Transformacja cyfrowa biznesu. Trzy powody, dlaczego firmy obawiają się transformacji cyfrowej

Kiedy mówimy o transformacji cyfrowej na myśli mamy jedynie to, że jest to proces związany z coraz dalej postępującym ucyfrowieniem organizacji, w których pracujemy. Często pojawiają się takie hasła jak Chmura, Robotyzacja Procesów Biznesowych, Blockchain, systemy ERP, ECM/DMS.

Jednak nie jest to jedyny czynnik, który związany jest z wdrażaniem innowacyjnych technologii biznesowych. Bardzo istotnym elementem jest również zmiana sposobu myślenia, pracy oraz używania odpowiednich narzędzi pomagających zorganizować procesy w przedsiębiorstwach.

Możemy wymienić trzy główne powody, dlaczego firmy obawiają się transformacji cyfrowej we własnych strukturach

Zmiana organizacyjna/kulturowa

Wdrożenie nowych rozwiązań cyfrowych, z których pracownicy organizacji będą korzystać zmusza ich do nauki związanej z obsługą narzędzia. Każdy z managerów zarządzający określonym obszarem w organizacji wie, że wprowadzenie zmian w dotychczasowych stałych czynnościach, które wykonuje pracownik może wywoływać w nim strach, a nawet opór. 

Jest to przyczyna, która powoduje obawy wielu firm przed transformacją cyfrową argumentujących to tym, że zmiana zamiast przynieść organizacji korzyści i rozwój, spowoduje jej wewnętrzny paraliż. Osoby decyzyjne zdają sobie sprawę, że chwilowe zawirowanie jest kosztem jaki trzeba ponieść za przyszły sukces. Większość ludzi nie akceptuje zmiany dla samej zmiany.

Jednak należy pamiętać, że transformacja cyfrowa oznacza korzyść nie tylko dla klientów danej organizacji, ale również dla jej pracowników. Często pojawia się brak zgody pracowników na pomysł przemiany cyfrowej. W takiej sytuacji osoby zarządzające organizacją pozostają same na polu walki. Należy tu położyć szczególny nacisk na sposób informowania o cyfrowej transformacji.

Komunikaty muszą być przekazywane pracownikom na każdym szczeblu organizacyjnym i powinny zawierać informację o tym co się zmieni w dotychczasowej pracy oraz pokazywać pozytywne strony tej przemiany. Kiedy będziemy otwarcie informować o wprowadzanych zmianach i ich korzyściach dla organizacji, pracownicy poczują, że są częścią tych zmian a ich rola i zaangażowanie w końcowym sukcesie jest bardzo ważna.

W badaniu CIO Insight „Wyzwania Cyfrowej transformacji” (12/2019), 36% ankietowanych managerów wskazało, że organizacja, w której pracują nie posiada roli ani osoby, która była by odpowiedzialna za cyfrową transformację. W takim przypadku warto skorzystać z usług zewnętrznych konsultantów, którzy dzięki wiedzy i doświadczeniu wesprą organizację w procesie zmiany.

Procesy wewnątrz organizacji

Aby zmiana związana z transformacją cyfrową zakończyła się powodzeniem należy pamiętać o poprawnym zidentyfikowaniu obszarów, które w pierwszej kolejności przyniosą zadawalające efekty w krótkim terminie. Dzięki takiemu podejściu część organizacji szybciej zacznie pracę na nowych narzędziach i jednocześnie może się stać naszymi ambasadorami wprowadzanych zmian.

Kolejnym bardzo ważnym elementem jest to, aby nie starać się transformować całej organizacji na raz w krótkim czasie. Zmiana powinna być zaplanowana długofalowo i wieloetapowo oraz powinna się wiązać z poprawą istniejących procesów, czyli ich optymalizacją. Poprawna identyfikacja obszarów wymagających optymalizacji pozwala nadać odpowiednie priorytety oraz stworzyć plan i strategię wdrożenia.

Koszty transformacji cyfrowej

W badaniu „Dojrzałość cyfrowa polskich przedsiębiorstw – jak transformować biznes?”, przeprowadzonym w grudniu 2019 przez redakcję Computerworld wraz z IFS, 16,5% ankietowanych wskazuje na obawę przed wysokimi kosztami wdrożenia narzędzi cyfrowych. Podejmowane decyzje inwestycyjne nie są łatwe i zazwyczaj dotyczą nie tylko zakupu odpowiedniego oprogramowania, ale również wyboru właściwej technologii, która będzie miała wpływ na przyszły rozwój organizacji.

Fakt ten potęguje trudność w szacowaniu efektywności ucyfrowienia procesów, co wskazało aż 17,5% respondentów. Być może to, że nie jesteśmy w stanie poprawnie szacować efektywności zmiany powoduje w nas przekonanie o tym, że „będzie drogo”. Coraz częściej mówi się o platformach niskokodowych (Low Code), których zadaniem jest budowa nowych aplikacji biznesowych przy minimalnej konieczności pisania kodu.

Efektem tego jest osiąganie lepszych rezultatów w dostarczaniu rozwiązania, minimalizacja ryzyka wdrożeniowego oraz ograniczenie kosztów związanych z samym wdrożeniem rozwiązań w organizacji. 

Wykorzystanie zewnętrznych konsultantów, których zadaniem będzie pomoc przy wyborze odpowiednich technologii może okazać się trafną decyzją, która w znaczący sposób ograniczy ryzyko finansowe, ale również wskaże oszczędności jakie jest w stanie wygenerować organizacja poprzez wybór odpowiednich narzędzi technologicznych.

GoNextStage wspomaga i jednocześnie doradza przedsiębiorstwom zarówno w opracowaniu strategii, jak i kompleksowym wdrożeniu narzędzi cyfrowych. W GoNextStage łączymy wiedzę z zakresu strategii, technologii i doradztwa pomagając przedsiębiorstwom odnosić sukcesy.