E-doręczenia a proces obsługi korespondencji w firmie

1. Czym są e-Doręczenia?

Wprowadzenie e-Doręczeń to prawdziwa rewolucja w komunikacji zarówno z administracją publiczną, firmami zarejestrowanymi w KRS oraz CEiDG, jak i osobami fizycznymi. e-Doręczenia są cyfrowym odpowiednikiem listu poleconego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, umożliwiającym podmiotom gospodarczym i instytucjom korzystanie z bezpiecznych i wygodnych dostaw elektronicznych. Przesyłki nadane za pośrednictwem skrzynki e-Doręczeń mają dokładnie taki sam skutek prawny jak tradycyjne listy polecone za potwierdzeniem odbioru.

W przyszłości, wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy oraz zawody zaufania publicznego będą zobowiązane do posiadania adresu do e-Doręczeń i prowadzenia korespondencji za jego pośrednictwem.

Aby uzyskać dostęp do skrzynki pocztowej umożliwiającej wysyłkę i odbiór korespondencji, należy założyć dedykowane konto na stronie https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen.

2. Jakie korzyści płyną z korzystania z e-Doręczeń?

Korzystanie z e-Doręczeń gwarantuje użytkownikom bezpieczeństwo i szybkość dostarczania korespondencji. Podobnie jak w tradycyjnej przesyłce pocztowej za potwierdzeniem odbioru, cały proces doręczania listu jest śledzony na bieżąco w systemie, umożliwiając monitorowanie statusów, które pełnią rolę dowodu nadania i odbioru korespondencji. Ponadto, skrzynka e-Doręczeń ułatwia ustalanie adresu potencjalnego odbiorcy.

Zaletą korzystania z e-Doręczeń jest także brak konieczności odwiedzania placówki pocztowej
w celu nadania przesyłki oraz możliwość wysyłki korespondencji o dowolnej godzinie z dowolnego miejsca.

3. Integracja e-Doręczeń z aplikacją e-Kancelaria na WEBCON BPS

Zintegrowanie procesu do zarządzania pocztą przychodzącą i wychodzącą (aplikacja e-Kancelaria) opartą na WEBCON BPS z dodatkowym modułem umożliwiającym dostęp do e-Doręczeń doskonale sprawdzi się w codziennym zarządzaniu korespondencją w firmie.
Usługa zapewnia nie tylko bezpieczeństwo danych, ale także umożliwia błyskawiczne śledzenie statusów wysyłanych i odbieranych przesyłek w obiegu e-Doręczeń. Dzięki temu proces nadawania korespondencji staje się wygodny i efektywny, co pozwala zaoszczędzić czas użytkownikom.

Proces obsługujący pocztę przychodzącą pozwala na zarejestrowanie listów z różnych źródeł:
z e- maila, ze skrzynki pocztowej e-Doręczeń, ze skanera lub poprzez ręczne zainicjowanie procesu i dodatnie dokumentu z dysku komputera. Rejestracja ze skrzynki pocztowej e-Doręczeń następuje automatycznie, bez potrzeby logowania się do portalu. Taka cyfrowa korespondencja trafia do pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie kancelarią poprzez przypisanie im zadań w WEBCON BPS. Następny krok to przekierowanie jej do odpowiedniego działu lub pracownika, którego zadaniem jest potwierdzenia odbioru przesyłki lub przypisanie jej właściciela.

W zależności od typu przesyłki obieg poczty wychodzącej zainicjowany przez użytkownika, może trafić do dodatkowej akceptacji przełożonego. Następnie zostaje przekazany do pracownika, który jest odbiorcą korespondencji lub do pracowników kancelarii, którzy są odpowiedzialni za nadanie korespondencji do zewnętrznego adresata. Powiązanie z modułem e-Doręczeń umożliwia przekierowanie poczty wychodzącej bezpośrednio do skrzynki nadawczej portalu, skąd automatycznie zostanie nadana przesyłka za potwierdzeniem odbioru.

Proces pozwala na powiązanie dokumentów i tworzenie przejrzystej historii korespondencji. Dostosowana do potrzeb firmy aplikacja e-Kancelaria może być połączona z innymi procesami, takimi jak obieg spraw, proces obiegu faktur czy obieg umów. Umożliwia skuteczne zarządzanie dokumentami oraz zapewnia stały dostęp do korespondencji, włącznie z zarchiwizowanymi listami
i załącznikami.

Schemat korespondencji przychodzącej

Schemat korespondencji wychodzącej