Cyfrowa transformacja procesów Biura Zarządu i Rady Nadzorczej

W tym artykule chciałbym opisać jeden z ciekawszych projektów transformacji cyfrowej związany z usprawnianiem działań Biura Zarządu u jednego z naszych Klientów. W projekcie wykorzystana została platforma WEBCON BPS optymalizująca kluczowy proces w organizacji związany z procedowaniem wniosków na posiedzenia Zarządu, a następnie głosowaniem.

Problem / Wyzwanie

Najważniejszym problemem dla Członków Zarządu był przedłużający się czas przy podejmowaniu kluczowych decyzji biznesowych. Procedowanie wniosków odbywało się tylko w formie papierowej. Dostępność kluczowych osób uczestniczących w procesie była ograniczona z powodu dużej liczby spotkań, częstych wyjazdów służbowych oraz rozproszonej struktury organizacyjnej.

Głównym celem jaki został postawiony w ramach realizowanego projektu było skrócenie czasu procedowania wniosku. Składał się on z czterech kluczowych zadań:

• Procedowanie wniosku w ramach jednej aplikacji.
• Umożliwienie głosowania zdalnego.
• Podpis przegłosowanych Uchwał/Zarządzeń podpisem kwalifikowanym.
• Cyfrowe repozytorium Uchwał/Zarządzeń

Impulsem do reorganizacji i rozpoczęcia projektu była zmiana przepisów prawa dotyczących zgromadzeń wspólników, walnych zgromadzeń akcjonariuszy oraz prac zarządów i rad nadzorczych. Mogą one odbywać się bez konieczności fizycznego spotykania. Tarcza antykryzysowa (Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych) wprowadziła zasadę, że w każdej spółce kapitałowej można obradować przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość.

Po stronie Klienta w projekt zaangażowana była osoba z Zarządu spółki. Pierwszy etap prac, wykonany przy ścisłej współpracy z Klientem, polegał na zmapowaniu procesu oraz analizie poszczególnych kroków. Na tej podstawie sformułowaliśmy przebieg procesu oraz dokonaliśmy jego optymalziacji. Wskazaliśmy kryteria i metody przejścia ścieżkami, zasoby i odstępstwa oraz przekazaliśmy dokumentację opisującą przebieg.

Procedowanie wniosku w WEBCON BPS

Osoba, odpowiedzialna za dany wniosek, rejestruje go w aplikacji „Wniosek na Zarząd”. Dzięki temu dostęp do wniosku wraz z powiązanym projektem Uchwały/Zarządzenia otrzymują członkowie procesu:

• Pracownicy merytoryczni – odpowiedzialni za prace nad projektem Uchwały/Zarządzenia.
• Dyrektorzy danego obszaru – akceptujący wniosek o głosowanie oraz proponowany projekt Uchwały/Zarządzenia.
• Pracownicy Działu Prawnego – opiniujący projekt Uchwały/Zarządzenia.
• Członkowie Zarządu – oddający głos dotyczący danej Uchwały/Zarządzenia.

Zarejestrowanie wniosku rozpoczyna proces obsługi wewnątrz organizacji. W czasie pracy nad wnioskiem, pracownicy gromadzą w jednym centralnym miejscu niezbędne dokumenty, opinie, komentarze.

Kluczowymi elementami poprawiającym wydajność pracy w na tym etapie okazały się:

• praca zespołowa nad jednym dokumentem. Zrezygnowano z wymiany korespondencji e-mail, do której za każdym razem dołączana była nowa wersja projektu Uchwały/Zarządzenia z naniesionymi uwagami. Każdy z uczestników procesu pracuje na jednym dokumencie, w najnowszej wersji, zdeponowanym w aplikacji.
• standaryzacja procesu, dzięki której pracownicy przygotowują wnioski według określonych procedur.

Głosowanie zdalne w WEBCON BPS

Wdrożona przez nasz zespół funkcja głosowania zdalnego umożliwiła oddanie głosu z każdego miejsca na świecie i o każdej porze. Oddanie głosu może być przeprowadzone w formie głosowania obiegowego lub podczas posiedzenia Zarządu. Dostęp do dokumentów bezpośrednio w aplikacji wyeliminował konieczność drukowania lub przesyłania materiałów i protokołów dla osób uczestniczących w głosowaniu. Samo głosowanie może być przeprowadzone w sposób jawny lub tajny.

Podpis kwalifikowany w WEBCON BPS

Do wprowadzenia funkcji podpisu kwalifikowanego wykorzystaliśmy jedno z rozwiązań dostępnych na rynku i zintegrowaliśmy je z platformą WEBCON BPS. Dzięki temu użytkownicy przebywający poza siedzibą organizacji mogą złożyć podpis pod przegłosowanym dokumentem/uchwałą.

Czy cel został osiągnięty?

Elementem każdego wdrożenia jest podsumowanie osiągniętych celów i weryfikacja założeń. Dwa miesiące po uruchomieniu procesu „Wniosek na Zarząd” wspólnie z Klientem dokonaliśmy oceny wdrożonej aplikacji.

Główny cel, jakim było przyśpieszenie procedowania wniosków, został osiągnięty. Wpłynęło na to kilka elementów:

• spójne środowisko – wyeliminowanie korespondencji e-mail, w której przesyłane były kopie opiniowanych Uchwał/Zarządzeń. Dokumenty źródłowe zamieszczane tylko w jednym miejscu, na platformie WEBCON BPS.
• praca zespołowa na jednym dokumencie – zapewnienie spójności treści znajdujących się w procedowanych Uchwałach/Zarządzeniach.
• zadaniowy tryb pracy – przydzielone zadanie posiadało osobę odpowiedzialną za jego wykonanie.
• ustandaryzowanie procesu – uproszczenie procedur, poprzez powtarzalne czynności i ustaloną sekwencje działań.
• elastyczność – głos oddawany zdalnie, a Uchwała/Zarządzenie podpisywane podpisem kwalifikowanym.
• mobilność – możliwość oddania głosu z poziomu tabletu lub smartfona.

Organizacja znacząco poprawiła swoją doskonałość operacyjną. Została przygotowana do szybkiego i ustandaryzowanego procedowania wniosków oraz ich publikacji w organizacji. Usprawnienie pomogło również w natychmiastowym reagowaniu na zachodzące zmiany rynkowe, także w kryzysie związanym z pandemią COVID-19, który umocnił rolę pracy na odległość.

Jeżeli w twoja organizacja szuka rozwiązań, które wspierają i optymalizujących pracę Biura Zarządu i Rad Nadzorczych, zapraszam Cię do kontaktu. Podzielę się wiedzą i doświadczeniem oraz zaprezentuję nasze rozwiązanie.

Zachęcam również do subskrypcji naszego newslettera w którym piszemy o procesach biznesowych i ich optymalizacji. Warto być na bieżąco. Dołącz do Nas już dzisiaj.