KSeF bez logowania: pobieranie i wyszukiwanie faktur

Znasz ten scenariusz? Pilnie potrzebujesz faktury, a zamiast od razu ją pobrać, znów przechodzisz przez logowanie do KSeF. Gdy jeden dział obsługuje kilka spółek w grupie, każda weryfikacja uprawnień i ręczne wyszukiwanie dokumentu zabierają czas, przerywają pracę i zwiększają ryzyko pomyłki. Przy setkach faktur i napiętych terminach nawet drobna czynność szybko staje się wąskim gardłem — dlatego warto wiedzieć, jak dotrzeć do potrzebnego dokumentu bez kolejnego logowania.

Ogólnodostępna strona gov służy do walidacji kodu QR na fakturze KSeF. Aby wyszukać daną fakturę, musisz zeskanować ten kod lub podać najważniejsze dane dokumentu:

• numer faktury,
• numer faktury KSeF,
• NIP nabywcy,
• kwotę należności
• nazwę dokumentu.

Po dostarczeniu tych informacji zweryfikujesz, czy dokument jest ważny i dostępny w Krajowym Systemie eFaktur.

Tymczasem realia biznesowe są inne: poszukując faktury często dysponujesz tylko jednym parametrem – na przykład numerem faktury, NIP-em czy nazwą nabywcy lub kwotą – i właśnie po nim chcesz dotrzeć do dokumentu. Aby pominąć ciągłe logowanie i uwierzytelnianie Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub tokenem autoryzacyjnym, musisz sięgnąć po program do faktur KSeF, taki jak KSeF Konektor od GoNextStage.

W KSeF Konektorze od GoNextStage organizacja uwierzytelnia się w KSeF tylko raz poprzez certyfikat KSeF wystawiony dla danego podmiotu. Dzięki temu pracownicy nie muszą każdorazowo logować się do platformy rządowej. Wystarczy, że posiadają dostęp do aplikacji.

Wyszukiwanie faktury w KSeF jest wybitnie łatwe: aplikacja pobiera wszystkie dane z faktur i prezentuje je w czytelny sposób. KSeF Konektor od GoNextStage umożliwia sortowanie i filtrowanie po dowolnym parametrze faktury. Właśnie ta opcja, razem z wbudowaną wyszukiwarką, w której możesz wpisać odbiorcę lub sprzedany produkt czy usługę, przyspiesza wyszukiwanie właściwego dokumentu i to bez logowania do KSeF.

Dodatkowym atutem rozwiązania jest możliwość modyfikacji statusów i dodania takich parametrów, które przydadzą się Twojej organizacji. O ile w bazowej wersji Konektora statusy obejmują wyłącznie stan komunikacji z KSeF (wysłano do KSeF/błąd wysyłania/wystawiono offline itp.), o tyle w wersji z dostosowaniami możliwe jest dodanie takich parametrów jak:

• Do weryfikacji
• Wymaga uzupełnienia danych
• W akceptacji merytorycznej
• Do korekty
• Zaksięgowana
• Przekazana do płatności
• Opłacona
• Zduplikowana

Wzmocni to zarządzanie obiegiem faktur w firmie i może być pierwszym krokiem do automatyzacji procesów księgowych.

W podobny sposób można pobrać fakturę z KSeF bez logowania. Uwierzytelnienie aplikacji przez certyfikat KSeF umożliwia pracownikom pobieranie faktur, do których mają dostęp.

Faktury KSeF są prezentowane w czytelnej formie, dzięki czemu użytkownik może je sprawdzić, podejrzeć i pobrać z jednego miejsca.

Weryfikacja pojedynczej faktury bez logowania jest możliwa, ale wymaga posiadania jej szczegółowych danych lub kodu QR. W codziennej pracy z większą liczbą dokumentów wygodniejszym rozwiązaniem jest integracja z KSeF, która pozwala wyszukiwać, przeglądać i pobierać faktury bez każdorazowego logowania do platformy rządowej. KSeF Konektor od GoNextStage dodatkowo porządkuje statusy dokumentów i może połączyć ich obsługę z firmowym obiegiem faktur.