kluczowe korzyści programu do KSeF od GoNextStage osadzonego na Open Mercato
- Sprawne wdrożenie integracji — program jest sprawdzony w działaniu i gotowy do instalacji oraz integracji z Twoim systemem ERP.
- Nawet 5-krotnie szybsza realizacja projektu usprawniającego cały obieg faktur w firmie dzięki frameworkowi AI-native i metodyce spec-driven development.
- Obsługa wielu krajów europejskich z obowiązkiem e-fakturowania — GoNextStage rozwija logiki e-fakturowania dla innych krajów europejskich, co wspiera organizacje działające na więcej niż jednym rynku. Aktualnie dysponujemy już Konektorem dla Węgier i Rumunii – pracujemy nad rozwiązaniem dla Niemiec i innych krajów. Sprawdź szczegóły.
- Kontekst biznesowy i status każdego dokumentu w aplikacji GNS.
Każda godzina wahania oddala Cię od osiągnięcia ROI.
Zacznij usprawniać procesy już dziś. Opisz swoje wyzwanie, a my zaproponujemy odpowiednie rozwiązanie technologiczne.